اسکن پرونده ها و دیجیتال سازی آن ها

اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

قفسه های نگه داری پرونده ها در فضای بایگانی بسیاری از ادارات با سرعت نسبتا زیادی در هر ماه در حال پر شدن و افزایش حجم هستند. حتی گاهی اوقات ممکن است که دفترتان تحت سلطه قفسه ها و کشوهای بایگانی پرونده ها و آرشیو اسنادی از مشتریان باشد.

اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

اسکن و دیجیتالی شدن پرونده های بایگانی شده یک گام مثبت در نجات شرکت های مذبور و پس انداز میلیون ها تومان در هزینه ی فضای بایگانی پرونده های فیزیکی است؛ همچنین باعث حذف زمان هدر رفته برای دسترسی به پرونده های فیزیکی، سازماندهی، ارسال، فکس آن ها می باشد.

مزایای اسکن پرونده های بایگانی:

با اسکن و دیجیتالی سازی پرونده ها به صورت آرشیو الکترونیکی، کل فضای ذخیره سازی را می توان به یک CD تبدیل نمود، پس از آن می توانید از این فضای فیزیکی برای اهداف مهم دیگری استفاده نمائید.

این تنها مزیت اسکن نیست، ببینید که چگونه اسکن پرونده ها می تواند به شما کمک کند:

– اطمینان از اینکه در صورت بروز فاجعه و یا جابجایی، از تمامی پرونده ها در خارج از فضای دفتر یک بک آپ (فایل پشتیبان) موجود است.

– پرسنل مربوطه در بخش بایگانی و همچنین مشتریان می توانند به راحتی می توانند خارج از محیط بایگانی با استفاده از یک صفحه وب خصوصی امن از روند کار خود آگاه شوند.

– دسترسی فوری به هر پرونده از هر کامپیوتری با استفاده از جستجوی بسیار سریع

– اسناد می توانند از هر کامپیوتری توسط ایمیل؛ کپی، ارسال، جستجو و چاپ شوند.

– حذف زمان صرف شده توسط کارکنان برای جستجوی پرونده ها از طریق سازماندهی وایجاد سیستم مدیریت اسناد بهینه شده

– کمک به محیط زیست از طریق کاهش استفاده از کاغذ و مواد مصرفی

در حال حاضر نگه داری اسناد صرفا در قالب پرونده فیزیکی یک فرآیند تجاری مخاطره آمیز عنوان می شود. زیرا خطراتی مانند آتش سوزی و سیل و یا ازبین رفتن اتفاقی و یا صدمه به اسناد می تواند باعث نابودی و یا صدمات جبران ناپذیر به سازمان مربوطه شود.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

مزیت اسکن مدارک پزشکی

پنج مزیت کلیدی اسکن مدارک پزشکی

پنج مزیت کلیدی اسکن مدارک پزشکی :

در عصر حاضر تقریبا تمامی مراکز پزشکی به دلیل نیاز روز افزون به خدمت رسانی سریع و دقیق به ارباب رجوعان و همچنین رشد هسته فعالیت خود، به اسکن مدارک پزشکی روی آورده اند. این تغییر در سیستم پاسخگویی به بیماران می تواند بسیار کارآمد باشد. اما هر تغییری سبب بوجود آمدن هزینه های مختلف در آن ضمینه می شود؛ هزینه هایی در رابطه با آموزش کارکنان، خرید دستگاه های اسکن، نرم افزارهای مربوطه و … . در این مقاله ما می خواهیم راه حلی ارائه دهیم که تمام این مسائل را تحت پوشش قرار دهد.

اهرم مهم در اسکن مدارک پزشکی:

بدلیل وجود صدها شکل و انواع مختلف اسناد و حجم بالای پرونده ها، یک شرکت اسکن مدارک پزشکی می تواند در کنترل و به روز رسانی حجم اسکن شما را یاری رساند.پرونده های پزشکی

کاهش هزینه های نیروی کار:

اسکن پرونده های پزشکی موجب صرفه جویی در زمان کاری پرسنل به دلیل عدم نیاز به دسترسی به پرونده فیزیکی می شود. همچنین ساده سازی این روند از طریق یک فرآیند اتوماتیک (نرم افزار بایگانی الکترونیکی) می تواند باعث کاهش حجم بیشتر هزینه های نیروی کار مانند استخدام و هزینه های آموزش شود.

کاهش زمان:

فرآیندهای فیزیکی مقدار قابل توجهی از زمان روزانه یک دفتر پزشکی را دربرمی گیرند، همانطور که فعالیت های فیزیکی می تواند سبب افزایش حجم کار شوند، و همچنین افزایش اشتباهات شود؛ اسکن و دیجیتال سازی پرونده های پزشکی وظیفه دارد در زمان فشرده ای به انجام کارهای عقب افتاده کمک کند.

صرفه جویی در فضا :

قفسه های بایگانی پرونده ها به دلیل حجم بالای خود، مقدار زیادی از فضا را اشغال می کنند. این فضا می تواند برای مصارف زیاد دیگری مانند اتاق بیمار مورد استفاده قرار گیرد.کاهش پرونده های فیزیکی می تواند باعث کوچک سازی دفتر کاری جهت پیشبرد کاهش هزینه ها و ایجاد یک شرکت سازگار با محیط زیست شود.

کاهش اشتباهات :

در اکثر عملیات بایگانی که به صورت دستی انجام می شود احتمال اینکه موردی اشتباه یا جا انداخته شود افزایش می یابد. فرآیند اتوماتیک و دیجیتال سازی بدین معنی است که فناوری به نگه داری سوابق پزشکی به صورت سازمان یافته و دقیق از طریق کاهش تعامل انسانی که اغلب به دلیل خستگی یا استرس منجر به اشتباه، کمک می کند.

تقویت ایمنی:

تامین امنیت برای پرونده های فیزیکی امری دشوار و گاها ناشدنی است. پس اسکن تمام اطلاعات حیاتی و محرمانه می تواند به صورت دقیق طبقه بندی و از ورود اشتباهات دستی محفوظ باشد. سیستم بایگانی الکترونیکی مدارک پزشکی با تقویت تدابیر امنیتی از طریق استفاده از پسورد ، فایروال ، رمز گذاری این کار را امکان پذیر میکند .

بررسی مزایای استفاده از اسکن مدارک پزشکی :

در بسیار از صنایع، به دلیل بسیاری از دلایل مشابهی که در این مقاله بیان شد فرآیند بایگانی فیزیکی در حال مسوخ شدن و تغییر به بایگانی دیجیتالی است.

مدارک پزشکی می توانند به سرعت اسکن شوند تا برخی از وظایف را در ارتباط با نگه داری مانند ایجاد پرونده فیزیکی ، مرتب سازی و کپی کردن در موارد متعدد را کاهش دهند. از طرفی فضای اداری در حال تبدیل شدن به یک مقوله ی مهم است همانطور که شرکت ها سعی به کاهش هزینه های کلی خود دارند، اسکن یک تغییر اساسی برای کوچک سازی فضای کاری است.

خطای انسانی در هر مرحله از فرآیند ایجاد، بایگانی و … مدارک پزشکی که دست بشر آن را لمس می کند ممکن است افزایش یابد. بنابراین اسکن و ثبت خودکار بدان معنی است که تعداد کمی از افراد پرونده فیزیکی را لمس می کنند و در نتیجه احتمال اشتباه کاهش می یابد.

برای حفظ اطلاعات خصوصی بیماران از افراد غیر مجاز، امنیت دیجیتالی می تواند بسیار قوی تر از زمانی که یک پرونده به صورت فیزیکی در کشو قرار می گیرد عمل کند.

طرح دیجیتال سازی پرونده ها

طرح پرونده های دیجیتال در مدارک پزشکی

طرح کوچک سازی پرونده های مدارک پزشکی از طریق اسکن نمودن آنها

 

مقدمه

بخش مدارک پزشکی همانند قلب تپنده یک واحد و مرکز درمانی است که همواره سابقه ای  از تجارب و فعالیتهای پزشکی را برای پزشکان و سابقه ای از کیفیت کارهای انجام شده  و راندمان کاری(مانند تعداد مراجعین و…) را برای مدیران آن مرکز ، با خود به همراه دارد. بنابراین لزوم بهینه سازی ، سازماندهی و انجام طرحهای نوین و کارامد در این بخش، می تواند کیفیت کار سازمانی را  در کل واحد درمانی ، تحت الشعاع قرار دهد. در این نوشتار به اهمیت توجه به پرونده های بخش بایگانی و  بیان تجربه موفق بخش مدارک پزشکی بیمارستان سینا در جهت نگهداری بهینه از آنها، می پردازیم.

 

طرح مسأله

پرونده های بیماران در بخش مدارک پزشکی همواره اطلاعات مهمی در خصوص نوع بیماری، فعالیتهای انجام شده در خصوص بیمار در همان مرکز درمانی و یا سایر مراکز درمانی ، سابقه درمانهای انجام شده از سوی پزشکان و نتایج آن ، سابقه مالی و بیمه ای یک بیمار را با خود به همراه دارد. به بیان دیگر یک پرونده نمودی از تلفیق فعالیتهای انجام شده از سوی افراد(پزشکان در مراکز درمانی) یا همکاری میان سازمانهای مختلف (مانند همکاری میان سازمان  بیمه با سایر سازمانهای دولتی)است.

این در حالیست که همواره بخش مدارک پزشکی و بایگانی در هر مرکز درمانی به گواه بیماران و مراجعین ، یکی از مشکل دار ترین بخشهای بیمارستانی است که زمان زیادی را برای پیگیری امور از مراجعین گرفته و تنشهایی فراوانی میان ایشان با پرسنل این بخش، بوجود می آورد. به بیان دیگر در طی سالهای گذشته یکی از معضلات در بخش بایگانی بیمارستان ها، ازدحام مراجعین و درخواست های مکرر دریافت پرونده شان به منظور  پیگیری امور اداری بوده است.  یکی از مشکلات عمده بخش های مدارک پزشکی کشور، مشکل کمبود شدید فضای بایگانی است که تاثیر منفی زیادی بر عملکرد بخش های مدارک پزشکی کشور داشته است.

        از سوی دیگر پرونده های بیماران نیز  به عنوان امانتهایی که بخش بایگانی و مدارک پزشکی آن را در خود جای می دهد،  همواره با  تهدیداتی چون انجام امور تعمیراتی در ساختمانهای محل نگهداری پرونده های بایگانی شده، از یکسو  و عوامل غیر مترقبه چون آتش سوزی و برودت و حرارت های محیطی و  …  ، مواجه است که بر روی کیفیت آنها اثر مستقیم دارد. این امر در کنار شرایط دیگری چون افزایش روز به روز  تعداد پرونده های بیماران بواسطه  افزایش تعداد مراجعین روزانه، جای دادن پرونده های ده ساله و بیشتر در فضای بایگانی موجود و لزوم بازیابی آنها از دیگر دغدغه های موجود در حوزه بایگانی پرونده هااست که  در کنار عوامل محیطی مانند تغییر در پرسنل مستقیم بخش نگهداری پرونده ها(بایگانی)، هم گاهاً موجبات مخدوش نمودن فرایند بایگانی را فراهم می آورد . بنابراین لزوم  اتخاذ تدبیری نوین و رویکردی در جهت ارتقای کیفی کارهای مطروحه ، از اولویت های هر مرکز درمانی است. طرح” دیجیتال نمودن پرونده های بایگانی از طریق اسکن نمودن آنها” طرحی است که در سال گذشته در بخش مدارک پزشکی بیمارستان سینا به عنوان تدبیری در جهت هموار نمودن مشکلات فوق اتخاذ گردید و به اجرا در آمد.

 

اهداف طرح اجرایی

        اهداف کلی در اجرای طرح پرونده های دیجیتال، در جهت بیان اثر مستقیم طرح بر کیفیت پرونده ها و فرایند اجرای امور روزانه به شرح ذیل می باشد:

–        ارتقاء کیفیت امور محوله در واحد مدارک پزشکی؛

–        تسریع در امر بازیابی پرونده ها؛

–         جبران کمبود فضای بایگانی و سازماندهی بهینه فضای موجود؛

–        افزایش مدت زمان نگهداری از پرونده ها؛

–        تسریع در امر انجام تحقیقات پزشکی؛

–        ممانعت از مخدوش و مفقود شدن پرونده ها در اثر خروج مکرر آن از بایگانی؛

–        کاهش تأثیر عوامل محیطی(برودت و حرارت محیط) بر پرونده های بایگانی شده؛

–        کاهش هزینه های بیمارستان  ها در نگهداری از مدارک پزشکی؛

–        صرفه جویی در نیروی انسانی و تجهیزات بایگانی؛

–        حفاظت پرونده های بایگانی شده از حوادث  در محیط مانند آتش سوزی.

 

معرفی طرح

تصویربرداری اسناد شامل اسکن نمودن  فرمهای مدارک پزشکی در سیستم های کامپیوتری است. در این روش تعدادی از فرمهای مدارک پزشکی بیمار اسکن شده و بصورت الکترونیکی بعنوان مدارک پزشکی بیمار ذخیره می شوند. مدارک پزشکی اسکن شده یک  مدارک پزشکی الکترونیک(EMR) واقعی نیست،  این روش توسط سازمانهای بهداشتی – درمانی  به منظور تسهیل در دسترسی و بازیابی  مدارک پزشکی  و حل مسائل مریوط به فضا و ذخیره سازی پرونده های کاغذی، استفاد  می شود. مطالعاتی نیز در  مورد مقایسه میان روشهای سنتی و الکترونیکی انجام یافته است که در این حوزه می توان به مطالعه جواد زارعی در مورد مقایسه شیوه بایگانی الکترونیکی مدارک پزشکی با شیوه سنتی در بیمارستان های شهرهای منتخب و ارائه چارچوب مناسب اشاره کرد که در  دانشگاه علوم پزشکی اصفهان، دانشکده مدیریت و اطلاع رسانی پزشکی، در سال ۱۳۸۹ انجام یافته است.  استفاده از برنامه اسکن پرونده ها امکانات ذیل برای واحد مدارک پزشکی مهیا می سازد:

  1. بازیابی اطلاعات از طریق: امکان دریافت اطلاعات به صورت مستقیم از پذیرشبیمارستان؛ امکان ثبت مشخصات بیماران  به صورت مستقیم توسط برنامه اسکن مدارکپزشکی؛ امکان جستجوی سریع  بیماران براساس نام و نام خانواگی؛ امکان جستجوی سریعبیماران براساس شماره پرونده؛  امکان جستجوی سریع بیماران براساس تاریخ پذیرش.
  1. امکان ثبت مشخصات هر بیمار شامل:  مشخصاتبیمار؛ تاریخ پذیرش بیمار؛  علت بستری؛ تشخیص اولیه؛   پزشک بستریکننده.
  2. امکان ثبت مشخصات هر مراجعه شامل:  تـاریـخ پـذیـرش؛ تـاریـخ تـرخیص؛بیمه؛ شماره بیمه؛ نام بخش؛ دفعات پذیرش؛ تاریخ فوت؛ پــزشک معالج؛پزشک مشاور؛ نـوع پذیرش؛پزشک  بیهوشی؛ پزشک جراح و … .
  3. امکان ثبت مراجعات بیماران: ثبت تـعدادموارد پیوستی پرونده؛ علت مصرف داروی خارجی؛ نوع بیماری؛ اقدمات انجام شده.
  4. امکان ثبت و پرینت شامل: امکان ثبت پرونده‌های بیماران از طریق اسکنر و هارد دستگاه؛امکان  ثبت کلیهقسمت‌های پرونده بیماران با درج نام توسط کاربر؛امکان کنسل یا حذف کردنمراجعه بیمار؛ قبل از شروع به انجام آن؛ امکان تغییرشماره پرونده بیمار با دسترسی ؛ امکان تعیین نوع بستـری برایبیماران بستری و سرپایی؛ امکان تعریف بخش‌های گوناگون به تعدادنامحدود؛ امکان جستجوی سریع  بیماران؛ امکان گزارشات آماری از بخش های مختلف؛ امکان گزارشگیری  براساس کارهای انجام شده برای بیماران؛ امکان تعیین تاریخ پذیرش و ترخیصبیماران.

مراحل اجرای طرح

مدیریت بخش مدارک پزشکی با توجه به سایقه طولانی که در بخش مدارک پزشکی  و آشنایی  با بخشهای مختلف آن و به جهت هموار نمودن مشکلات مطروحه به دیجیتال نمودن پرونده های جاری اقدام ورزید. در طرح ابتدایی تصمیم بر دیجیتال نمودن پرونده های راکد و به ترتیب سالهای گذشته  تا به حال بود.

این امر علاوه بر بازیابی آسان پرونده های بایگانی شده، امکان دریافت کپی پرونده ها از سوی بیماران، ممانعت از مفقود شدن پرونده ها و دسترسی آسان پرسنل را به آنها فراهم آورد.  تدبیر اتخاذ شده با درخواست دستگاه اسکن برای واحد مربوطه آغاز به کار کرد و این فرایند با اسکن پرونده های راکد که زمان بیشتری از آنها می گذشته است و محول نمودن آن به شرکت پیمانکار آغاز گردید.  سپس در فازهای بعدی، طرح به اسکن پرونده های جاری، توسط پرسنل واحد،  تسری یافت که  علی رغم زمان بر بودن این طرح در ابتدا ، کارکردهای فراوانی در جعت افزایش بهره وری و سطح کیفی کارها در واحد مدارک پزشکی داشت که در پیرو به تفصیل آمده است.

 

نتایج حاصل از اجرای طرح

           ضرورت اتخاذ رویکردی نوین در هموار نمودن مشکلات مطروحه ، مدیریت بخش مدارک پزشکی را به ارائه طرح اسکن نمودن پرونده های بایگانی و تبدیل آن به فایلهای دیجیتال ، هدایت نمود. می توان کارکردهای  حاصل از اجرای طرح فوق را در دو حوزه(برای بیماران، برای پرسنل)، در نظر گرفت:

  1. کارکرد و فواید طرح برای مراجعین:

–        کاهش زمان پاسخگویی به مراجعین؛

–        کاهش مراجعات مکرر پرسنل به بایگانی؛

–        امکان دریافت کپی پرونده و مدارک موجود در اسرع وقت.

  1. کارکرد و فواید طرح برای پرسنل:

–        افزایش توانمندی پرسنل واحد مدارک پزشکی؛

–        کاهش خستگی و کسالت در امور محوله ؛

–        قابلیت دسترسی همگانی پرسنل مدارک پزشکی در صورت نیاز؛

–        کاهش استرس شغلی در پرسنل مدارک پزشکی ؛

–        ایجاد محیط کاری بهتر و افزایش رضایت شغلی کارکنان بخش مدارک پزشکی؛

–        امکان دسترسی همزمان به پرونده های بیماران ؛

–        امکان تهیه نسخه پشتیبان از پرونده های بیماران و در نتیجه بهبود امنیت آنها؛

–        بهبود محرمانگی اطلاعات  بیماران؛

–        امکان تهیه گزارشات مختلف برای اهداف پژوهشی، آماری و …. .

سخن آخر اینکه؛ دغدغه های سازمانی در هر اداره و سازمان از جمله مسائلی است که بجز با بکارگیری خلاقیت فردی، توجه به تجارب سایر سازمانها در امری مشابه و استفاده از رویکرهای نوین ، مرتفع نمی گردد. بنابراین لزوم برگزاری هم اندیشی، بیان تجارب هر چند کوچک در جهت آسان نمودن فرایند کاری  در کنار بالا بردن سطح کیفی کار، بسیار اهمیت دارد و  امید است تجربه مطروحه در این نوشتار  نیز چشم اندازی روشن در حوزه کاری همکاران خستگی ناپذیر در مراکز درمانی فراهم آورده باشد.

 

طراح و نویسنده مقاله: مریم دباغی

مدیریت بخش مدارک پزشکی بیمارستان سینا

انتشار در اینترنت: دیجیتال داک

اسکن یعنی چه

اسکن یعنی چه؟

اسکن می تواند معانی متفاوتی داشته باشد؛

اسکن در ادبیات:

اسکن در ادبیات به این معنی خواندن و یا بررسی سریع یک سند است.

اسکن در فن آوری:

اسکن در فن آوری به پردازش یک تصویر دیجیتالی از نسخه کاغذی یا هر چیز دیگر که قابل اسکن باشد (مثلا در تکنولوژی های جدید اسکن چشم) به طوری که می توان آن را در یک یا چند فایل الکترونیکی قابل پردازش مشاهده و یا ارسال کرد. علاوه بر آن می توان آن را به بررسی سریع فایل ها و یا اطلاعات (به عنوان مثال اسکن هارد دیسک خود برای یافتن ویروس) نسبت داد.

نرم افزار آرشیو الکترونیکی

معرفی و دانلود نرم افزار اسکن و آرشیو مدارک پزشکی فدک

مقدمه ای بر نرم افزار اسکن و آرشیو مدارک پزشکی:

حجم زیاد اسناد ، مدارک و اشغال بیش از حد فضا توسط این اسناد و همچنین عدم دسترسی سریع، آسان، دقیق و به موقع به این اسناد و مدارک باعث اتلاف وقت، هزینه و در بسیاری افراد باعث کاهش شدید راندمان یک سازمان می شود.

از طرفی دیگر تمایل دستگاه ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949, …) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است ، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد .

نرم افزار اسکن و آرشیو اسناد پزشکی فدک یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها برای کاهش فضای نگهداری، و هزینه ها و همچنین سرعت بخشیدن به امور جاری ، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع ، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .

نرم افزار اسکن و آرشیو الکترونیکی و مدارک پزشکی در یک نگاه:

این نرم افزار بر پایه سرعت ورود اطلاعات و خروج (گزارش گیری و پیدا کردن اطلاعات) طراحی شده است؛ همچنین تا جایی که امکانش بوده سعی شده تا از پیچیدگی ها و امکاناتی که شاید اصلا مورد استفاده قرار نگیرند در این نرم افزار خودداری شود، این نرم افزار کاملاً به صورت بیمارستانی (مدارک پزشکی) طراحی شده و فیلدهای آن از قبل طراحی شده که به صورت زیر می باشد:

– نام

– نام خانوادگی

– نام پدر

– شماره شناسنامه

– شماره پرونده

– شماره پذیرش

تمام سعی ما بر این بوده که مراحلی که به صورت فیزیکی در حال حاضر انجام میشود را (با حذف برخی نکات اضافی و زمان بر) شبیه سازی کنیم؛ که کاربران با سرعت بالایی با نرم افزار ارتباط برقرار کنند و از آن استفاده کنند.

چگونگی اسکن در نرم افزار آرشیو الکترونیکی فدک

از آن جایی که ما به آینده می اندیشیم (روزی که حجم دیتابیس نرم افزار به چند صد میلیون برسد) فایل ها به درون دیتابیس وارد نمی شوند (که باعث کند شدن نرم افزار با افزایش اطلاعات نشود) و فقط لینکی از آن درون دیتابیس قرار می گیرد که این خود باعث عدم کاهش سرعت نرم افزار می شود.

سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز جهت نصب نرم افزار:

از آنجایی که این نرم افزار بصورت کاملا سبک طراحی شده است، با کمترین سیستم سخت افزاری و نرم افزاری قابل نصب و اجراست، در ضمن خاطر نشان می شویم این نرم افزار به صورت شبکه (بدون محدودیت در کاربران) و تک سیستم قابل اجرا می باشد.

نمونه های اجرا شده این نرم افزار:

نمونه های نصب شده و در حال اجرای این نرم افزار را می توانید در قسمت پروژه های ما مشاهده نمائید.

 اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن مدارک پزشکی

نماهایی ار محیط داخلی نرم افزار اسکن و آرشیو اسناد پزشکی فدک:

نرم افزار اسکن مدارک پزشکی

دانلود نرم افزار اسکن مدارک پزشکی نرم افزار آرشیو مدارک پزشکی نرم افزار اسکن اسناد پزشکی

دانلود نرم افزار اسکن و آرشیو مدارک فدک:

برای دانلود روی این لینک کلیک کنید

سوالات در مورد نرم افزار اسکن و آرشیو مدارک پزشکی فدک:

هرگونه سوالات و درخواست های خود را از طریق این لینک به ما اعلام کنید.

اسکن مدارک پزشکی

اسکن مدارک پزشکی

چرا پرونده ها را اسکن کنیم؟

برای استفاده از مزایایی که ذکر خواهد شد همین حالا پروژه اسکن مدرک پزشکی خود را شروع کنید

–         صرفه جویی در زمان  و هزینه

–         محدود کردن دسترسی تنها به افراد مجاز

–         کاهش زمان جهت دسترسی و مشاهده پرونده ها

–         حفظ محیط زیست

–         حفظ و نگه داری پرونده ها در مقابل بلاهای طبیعی

مدارک پزشکی (نمودارهای پزشکی، برگ شرح حال، برگ شرح عمل، برگ بیهوشی، برگ مراقبت قبل و بعد زایمان، برگ آپکار نوزاد، برگ حسابداری و ….) سندهای مهمی در مراقبت های بهداشتی و درمانی بیمار است که پزشکان برای بررسی اطلاعات خاص بیماران به آن نیاز دارند. در دسترس بودن فوری این مدارک مانند یک برگ خاص می تواند باعث کارآمدتر شدن مراقبت های بهداشتی شود. حال اینکه پیدا کردن این برگ خاص در دفتر و یا گرفتن آن از بایگانی می تواند زمان بر باشد، حال آنکه ممکن است آن برگ کلا مفقود شده باشد.

صرفه جویی در وقت و هزینه با اسکن سوابق پزشکی

بررسی های مختلفی انجام شده تا مشخص کند چه مقدار هزینه برای ایجاد، بایگانی، جستجوی یک سند وجود دارد. به عنوان مثال، یک بررسی نشان می دهد یک چهارم زمان در جستجوی ۱۳ درصد از پرونده های بایگانی شده ای تلف می شود که بطور اشتباه در محل دیگری گذاشته شده اند . مطالعه دیگری نشان می دهد به طور متوسط ۱۸ دقیقه برای بایگانی کردن یه پرونده زمان لازم است. در از موارد موارد، این مقدار برابر است با بیش از ده هزار دلار هزینه در سال. همچنین اسکن کردن سوابق پزشکی باعث کاهش نیاز به فضای اداری برای ذخیره سازی پرونده ها می شود که خود سهم عزیمی در هزینه های یک سازمان را دربر می گیرد.

محدود کردن دسترسی تنها به افراد مجاز

بررسی یک شرکت حسابداری بزرگ نشان می دهد که برای حفظ حریم خصوصی بیماران، مراحلی که روزانه برای ارائه پرونده ها به دیگران انجام می شود بسیار ضعیف است. به عنوان مثال، سوابق بیمار را به راحتی می توان از روی یک میز یا مکان های دیگر که معمولا عموم مردم به آن دسترسی دارند، مشاهده کرد. اما سیستم اسکن سوابق پزشکی الکترونیکی می تواند با اعمال محدودیت هایی باعث شود که تنها افراد خاص قادر به دیدن سوابق بیماران باشند.. یکی از راه های دسترسی افراد غیر مجاز در سیستم قدیمی به پرونده های پزشکی ریختن اوراق مفید به سطل زباله به جای خرد کردن آنها  است.

کاهش زمان جهت دسترسی و مشاهده پرونده ها

یکی بارزترین مزایا کاهش زمان جهت دسترسی و مشاهده پرونده ها و مدارک پزشکی است. سوابق بیمار به سرعت بر روی کامپیوتر در دسترس هستند. حتی نیازی به بلند شدن و رفتن به بایگانی نیست، حتی لازم نیست نمودارهای چک نویس را نگاه کنید. حتی اگر شخص مجاز دیگری هم در حال مطالعه پرونده مورد نیاز شما باشد، باز هم شما به راحتی می توانید به طور همزمان آن را مشاهده نمائید.

حفظ محیط زیست

براساس برخی مطالعات و برآوردها، اگر مثلا کشوری مانند ایالات متحده ۱۰ درصد از کاغذ مصرفی خود را کاهش دهد، هزینه صرفه جویی شده برابر است با معادل مصرف سوخت یک چهارم از یک میلیون خودرو؛ ساخت کاغذ باعث قطع درختان و به خطر افتادن محیط زیست می شود، اما با همین مقدار صرفه جویی هم می توان این هزینه را صرف بازیابی کاغذها استفاده شده و همچنین کاشت درختان جدید کرد.

حفظ و نگه داری پرونده ها در مقابل بلاهای طبیعی

در صورتی که پرونده بیماران به هر شکل توسط بلایای طبیعی از بین روند، بیماران، شرکت های بیمه و … برای ادامه روند درمان، ایجاد پرونده های جدید و آزمایش های مجدد، علاوه بر وقت، متحمل هزینه های شدیدی می شوند، بلاهایی مانند آتش سوزی که باعث می شوند پرونده ها به کل از بین بروند، درضمن باید توجه داشت در اغلب مکان ها، ماده مورد استفاده برای خاموش کردن آتش، آب می باشد که آن خود به نوبه ای باعث از بین رفتن اوراق پزشکی می شود. با اسکن کردن پرونده ها و استفاده از سیستم بایگانی دیجیتال دیگر نگران هیچ کدام از این موارد نخواهید بود.

اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن پرونده های پزشکی

DMS-مدیریت اسناد

مزایای DMS (سیستم مدیریت اسناد)

مزایای سیستم DMS به دو مورد زیر تقسیم می شود:

–         محسوس

–         نامحسوس

مزایای محسوس اتفاق هایی است که می تواند به مبنای اندازه گیری و بررسی داشته باشد.

مزایای نامحسوس اتفاق هایی است که قابل اندازه گیری و بررسی نسبت به قبل و بعد استفاده از سیستم مدیریت اسناد نیستند، اما با این وجود مزایایی که به طور غیر مستقیم از طریق اجرای DMS رخ می دهد شناخته شده است.

مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

–         کاهش فضای ذخیره سازی

–         دسترسی قابل انعطاف

–         نمایه سازی (ثبت) قابل انعطاف

–         جستجو سریع تر و قابل انعطاف تر

–         کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد

–         افزایش ضریب امنیت

–         بازیابی

–         بدون فایل های از دست رفته

–         آرشیو دیجیتال

–         بهبود پیروی از مقررات

–         بهبود جریان وجوه نقد

–         بهبود عملیات داخلی

–         مزیت رقابتی

–         بهبود و رضایت مشتریان

 مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

کاهش فضای ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری به منظور نگهداری و  بازیابی اسناد و پیروی از مقررات نگهداری اسناد سازمانی، بسیار گران تمام می شود. اسکن اسناد و مدارک و یکپارچه سازی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد، تا حد زیادی می تواند میزان فضای نگهداری مورد نیاز اسناد کاغذی و همچنین هزینه های گفته شده را کاهش دهد.

دسترسی قابل انعطاف

دسترسی به اسناد ذخیره شده در دیسک های سخت (سی دی، دی وی دی، هارد دیسک و …)، و یا بر روی میکروفیلم ها بسیار وقت گیر و زمان بر است . با استفاده از سیستم مدیریت اسناد و ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره آنها را در سرور مرکزی، زمان کمتری را برای جستجو و دسترسی به اسناد و مدارک حتی بدون ترک میز خود نیاز خواهید داشت. کاربران این سیستم همچنین می توانند با استفاده از کامپیوتر خود، به راحتی به اسناد ذخیره شده در دیگر سیستم های موجود دسترسی داشته باشند. اما همه این روش ها در سیستم کاغذی به صورتی است که ابتدا باید سند را پیدا کرد و سپس تغییرات لازم و کارهای مربوطه را  در آن اعمال کرد و دوباره آن را به بایگانی بازگرداند، این کار علاوه به وقت گیر بودن، امکان از بین رفتن (گم شدن) مدرک پس از خارج سازی از محل نگهداری را افزایش می دهد.

 نمایه سازی (فهرست سازی) قابل انعطاف

نمایه سازی میکروفیلم یا اسناد و مدارک را می توان از چند طریق انجام داد ولی این کار هم سخت است و هم پرهزینه و وقت گیر اما تصاویر از اسناد ذخیره شده در DMS را می توان ا%

ریشه واژه چاپ

ریشه کلمه چاپ

در مورد ریشه کلمه چاپ [نام های دیگر طبع ، باسعه] چند نظر وجود دارد، عده ای می گویند که این واژه از کلمه هندی چاپینا (chappn) گرفته شده است، عده ای هم معتقند که این کلمه، از کلمه چاو که نام نوعی پول در عصر ایرانیان بوده است، عده ای هم این کلمه را برگرفته از کلمه قدیمی تر چهاپ که از واژه چاو مغولی آمده است دانسته اند.

چاپ یعنی چه؟ (ریشه واژه چاپ)

چاپ در لغت:

به معنای اثر، نقش، نشان و مهر است و در متن های مختلف مترادف کلمه چاپ را برابر با کلمات طبع، باسمه، و تافت قرار داده اند. چاپ به معنای فشردن یک سطح بر سطحی دیگر است.

چاپ در اصطلاح:

به عمل، فن، و صنعت تکثیر صورت و نقش‌های دوبعدی مانند ارقام، خط ها، حروف، تصویرها و… به‌وسیلهٔ گذاردن اثر این نقش‌ها بر پارچه، کاغذ، یا مواد دیگر، به‌ویژه چاپ مواد خواندنی، با تصویر یا بدون تصویر بر روی کاغذ گفته می‌شود.

در تعریفی دیگر، چاپ به پاره ای از عملیات می گویند که متن خام را به اثر درخور انتشار مانند کتاب، مجله، روزنامه، و جز آن تبدیل کند.

شناخته شده‌ترین کار چاپی، چاپ بر روی کاغذ  است.امروزه با پیشرفت تکنولوژی چاپ این عمل روی مواد نایلونی، سلولوزی، پارچه ای، چرمی، مواد شیمیای، فلزی، شیشه‌ای با اشکال صاف یا ناهموار، مقعر یا محدب و … صورت می‌گیرد.

چاپ از نظر لغت نامه دهخدا

عملی است که بواسطه آن می توان از روی یک نوشته چند نسخه شبیه به هم را تهیه کرد. (لغات نو فرهنگستان ).

طبع و باسمه و تافت و انطباع و تافتگی از روی خط و نوشته . (ناظم الاطباء)؛

چاپ اول ، طبع نخستین کتابی ؛ چاپ عبدالرحیم ،

چاپ سنگی و چاپ سربی و چاپ ژلاتینی از انواع طبع است . || دروغ . گزافه . اغراق . در وجه اشتقاق این کلمه عقاید مختلف اظهار شده است . بعضی دانشمندان کلمه چاپ را منبع از چاو دانسته اند. از جمله دانشمند فقید عباس اقبال در مجله بهار سال ۲ شماره ۸ تحت عنوان « چاو، چاپ ، اسکناس » می نویسد: «چیزی که به احتمال قوی می توان گفت این است که دو لفظ «چاپ » و «چاپ خانه » ( که امروز معمول است ) همان «چاو» و «چاوخانه» قدیم است که با کمی تحریف، به این صورت در آمده است.

از نظر فرهنگ فارسی معین:

نقش کردن نوشته ها و تصاویر روی کاغذ به وسیله ی ماشین های ویژه این کار،

طبع : سنگی طبع نوشته ها و غیره به وسیله تحریر بر روی صفحه مخصوص و انعکاس آن بر روی کاغذ.

سربی طبع نوشته ها و غیره به وسیله حروف سربی .

مسطح طبع نوشته ها به وسیله حروف چاپی

سیلک نوعی طریقه چاپ بر روی مقوا، چرم ، پارچه و مانند آن بااستفاده از پارچه ابریشمی (ارگاندی )

 افست نوعی طریقه چاپ توسط زینگ .

از نظر فرهنگ لغت عمید

تکثیر و تولید نوشته به تعداد زیاد، نقش کردن تصویر یا نوشته برروی کاغذ یا پارچه، تولید و انتقال فیلم بر روی کاغذ عکاسی

واژه های مصوب فرهنگستان

چاپ کردن : یکی از زیرگزینه‏های پرونده که برای چاپ پروندۀ مورد نظر به کار می‏رود

چاپخانه:

چاپخانه نیز در لغت به‌معنی محلی برای چاپ کردن و در متون مختلف مرادف این کلمه را برابر مطبعه، دارالطباعه، و باسمه‌خانه دانستند. چاپخانه محلی است برای انجام کارهای چاپی بر روی کاغذ و سایر مواد از طریق انواع چاپ و به نوبه ای دیگر، چاپخانه محلی است که در آن جا چاپ کتاب، نشریات، و مانند آن انجام می‌گیرد. امروزه، چاپ به عنوان یک کار مهم صنعتی در نظر گرفته می شود که بخش اساسی صنعت نشر و بخش مهمی از فعالیت‌های اداری و حکومتی را شامل می‌شود.

انواع چاپ: چاپ لترپرس که به صورت برجسته صورت می گیرد و قدیمی ترین روش چاپ است .چاپ افست که معمولا برای انتشارات و تبلیغات استفاده می شود ، چاپ هلیوگراور و چاپ فلکسو که  معمولا برای بسته بندی استفاده می شود، چاپ سیلک اسکرین که معمولا برای تبلیغات تفکیکی مورد استفاده قرار می گیرد و چاپ دیچیتال که با استفاده از دستگاه های جدید دیجیتالی عمل چاپ اتفاق می افتد و معمولا برای تیراژهای پایین از این نوع چاپ استفاده می کنند.

مدیریت اسناد الکترونیکی

مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی [به انگلیسی] Electronic Document system management – EDMS یک سیستم نرم افزاری برای سازماندهی و ذخیره سازی انواع مختلف از اسناد کامپیوتری است که یا از اول به صورت الکترونیکی (فایل کامپیوتری) بوده اند یا بعدا از طریق روش های مختلف مانند اسکن از حالت فیزیکی (مثلا کاغذ) به صورت الکترونیکی در آمده اند. این نوع سیستم در واقع یک نوع خاص تری از سیستم مدیریت اسناد قدیمی است که قبلا به صورت فیزیکی انجام می پذیرفت که به کاربران و مدیران برای سازماندهی و مرتب کردن کاغذ و یا  اسناد دیجیتال کمک می کند. EDMS  را می توان گفت، به طور خاص یک سیستم نرم افزاری است که اسناد دیجیتال، به جای اسناد کاغذی درون یک سازمان ایفای نقش می کنند، هر چند در برخی از موارد، این سیستم نیز ممکن است فقط نسخه های اسکن شده ای از اسناد کاغذی را اداره کند.

برخی از کارشناسان معتقد هستند که سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) شباهت زیادی با یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) دارد. تفاوت عمده میان این دو سیستم در این است که اکثر سیستم های CMS برای ایجاد محتوای وب سایت از یک سایت مرکزی طراحی شده اند، در حالی که یک سیستم مدیریت اسناد اغلب در درجه اول برای آرشیو اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می گیرد.

به منظور ارائه طبقه بندی خوب برای اسناد دیجیتال، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در یک فرایند دقیق برای ذخیره سازی اسناد، از جمله عناصر خاص به نام ابرداده تکیه می کنند.ابرداده در اصل یک سند دسترسی آسان به اطلاعات کلیدی تعریف می شود، برای کسانی که در جستجوی یک فایل در بایگانی هستند، ابرداده با کلمات کلیدی و یا دیگر استراتژی های انجمنی به آنها کمک خواهد کرد. یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خوب و کارآمد برای یک کسب و کار یا سازمان بسیار با ارزش است.