مدیریت اسناد

فواید سیستم مدیریت اسناد

فواید DMS به دو نوع اصلی دست بندی می شود.

ملموس: مزایای قابل لمس آن تغییراتی است که به راحتی قابل شناسایی و اندازه گیری هستند.

ناملموس: مزایای ناملموس تغییراتی هستند که به خودی خود و به راحتی پس از استفاده از DMS ، قابل شناسایی و اندازه گیری نیستند، اما با ایجاد یک سری از تغییرات که به طور غیر مستقیم رخ می دهند، شناخته می شوند.

مزایای ملموس شامل موارد زیر است:

کاهش ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری و ضرورت ذخیره اسناد به عنوان مثال بازیابی و رعایت مقررات، بدان معنی است که بر اساس ذخیره سازی سند، فضای درون سازمان هرروزه در حال اشغال بیشتری است. اسکن اسناد و یکپارچه سازی آنها با یک سیستم مدیریت اسناد تا حد زیادی می تواند میزان فضای ذخیره سازی را کاهش دهد. همچنین اجازه می دهد اسنادی که باید به عنوان پرونده فیزیکی ذخیره شوند در مکانی با هزینه کمتر ذخیره شوند.

بازیابی قابل انعطاف اطلاعات

بازیابی اسناد به شکل نسخه چاپی و یا اسنادی که بر روی میکروفیلم ذخیره می شود، باعث جذب زمان زیادی می شود .  DMSبا ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره سازی آنها به طور متمرکز، موجب می شود تا زمان کمتری برای بازیابی اسناد صرف شود و این امکان را می دهد بدون ترک میز کار اسناد را بیابیم. کاربران DMS (سیستم مدیریت دیجیتال اسناد) همچنین می توانند از طریق سیستم های آنلاین براحتی و در هر زمانی به اسناد دسترسی پیدا کنند.

نمایه سازی قابل انعطاف

نمایه سازی یا همان فهرست سازی در اسناد فیزیکی و میکروفیلم ها فقط ازیک طریق قابل اجرا است، که آن هم دشوار، پر هزینه و وقت گیر است. اما فایل های ذخیره شده در یک DMS را می توان از راه های مختلفی به طور همزمان نمایه سازی کرد .

جستجوی سریع تر و قابل انعطاف تر

 در سیستم های مدیریت اسناد می توانید هرکلمه یا عبارتی را که به بازیابی سند کمک می کند را جهت یافتن پرونده مورد نظر استفاده کرد، این توانایی در میکروفیلم یا پرونده های چاپی غیر ممکن است.  DMS همچنین اجازه می دهد که یک یا چند سند یا پوشه ای را رده بندی یا طبقه بندی کنید که این کار نیز با کاغذ و یا میکروفیلم ممکن نیست.

کنترل و بهبود دسترسی اسناد

تصویربرداری از اسناد الکترونیکی، عملیات به اشتراک گذاری اسناد را با همکاران و مشتریان بر روی یک شبکه آسان و این کار را از طریق ایمیل یا از طریق وب سایت به گونه ای دقیق کنترل می کند. اسناد کاغذی معمولا برای اشتراک گذاری نیاز به فتوکپی دارند و میکروفیلم ها نیز برای این کار باید ابتدا به کاغذ تبدیل شوند. این یک صرفه جویی در هزینه با کاهش هزینه های مرتبط با کپی پرونده مانند، چاپ، پست(هزینه جابجایی) و از بین بردن آن است که معمولا این عملیات با تاخیر زمانی نیز همراه است.

بهبود امنیت

DMS می تواند کنترل دقیقی بر اسناد محرمانه ایجاد نماید. راه حل های بسیاری در DMS وجود دارد که اجازه دسترسی به اسناد برای گروه ها و افراد مختلف کنترل شود. حال فرض کنید پرونده های چاپی اسناد در یک قفسه ی بایگانی و یا در یک اتاق سنتی که دارای همان سطح از امنیت است ذخیره شده اند، یعنی اگر افرادی به قفسه دسترسی داشته باشند به تمام پروندها اعم از محرمانه و عادی دسترسی دارند. اما DMS این آیتم خاص را که برای حفظ اسناد محرمانه با سیستم های مبتنی بر کاغذ یا میکروفیلم دشوار است، کاملا حل کرده است.

مراقبت از حوادث

DMS یک راه آسان برای ذخیره سازی و پشتیبان گیری از تمام اسناد و مدارک خارج شرکت، و ایجاد آرشیوی ایمن با استراتژی های بازیابی فاجعه را فراهم می کند. پرونده های فیزیکی برای بک آپ گیری روش های حجیم و گران قیمتی دارند و در برابر آتش، سیل، خرابکاری، سرقت و دیگر حوادث بسیار آسیب پذیر هستند .

هیچ فایلی از دست نمیرود

جایگزینی اسناد گم شده گران و وقت گیر و گاهی غیرقابل امکان است. با این حال در DMS، تصویربرداری از اسناد به صورت متمرکز باقی می ماند وهنگام نیاز، قابل مشاهده است، بنابراین هیچ فایلی از دست نمی رود و یا اشتباهی رخ نمی دهد. احتمال اشتباه در ثبت اسناد جدید نیز بسیار کمتر است، حتی اگر این اتفاق رخ دهد می توان به سرعت و به آسانی از طریق مکانیسم های جستجو آنها را یافت و اشتباه را تحصیح کرد .Document-Management-Systems

بایگانی دیجیتالی

نگه داشتن نسخه های بایگانی شده از اسناد در یک سیستم مدیریت اسناد، کمک می کند تا محافظت از اسناد کاغذی، که هنوز باید حفظ شود، در یک قالب غیر اختصاصی و بومی، مانند مایکروسافت ورد و یا اکسل انجام پذیرد.

بهبود پیروی از مقررات

خطر عدم همخوانی منجر به جریمه، لغو از کار، و یا در شرایط خاص صدور حکم منجر به بازداشت می شود. در سیستم مدیریت اسناد با ترکیبی از کنترل های امنیتی، مسیرهای حسابرسی، آرشیو و بازیابی فاجعه، این اطمینان حاصل می شود که سازمان قادر به تصدیق اعتبار از اطلاعات ذخیره شده و نشان دادن تطابق با مقررات و الزامات است.

بهبود جریان نقدینگی

افزایش بهره وری از پردازش فرآیندهای مبتنی بر سند، مانند فاکتورها، مجموعه بدهی و “نقدینگی  بحرانی” اسناد ، تضمین می کند که جریان نقدینگی را می توان به صورت متمرکز کنترل و همه مدارک مورد نیاز برای تصمیم گیری را بلافاصله مشاهده کرد.

مزایای ناملموس سیستم مدیریت اسناد DMS ممکن است شامل:

بهبود عملیات داخلی

کاهش زمان یکی دیگر ازمزایای ناملموس ایجاد شده توسط سیستم مدیریت اسناد میتواند باشد. افزایش زمان کاری برای تمامی عملکردها در یک سازمان، منجر به جریان بهتر اطلاعات، افزایش توانایی کارکنان برای حل پرسش ها و وظایف و احساس خوب پرسنل نیز از مزایای آن است.

لبه رقابتی

هم اکنون می توانید همان اطلاعات که قبلا به صورت کاغذ یا میکروفیلم ذخیره شده بود،  به مشتریان و مخاطبان به صورت الکترونیکی عرضه کنید. کاهش زمان ورود به بازار می تواند بر روی محصولات، خدمات و پشتیبانی اثر مثبت داشته باشد و تصور مشتریان را نسبت به امکانات و محصولات شما بهبود بخشد. بنابراین  DMSمیتواند یک مزیت رقابتی بین رقبای خود و یا به تعریف دیگر یک نقطه ضعف رقابتی در مقابل کسانی که سیستم مدیریت اسناد را دارا هستند باشد.

بهبود خدمات به مشتریان و جلب رضایت آنها

در حالت پاسخگویی دستی به دلیل اتلاف زمان زیاد، حصول اطمینان از رضایت مشتری کاهش می یابد. ولی در سیستم مدیریت اسناد با کاهش زمان ، پاسخ حرفه ای تر در زمان بیشتر، صرف جلب رضایت مشتری می شود و کارکنان بیشتر وقت خود را صرف تجارت اصلی میکنند .

حفظ سرمایه فکری – دانش سازمانی

اطلاعات جدید کاری را می توان بین کارکنان از طریق ایمیل و یا روش های دیگر به اشتراک گذاشت، با این کار تمامی کارمندان همیشه از اطلاعات جدید بروز هستند. با این کار حتی کارمندان جزء هم از جریانات کاری اطلاع داشته و می توانند اقدام به نظردهی آسان نمایند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

5 دلیل دیجیتالی سازی پرونده های بایگانی

۵ دلیل دیجیتال سازی پرونده های بایگانی

فایل های دیجیتال نسبت به اسناد فیزیکی درمواردی که قابل تصور همگان است و ما در اینجا بیان می کنیم، دارای برتری هایی می باشد. حدس می زنم که اگر شما دوست دار طراحی داخلی و تغییر دکوراسیون در دفتر خود هستید، ممکن است برای زیبا سازی محل کارتان رنگ قفسه ها را تغییر دهید. ولی ما به شما پیشنهاد میکنم به طور کلی قفسه ها را حذف کنید. در این مقاله ما ۵ دلیل برای اینکه چرا شما باید قفسه ها را به فایل های دیجیتالی تبدیل و یا حداقل از فایل دیجیتال به عنوان نسخه پشتیبان استفاده کنید را بیان می نماییم:

۱- نگهداری فایل های دیجیتالی به نسبت خیلی ارزان تر از بایگانی فیزیکی پرونده ها است؛

زیرا اول باید هزینه مربوط به خود قفسه ها را پرداخت کرد، پس از آن باید تعداد زیادی از پرونده ها را درقفسه ها مرتب کرد که برای این کار خود به کارکنان زیادی احتیاج است و همچنین داری هزینه های گزافی است. درثانی، شما نیاز به مکانی مناسب برای نگهداری پرونده های فیزیکی بایگانی شده دارید که این فضا به نوبه ی خود دارای قیمتی است؛ و در نهایت، بیشترین هزینه ای که در این راه درحال هدر رفتن است ، مقدار زمانی است که شما صرف پیدا کردن پرونده ای در داخل قفسات می کنید. این می تواند بزرگترین ضربه اقتصادی به شمار بیاید .

۲- می خواهید مطمئن شوید که اطلاعات شما به راحتی با دیگران به اشتراک گذاشته می شود؟

حال این اطلاعات هرچه باشد، می تواند یک عکس یا یک کار گروهی بر روی یک پروژه باشد. در صورت عدم سوئیچ از بایگانی فیزیکی به دیجیتالی، شما اشتراک گذاری و حفاظت از اطلاعات با ارزش را از دست خواهید.

۳- بایگانی دیجیتالی مستندات، زمان شما را برای جستجو به وسیله مدیریت آنلاین اسناد، آزاد می گذارد و این بسیار ارزشمند است.

اگر شما یک وکیل باشید و نیاز به پیدا کردن یک سند حقوقی خاصی در بایگانی خود باشید، واقعا به انگشت شست برای ورق زدن هزاران صفحه احتیاج خواهید داشت؛ این کار بسیار خسته کننده خواهد بود، ولی با استفاده از مدیریت دیجیتالی اسناد شما به سادگی می توانید یک کلمه کلیدی را به سیستم داده و در عرض چند ثانیه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. حتی با پیشرفت تکنولوژی شما می توانید اطلاعات را درون سرور ایمن قرار داده و حتی زمانی که در محل کار نیستید به راحتی از طریق موبایل یا سایر گجت ها به آن ها دسترسی داشته باشید.

۴- فایل های دیجیتال دارای ایمنی بالایی هستند.

ما نگرانی برخی از مردم در مورد نگه داری اطلاعات خود، بصورت آنلاین را درک می کنیم. این یک نگرانی درست و به جا است، اما اگر اقدامات احتیاطی مانند استفاده از یک فایروال، شبکه های امن و رمز گذاری اطلاعات استفاده شود، امنیت این فایل ها را از فایل های فیزیکی خیلی خیلی بیشتر می کند. در هر صورت برای یک دزد، دزدیدن پرونده ی فیزیکی بسیار آسان تر از هک کردن و باز کردن رمز یک فایل است. همچنین پس از دیجیتال سازی، لازم نیست که در مورد آتش سوزی، زلزله، و یا دیگر بلایای طبیعی که ممکن است امنیت پرونده های شما را به خطر بیاندازد، نگران باشید .

۵- شرکت های تجاری برای انجام فعالیت خود در یک محیط جهانی، همیشه اسناد خود را بصورت دیجیتالی در تلفن همراه خود در دسترس دارند،

این یک امری ضروری برای انجام فعالیت های کاری آن ها است. مهم تر از آن دسترسی برخی همکاران به این اسناد جهت انجام پروژه های مشترک است که با اسکن و دیجیتال سازی این امر محقق می شود. امروزه کارکنان می توانند اسناد و مدارک را بصورت آنلاین در سایر دستگاه ها مانند، تلفن های همراه، لپ تاپ ها، تبلت ها و سایر گجت ها در دسترس دیگر همکاران خود قرار دهند تا با این کار به پیشرفت سازمان خود کمک کنند.

می خواهید از تمام این مزایای فوق استفاده کنید؟؟

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

اسکن کتب

اسکن کتاب – ذخیره سازی کتاب برای آینده

با توجه به رشد روز افزون اطلاعات، اسکن کتاب در حال تبدیل به یکی از ابزار عالی و بسیار مفید برای صاحبان تجارت است. اسکن کتاب مزایای فوق العاده ای برای جهان وابسته به تکنولوژی امروز به دنبال دارد. حال ممکن است به نظر برسد که این کار یک فرایند طولانی است و همچنین باعث آسیب به کتاب می شود. در تکنولوژی جدید اسکن کتاب که توسط تیم ما انجام می شود لازم نیست شیرازه کتاب بریده شود، به همین دلیل جهت اسکن و دیجیتال سازی کتاب ها هیچ آسیبی به آن ها وارد نمی شود.

اسکن کتاب بدون برش و آسیب به آن

با اسکن کتاب شما قادر به حفظ و نگهداری آن بدون بوجود آمدن آثاری از سالخوردگی برای مدت زمان های طولانی خواهید بود. این امر بدین علت است که کتاب اصلی بعد از اسکن دیگر لمس نمی شود و در طول فرایند اسکن نیز با دستگاه های جدید، کتاب از هر گونه آسیبی محفوظ می ماند. با توجه به نکاتی که در بالا ذکر شد براحتی می توان فهمید که کتاب های تاریخی و نفیسی که لازم است برای نسل های آینده باقی بمانند و همزمان نیز مورد استفاده ی افراد قرار گیرند، می توان آنها را از طریق اسکن به کتب الکترونیکی تبدیل نمود. بدین وسیله می توانید در هر کجا که هستید کتابی را آپلود کرده و یا آن ها در گجت های خود قرار داده و با اطمینان کامل از حفظ نسخه اصلی، از آن استفاده کنید .کتاب

همچنین پس از اسکن کتاب توسط تیم ما، شما می توانید از خدمات،آپلود کتاب و تبدیل به فرمت هایی که بیشتر مورد توجه کاربران است استفاده نمایید. عملیات تبدیل برای شما می تواند به طور کامل توسط متخصصان ما انجام شود. به این طریق شما قادر خواهید بود که کتاب ها را توسط ایمیل و یا سایر روش ها با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین می توانید با تبدیل کتاب به فرمت های قابل استفاده در دیگر دستگاه ها از قبیل CD و یا DVD به راحتی از آن استفاده کنید.کیفیت نهائی فایل خروجی بسیار بالاست و مورد توجه کسانی که کتاب های با کیفیت را دوست دارند ، قرار می گیرد. همچنین در صورت نیاز و انجام فرآیند OCR بر روی فایل اسکن شده،شما را قادر خواهید بود که با استفاده از جستجوی کلید واژه ای مطلب مورد نظر خود را به راحتی بیابید.

انتخاب اسکن برای کتاب، یک راه مناسب برای محفوظ نگهداشتن آن از اتفاق های غیر منتظره، مانند آتش سوزی و دیگر حوادث است. علاوه بر این، شما همیشه یک نسخه از کتاب را در دست خواهید داشت که به راحتی می توانید آن را بدون هیچ گونه نگرانی با دیگران به اشتراک بگذارید. در آخر به این نکته اشاره می کنیم که به طور کلی، هر کسی که کتاب های خود را دوست دارد حتما تاکنون مزایای و فواید اسکن کتاب را درک کرده است . پس با اسکن کتابهایتان با ما همراه شوید.

اسکن کتاب

مراحل و فواید اسکن کتاب

مزایای استفاده از اسکن کتاب

فرآیند اسکن یا همان تبدیل اسناد به فایل های دیجیتالی را می توان برای حفظ و نگه داری و همچنین همراه داشتن کتاب ها به دو صورت کاملا متفاوت انجام داد، نوع اول، اسکن به صورت برش از عطف و سپس اسکن، و نوع دوم بدون برش و اسکن بدون هرگونه صدمه، روش دوم بیشتر مخصوص کتاب های قدیمی و نفیس است، چرا که این روش، روش نسبتا گران تری است. (اطلاعات بیشتر در مورد مراحل و روش های مختلف اسکن کتاب)

پس از اسکن، کتاب ها را می توان به فایل های کامپیوتری مانند TIFF یا JPEG  و یا سایر پسوندهاجهت نگه داری و بایگانی در کامپیوتر و یا سایر دستگاه ها (موبایل ها، تبلت ها و …) تبدیل کرد. همچنین می توان از فایل PDF که به راحتی چاپ و اشتراک گذاری می شود،استفاده کرد. در مرحله دوم می توان با انجام فرآیند ocr (سیستم تشخیص متن) فایل اسکن شده را به یک فرمت کامپیوتری مانند Adobe PDF ، Microsoft word و  یا سایر فرمت های الکترونیکی مخصوص کتاب های الکترونیکی تبدیل کرد .

مراحل اسکن کتاب چگونه است؟

همانگونه که گفته شد فرآیند اسکن کتاب به دو روش کاملا متفاوت تقسیم می شود؛ تبدیل یک کتاب به فرمت الکترونیکی بدون آسیب رساندن به آن، یکی از این نوع از روش ها است. خدمات اسکن کتاب تیم ما از یک رویکرد کاملا جدید بهره می گیرد و به گونه ای عمل می کند که در آن کتاب یا سند در تماس مستقیم با اسکنر قرار نمیگیرد.نمونه ای از اسکن کتاب

اسکنرهای ما با استفاده از تکنولوژی پیشرفته، این اجازه را به ما می دهند در صورت نیاز به عدم برش کتاب بدون هیچ گونه آسیب به کتاب فایل دیجیتالی با کیفیت بالا از آن تهیه کنیم. این اسکنر دستگاهی است که به یک کامپیوتر متصل شده و با استفاده از سه دوربین (سنسور) مخصوص تصویربرداری سند در بالای سر آن عمل اسکن را انجام می دهد. افزایش  وضوح تصویر در کتابهایی با کیفیت پایین و کتاب های قدیمی به منظور بهینه سازی کیفیت اسکن نیز از مزیت های این اسکنر می باشد.

هنگامی که فرآیند اسکن کتاب تکمیل شد و مرحله کنترل کیفیت را گذراند، ما کتاب های اسکن شده را با توجه به نیاز مشتری در قالب های دیجیتال TIFF یا JPEG که پسوندهای کامپیوتری مورد استفاده برای ذخیره سازی تصاویر و یا گرافیک هستند تبدیل می کنیم. همچنین از غالب PDF  هم که برای چاپ آسان و به اشتراک گذاری، طراحی شده است، استفاده می کنیم. PDFفرمت بسیار محبوبی است که توسط بسیاری از شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد، زیرا در حال حاضر این فرمت به دلیل خصوصیت های خوب، در بیشتر دستگاه ها قابل نمایش و اجرا است. فایل JPEG نیز یک فایل در قالب تصویر است که در میان طراحان گرافیک و طراحان وب بسیار محبوب است؛ اگر شما در نیاز به اسکن تصاویر رنگی برای مقاصد گوناگون هستید، در برخی مواقع ما این فرمت را توصیه می کنیم . TIFF  نیز نوعی فایل کامپیوتری مورد استفاده برای ذخیره سازی تصاویر رنگی و یا سیاه و سفید است. یک فایل TIFF می تواند مانند فایل PDF یک فایل چند صفحه ای باشد.

به طور کلی پس از اسکن، مطالب کتاب می تواند به راحتی در دسترس باشند؛ در موبایل ها، تبلت ها، لب تاب ها و سایر گجت های هوشمند، برای مشاهده و اظهارنظر مشتریان در سرورهای آنلاین مورد استفاده قرار گیرد. این عمل همیشه برای نشریات بسیار حائز اهمیت بوده است. هنگامی که کل فرایند تکمیل شد، تصاویر نهایی کنترل کیفیت نهایی شده و پس از تایید، به صورت سی دی (و یا سایر روش ها) در می آید. برای اطلاعات بیشتر می توانید به بخش اسکن کتاب و مجله مراجعه نمائید.

حفظ فایل های دیجیتالی

حفظ فایل های دیجیتالی پس از اسکن

پس از هر پروژه بزرگ اسکن لازم است که تمام اسناد اسکن شده نگهداری شوند تا مطمئن شوید که تمامی فایل های خود را مطابق نسخه اصلی اسکن کرده اید. یکی از مزایای اصلی داشتن پرونده ها به صورت تمام دیجیتالی در وهله اول بهبود سازمان است وهمچنین این امر سهولت دسترسی به همه فایل ها را امکان پذیر می کند. پس از اینکه از درستی اسکن تمام پرونده ها اطمینان حاصل شد،توصیه ما این است که پرونده هایی که از اهمیت کمتری برخوردارند را خرد کرده و به بازیافت تحویل دهید.

اگر شما به صورت سالانه مقداری زیادی از اسناد را که طور مداوم با آنها سر و کاردارید، به شرکت های تخصصی اسکن می سپارید ،در این صورت هزینه های جاری و زمان صرف شده در دیجیتالی سازی بطور قابل توجهی کمترخواهد بود. روش دیگر این است که یک مقدار کوچکتر از اسناد  را که نیاز به اسکن و دیجیتالی شدن دارند ، به طور مثال بین ۱۰ تا ۵۰ عدد در هر ماه، خودتان کم کم اسکن کنید که این کار هم در بعضی مواقع بنفع شرکت است .

چرا حفظ سیستم جدید مدیریت اسناد حائذ اهمیت است ؟

ایدههای خوب همیشه مورد استقبال افراد باهوش وکسانی که به دنبال سود بیشتر و راحتی کار هستند بوده است . سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی به دلیل بهبود سازمان و بهره وری، بیشتر مورد توجه واقع شده است . مسلما بهبود و بهره وری دو مفهوم جدا ازهم هستند اما در کسب و کار تمایل به یکی شدن که همان حفظ یک سیستم جدید و برداشت بهتر کاراست را دارند. با اسکن اسناد شما می توانید با هزینه ی کم ، اسناد خود را دیجیتالی کنید که  این کار برای شرکت شما بسیار سازنده و مفید است و همچنین مقداری از فضای کاری شما، که بیهوده اشغال شده است را نجات می دهد.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

چرا اسکن و بایگانی اسناد یک کار حیاتی است

چرا اسکن و بایگانی دیجیتال؟

امروزه همه چیز در حال دیجیتالی شدن است. بسیاری از شرکت های تجاری، کوچک یا بزرگ، اسکن را یک راه عالی برای صرفه جویی،نگه داری، و محافظت از اسناد مهم خود می دانند. اسکن و بایگانی اسناد به عنوان یک کار بزرگ در سراسرجهان شناخته شده است زیرا بدون توجه به آنچه اتفاق می افتد، اسناد به صورت امن و بایگانی شده در محل های مختلف(نسخه های پشتیبان) وجود دارند. شرکت هایی که در اسکن سند تخصص دارند می دانند که چگونه به درستی نسخه ی پشتیبان از فایلها و پرونده های شما بگیرند به طوری که اگر به دلیل خرابی کامپیوتر و یا هرفاجعه ی دیگری در هر شرکت تجاری و یا اداری در هر زمان اتفاق بیفتد مشکلی برای اسناد و مدارک شما به وجود نیاید.

چرا اسکن و بایگانی اسناد یک کار حیاتی است

پس از اینکه کاغذ اسکن شد، می تواند بصورت دیجیتالی بایگانی شود، که اگر نیاز به رجوع به نسخه ی بایگانی شده باشد، با اطمینان کامل می توان گفت که مشکلی به وجود نمی یاید. همچنین بسیاری از شرکت های تجاری در حال کوچ به موقعیتی هستند که به طور کلی از کاغذ استفاده نمی کنند. آنها تمام اسناد خود را به صورت دیجیتال نگهداری می کنند که موجب صرفه جویی در هزینه های کاغذ و فضای ذخیره سازی فیزیکی می شود و همچنین دارای بسیاری از مزایای دیگری است. برای سهولت در جستجو و استفاده از اسناد قدیمی، شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد را به فرمت دیجیتال تبدیل می کنند . با اسکن مدرن، کاغذ بازی قدیمی را می توان با کیفیت عالی و حالتی مدرن در بسیاری از موارد بهبود داد.

یکی دیگر از مواردی که شرکت های اسکن و بایگانی می توانند انجام دهند تبدیل فرمت فایل های دیجیتالی است ، که باعث می شود ذخیره و پشتیبانی گیری از فایل ها بسیار آسان تر شود. شرکت های تجاری که مسئولیت رسیدگی به بسیاری از داده های حساس را دارند مانند دفاتر پزشکان، دفاتر حقوقی، مدارس ، دانشگاه ها، و دفاتر ساختمان سازی برای مقابله با انواع درز اطلاعات حساس، و حفاظت از این اطلاعات در یک فرمت ایمن دیجیتال باید بیشتر از سایر شرکت ها در پی اسکن مدارک خود باشند. در واقع حفاظت از اطلاعات شرکت همیشه مهم است، بویژه هنگامی که آن اطلاعات حساس در مورد مردم و پروژه های شرکت باشد .

شرکت ها به دلیل مدرنیزه شدن تغییر زیادی کرده اند و در حال تولید اطلاعات بیشتری مانند، تصاویر، اسناد، و داده نسبت به کسب و کار گذشته هستند؛ به همین دلیل مهم است که هر چه زودتر تبدیل نسخه های دیجیتالی اسناد را بجای نسخه های فیزیکی آغاز کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

صرفه جویی با اسکن

صرفه جویی در هزینه ها با اسکن اسناد

براحتی می توانید هزینه های شرکت خود را با ذخیره سازی تمام اسناد مهم شرکت،به صورت  دیجیتالی، از طریق یک فرآیند شناخته شده به عنوان تصویربرداری (اسکن) سند، کاهش دهید. تصویربرداری سند – که اصطلاحا به آن اسکن می گویند – شامل ساخت نسخه دیجیتال از اسناد خود و ذخیره سازی آنها بر روی هارد دیسک و یا سرور است.

چه شرکت شما بزرگ باشد یا کوچک ، می توانید از مزایای تصویربرداری سند بهره مند شوید. در دنیای بیزینس که هزینه های چاپ در حال افزایش است، دیجیتالی شدن اسناد نه تنها موجب صرفه جویی در سرعت بایگانی و دسترسی به آنها و کاهش هزینه ها می شود بلکه کمک می کند فایل های کلیدی خود را از دسترسی دیگران محفوظ نگاه دارید .

بررسی دقیق تری از مزایای اسکن سند برای شرکت های تجاری:

فضای کمتر. اگر تمام پرونده های بایگانی از فضای کار شما حذف شوند،شرکت شما مکان بسیار بهتری برای کار کردن خواهد شد. با کمک خدمات حرفه ای تصویربرداری سند ، شما به راحتی می توانید نسخه پشتیبانی از تمامی اسناد بایگانی خودتهیه کرده و پس از آن با از بین بردن پرونده های بایگانی و اسنادی که از اهمیت کمتری برخوردارند، فضای کار خود را آزاد کنید.

دسترسی آسان. یکی دیگر از مزایای اسکن سند توانایی جمع آوری همه اسناد شما در یک مکان است. به این ترتیب، شما به راحتی می توانید جستجو، بایگانی و بازیابی اسناد خود را از یک کامپیوتر انجام دهید. در واقع اسکن سند یک روش ساده برای یافتن سند است .

امنیت بیشتر و قابلیت بازیابی. تصویربرداری سند همچنین اجازه می دهد تا شما اسناد خود را از سرقت محافظت کنید. به جای نگه داشتن پرونده های حساس فیزیکی، شما می توانید آنها را دیجیتالی کرده و با استفاده از فایروال ها، رمز نگاری و دیگر اقدامات امنیتی کامپیوتر از پرونده های خود محافظت کنید. حتی مهم تر، توسط پشتیبان گیری (بک آپ) از اسناد دیجیتالی خود ، شما می توانید آنها را از آتش، سیل و دیگر بلایای طبیعی محافظت  کنید. در حالی که اسناد فیزیکی ممکن است تخریب و در نتیجه نیاز به روند بهبودی گسترده برای بازیابی داشته باشند، فایل های دیجیتالی را می توان به راحتی بازیابی کرد.

یکی از اهداف مهم ، حفظ یکپارچگی سند است. اسکن سند باید یک فرآیند کامل و دقیق باشد. در واقع این تصاویر جایگزین پرونده های شما خواهد بود. بنابراین، شما باید اطمینان حاصل کنید که کپی کامل از اصل تمام پرونده ها ، بدون از دست رفتن حتی یک صفحه دارید. حفظ نسخه دیجیتالی اسناد در دراز مدت راحت تر از نسخه های فیزیکی است، بنابراین شما باید برای بهترین اسکن ممکن تلاش کنید. از آنجا که این سطح از اسکن سند نیاز به مهارت و صنعت و دانش دارد، توصیه می شود که از یک شرکت خدمات اسکن حرفه ای برای این کار کمک بگیرید.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

پنج دلیل برتری اسکن

۱+۵ دلیل برتری اسکن

مانند هر لیست برتر، ما ۵ دلیل برای این ادعا می آوریم. این ۵ دلیل را براساس نگاه تیز، هوشمندانه و ناباورانه ی شما سازماندهی کرده ایم. ببینید که چه چیزی را نمی پسندید؟

پس بدون فوت وقت بیشتر سراغاین لیست می رویم…

۵- رهایی از شر شلوغی و ایجاد فضای بزرگتر!

بیایید با واقعیات مواجه شویم،احتمالا به نظر می رسد که میزکار شما به تازگی از یک گردباد جان سالم به در برده است ، اسکن به مانند جارو و سازماندهی همه چیز است، این کار شما را شادتر از یک بوقلمون پس از روز شکرگزاری می کند!

۴- صرفه جویی در وقت!

 آیا در این مورد فکر می کنید که چه مقدار زمانی را صرف جستجو برای اسناد مورد نیاز می کنید؟؟ چه میزان زمانی برای پر کردن اسناد صرف فکرمی کنید؟ چه مقدار زمان  برای سازماندهی و ذخیره و بازیابی اسناد صرف می کنید؟ اسکن سند و تصویربرداری تا حد زیادی می تواند به شما برای کاهش مقدار زمان لازم برای کارهای اضافی و بیهوده کمک کند- امروز ، عصر کار بر روی مسائل مهم است.تاپ 5 مزایا اسکن

۳- آمادگی برای فاجعه!

اگر آتش همه جا را فرا گرفت، حتی دفتر شرکت شما را؟ یا سیل؟ اسناد و پرونده ها چه می شود!! وقتی اسناد و فایل های مهم شما اسکن شده باشد ، نیاز نیست که در مورد هر کدام بلایای طبیعی که در کمین هستند نگران باشید. این در حالی است که برای تهیه یک نسخه پشتیبان کامپیوتری تنها چند کلیک لازم است.

۲- به اشتراک گذاری اسناد!

 دسترسی به تمام پرونده های فیزیکی بایگانی مورد نیاز بدون اتلاف وقت امکان پذیر نیست . در صورت اشتراک گذاری و نیاز به سند، شما باید پرونده ای را بیابید و آن را کپی و سپس جایگزاری نمائید. در این جاست که اسکن سند و تصویر برداری می تواند به شما کمک شایانی نماید؛ با انقلاب بدون کاغذ!

۱- ذخیره پول!

مدیریت و اسکن اسناد پول زیادی را برای شرکت شما ذخیره می کند؛ این کار برای کارکنان شما سازنده تر خواهد بود. دفتر شما کارآمد تر می شود و در موارد اضطراری یا فاجعه بهتر آماده خواهید بود، فقط اگر شما اسکن سند را انتخاب کنید که این نیز انتخاب ذهن های مدرن است!

و در نهایت، آیا محیط زیست را فراموش کرده اید؟ مقدار زیادی از مقاله های جدید امروز از کاغذ بازیافت شده ساخته شده اند .با اسکن کردن فایل های قدیمی و خرد کردن آنها ، تمام آن مقالات راهی برای بازگشت به جریان بازیافت را دارند . و این نیز ششمین دلیل برای برتری اسکن است !

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

مدارک دیجیتالی بیمار

با اسکن اسناد بیمار چکارا می شه کرد؟!

در حال حاضردر اکثر کشورها سازمان بهداشت ودرمان به اجرای سیستم EMR و  EHRتلاش دارد و به همین علت اهمیت اسکن مدارک پزشکی در حال رشد نمایی است. بسیاری از بیمارستان ها و درمانگاه ها اغلب با یک چالش بزرگتر مواجه هستند و آن این واقعیت است که چگونه تمام اطلاعات پرونده های گذشته را اسکن کنند.

با داشتن اسکن اسناد و مدارک بیمار به صورت دیجیتالی وبا فرمت الکترونیکی شما قادر خواهید بود به:

  • دسترسی به تمام سوابق بیمار در میز کار خود بدون نیاز به جستجو در پرونده ها فیزیکی
  • بازیابی سابقه هر بیمار و یا کارمند، بلافاصله بعد از جستجو بر اساس نام، تاریخ تولد و دیگر اطلاعات مرتبط
  • داشتن بک آپ (فایل پشتیبان) ازهمه اسناد اسکن شده
  • آزاد سازی فضای اداری اشغال شده، در بخش های پزشکی با حذف نسخه چاپی اسناد و مدارک
  • کاهش زمان لازم برای دسترسی به پرونده های فیزیکی و وظایف مرتبط با آن ها
  • توزیع(اشتراک گذاری) اسناد مربوطه بین ادارت و وزارتخانه ها در صورت درخواست
  • به روز نگه داری سیستم های نرم افزاری
  • در بسیاری از بیمارستان ها، مراکز جراحی و سایر بخش های بهداشت و درمان، بسیاری از اسناد ناخواسته جا به جا و یا مفقود می شوند، اما پس از اسکن و دیجیتال سازی با ورود امکانات بسیار به روز و کارآمد، این اشتباهات به طور کامل از بین می رود.

روش هشت مرحله ای ما، بیمارستان ها و سایر مراکز بهداشتی و درمانی را قادر به برون سپاری اسکن پرونده های بیماران می سازد.تجربه یک دهه ای ما، ما را قادر به انجام اقدامات لازم برای جلوگیری و اجتناب از بسیاری از مشکلات که می تواند در طول اسکن رخ می دهد می کند.  برای اطلاع از نحوه اسکن مدارک پزشکی و استفاده از این مزایا می توانید به بخش اسکن مدارک پزشکی مراجعه کنید.

نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

۱۰ نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

افزایش راندمان در اسکن اسناد۵۰۰۰ قبل از میلاد: لوح اصلی

 مدت ها قبل ازلوح های دیجیتال امروز(تبلت ها) ،از یک لوح بسیار متفاوت برای ضبط و مستند سازی اطلاعات استفاده می شد.این لوح را از سنگ، خاک رس و یا موم ساخته، و در آن داستان، متون مقدس و محاسبات ریاضی را حک می کردند. این قرص مستطیل شکل به اندازه یک ورق کاغذ امروزی بوده است که تقریبا ۱۲ کیلوگرم وزن دارد.

افزایش راندمان در اسکن اسناد۳۰۰۰ سال قبل از میلاد: پاپیروس

 اگر چه در حال حاضر عملا پاپیروس منقرض شده،اما گیاه پاپیروس زمانی به عنوان منشا اصلی برای مقالات در مصر باستان و بین النهرین مورد استفاده قرار می گرفته است. در اوایل ۳۰۰۰ پیش از میلاد، این گیاه محکم از سواحل رودخانه نیل جمع آوری و به صورت رول توسط آدامس طبیعی از گیاه پاپیروس به هم متصل می شده است . اسناد پاپیروس مربوط به فراعنه باستانی هنوز وجود دارد، که این نشانگر دوام بسیار زیاد این ماده طبیعی می باشد.

روزنامه۱۴۴۰: چاپ مطبوعات

چاپ مطبوعات ، توسط یوهانس گوتنبرگ در یک شهر کوچک آلمانی در سال ۱۴۴۰ اختراع شد و هنوز به طور گسترده ای به عنوان یکی از تاثیر گذار ترین نوآوری های عصر مدرن شناخته شده است. گوتنبرگ از طریق ترکیبی از مرکب و فلزات ، قطعات متحرک را آغشته به نفت می کرد و کم کم این دستگاه با پیشرفت علم ، پیشرفته تر شد.

پاکن مداد۱۷۷۰: مداد پاک کن

قبل از اختراح و تولید پاک کن رایج، سنگ، موم و حتی تکه نان برای پاک کردن نشانه گذاری های ناخواسته مورد استفاده قرار می گرفت. تا اینکه سال ۱۷۷۰ مهندس انگلیسی ادوارد نارین به طور تصادفی قطعه ای از لاستیک را به جای خرده نان برای حذف نشانه گذاری های مداد استفاده کرد که منجر به کشف مداد پاک کن شد.

صرفه جویی در فضای کاری در اسکن اسناد۱۸۹۸: پر کردن کابینه

 ادوین سیبلز دریافت که سیستم پر کردن جعبه مخصوص نامه ها ناکارآمد و وقت گیر است، بنابراین او اولین سیستم بایگانی عمودی را در سال ۱۸۹۸ اختراع کرد، که در نهایت انقلابی در نگهداری سوابق و اسناد به وجود آمد .این اختراع مراحل بازیابی اطلاعات ها را آسان تر وبهره وری محیط کار را افزایش داد.

جداسازی۱۸۹۹: گیره کاغذ

 ​​مخترع نروژی یوهان والربرای اولین بار یک گیره کاغذ را درسال ۱۸۹۹اختراع و به ثبت رسانید. گیره کاغذ برای ضمیمه کردن بلیط به یک پارچه مورد استفاده قرار می گرفت و در ظاهر با گیره کاغذ رایج امروزی متفاوت بود. گیره کاغذ قدیمی بیضی شکل بوده وتوسط سنگ ساخته میشده و در انگلستان طراحی و به طور گسترده ای به عنوان “سنگ” کلیپ شناخته شد.

خرد کردن اسناد۱۹۰۹: کاغذ خردکن

 اولین کاغذ خردکن در سال ۱۹۰۹ توسط آبوت آگوستوس اختراع شد.

او سی آر۱۹۱۴:دستگاه تشخیص کاراکتر نوری (OCR)

 تکنولوژی OCR باعث می شود متن اسکن شده (که پس از اسکن به عکس تبدیل می شود) توسط ماشین تشخصی داده شده و قابل ویرایش شود. در ابتدا، این فن آوری برای توسعه دستگاه های خواندن کد برای نابینایان و تلگرافهای اولیه مورد استفاده قرار گرفت.

کامپیوتر شخصی۱۹۵۷: کامپیوتر شخصی

 اولین کامپیوتر شخصی IBM در سال ۱۹۵۷ با یک برچسب ​​قیمت ۵۵۰۰۰ دلار معرفی شد. اولین کامپیوتر قابل برنامه ریزی، برای استفاده توسط یک نفر در یک محیط اداری بود. وزن این کامپیوتر۳۴۰کیلوگرم و برای محاسبات ریاضی سریع در محیط های دانشگاهی ، عملیات اطلاعاتی نظامی استفاده می شد.

لوگوی اینترنت۱۹۸۲: اینترنت

 در فرم ابتدایی ترین آن، اینترنت مجموعه پروتکلها در سال ۱۹۸۲ به عنوان اولین شبکه اطلاعات در سراسر جهان معرفی شد. از طریق ایجاد اینترنت، اطلاعاتی را می توان در سراسر جهان در کسری از  ثانیه به جایی دیگر که شاید با هواپیما هم چند روز فاصله داشته باشد، ارسال کرد . امروزه شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن سند با استفاده از اینترنت و با برنامه های گوناگون، اسناد اسکن شده را براساس نیاز مشتری به فرمت های دیجیتال مختلف تبدیل می کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir