نوشته‌ها

go-to-paperless

پیش بسوی خدمات بدون کاغذ با مدیریت دیجیتالی اسناد

آرشیو دیجیتالی اسناد:

سیر به سمت فضای اداری بدون کاغذ اولین قدم در تغییر و پیشرفت یک شرکت یا سازمان محسوب می شود. تیم اسکن دیجیتال داک در راستای اصلاح نمودن فضای اداری ، بایگانی آسان اسناد ، بازیابی اسناد در زمان فاجعه ، کاهش آلودگی محیط زیست  و…  با آرشیو دیجیتالی اسناد شما ، خدماتی نوین در راستای مدیریت اسناد ارائه می نماید.

بالاترین سطح امنیت در با بهترین تمهیدات امنیتی دیجیتال داک

امنیت در اسناد محرمانه یک اصل اساسی به حساب می آید . یکی از روش های بالا بردن امنیت اسناد، آرشیو الکترونیکی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد کارامد است . با استفاده از امکانات بیومتریک امن دیجیتال داک ، شما می توانید مطمئن باشید که اطلاعات حیاتی کسب و کارتان ، ایمن خواهد بود . همه متخصصان آموزش دیده و کارکنان حرفه ای تیم اسکن دیجیتال داک ، در تمام مراحل انجام کار ، از قبیل نقل و انتقال ، اسکن ، فهرست سازی، خرد سازیاسناد و نابودی آنها ، این اطمینان را در شما ایجاد خواهند کرد .

خدمات قابل انعطاف

شما می توانید اسناد خود را در تمام سایزها و اندازه ها و به هر فرمی که هستند ، به راحتی با آرشیو الکترونیکی سیستم مدیریت اسناد دیجیتال داک ، تصویر برداری نمایید . این اسناد می توانند در سایز های کوچک مانند کارت ویزیت و یا در اندازه ی بزرگ مانند ننقشه های مهندسی ، نقاشی ، روزنامه و تصاویر بزرگ و یا در اندازه ی متوسط مانند ، کتاب ، اسناد معمولی و غیره باشند . برای این کار شما ابتدا باید در مورد نوع اسکن مورد نیازتان با متخصصان مشورت نمایید. شما می توانید رنگ، مقیاس و استفاده از تکنولوژی اسکن خاکستری یا سیاه و سفید ، استفاده از اسکن خودکار یک طرفه یا دوبلکس و سایر معیار های موردنیازتان در اسکن را مشخص نمایید .

مدیریت اسناد چگونه است ؟

دیجیتال داک خدماتی نوین برای حمایت کامل از سند ، در تمام چرخه ی عمر آن فراهم می نماید . شما می توانید برای اسکن اسناد خود با استفاده از کارکنان ما ، از خدمات برون سپاری تیم اسکن دیجیتال داک استفاده کنید . در این روش ، اسناد توسط پرسنل دیجیتال داک به دفتر شرکت انتقال یافته و پس از اسکن ، بازگشت داده می شود . روش دیگر ، استفاده از خدمات اسکن و مدیریت اسناد در محل است . متخصصان ما با رجوع به محل و تجزیه و تحلیل اسناد ، مرتب کردن آنها ، نصب بارکد، اسکن،  و نمایه سازی به طوری که به راحتی قابل جستجو و بازیابی باشند ، اسناد و مدارک شما را آرشیو دیجیتالی می نمایند . پس از آرشیو ، آنها را بر روی یک سرور یا حتی روی یک DVD به دست شما می سپارند .

راه کارهای عرضه وتقاضا

در محل های اداری یا بیمارستان ها ، گاهی ممکن است به اسنادی که در حال اسکن هستند احتیاج شود ، در این راستا دیجیتال داک با بخش بخش نمودن مراحل اسکن جهت تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد دیجیتالی  اقدام می نماید . این کار به این صورت است که تمام اسناد یکجا اسکن نمی شوند ، بلکه اسناد ابتدا به حجم های کم تری تبدیل شده و سریعا اسکن می شوند.  برای دریافت اطلاعات بیشتر ، با  ما تماس بگیرید .

ایجاد آرشیو الکترونیکی

ایجاد آرشیو الکترونیکی برای مدیریت مستندات

در دنیای امروز ، ما در حال انتقال به سمت دیجیتالی شدن و افسانه ی شهری بدون کاعذ هستیم . دلایل بسیاری برای این کار وجود دارد، اما اگر بیشتر دقت کنیم ، در درجه اول صرفه جویی در فضا بهترین دلیل دیجیتالی سازی و ایجاد آرشیو الکترونیکی از اسناد به شمار می رود. پس ما باید بر روی این نکته تمرکز داشته باشیم که با ایجاد آرشیو الکترونیکی در دنیای امروز، موجب ایجاد فضای بهینه ی بیشتری خواهیم شد .

ممکن است از ذهن شما این مساله عبور کند که چگونه قفسه های پر ازکاغذ را دیجیتالی کرده و یک آرشیو الکترونیکی از اسناد ایجاد کنیم؟ مساله چندان نیز بزرگ نیست ، شما با واگذاری این کار به یک تیم اسکن تقریبا تمام راه را رفته اید . شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد ضروری که باید به هر دو صورت کاغذی و دیجیتالی موجود باشد را ابتدا اسکن کرده و سپس درصورتی که شما از آن ها بخواهید در بایگانی های ایمن خود ذخیره سازی می نماید. مکان ذخیره سازی بستگی به درخواست شما خواهد داشت. شما می توانید اسناد را مجددا در دفتر خود ذخیره کنید یا در یک مکان مناسب خارج از دفتر این کار را به انجام رسانید .  خدمات دیجیتالی سازی در محل به شما اجازه می دهد تا به اسناد دیجیتالی ، به صورت کاملا آسان حتی در زمان اسکن دسترسی یابید .

اگر فایل ها توسط نام مشتری، یا با عنوان پوشه و یا چیزی شبیه به آن در نرم افزار آرشیو الکترونیکی نمایه (فهرست) شود، یافتن آنها بسیار آسان خواهد بود. طرز فکر دیجیتالی شدن یک محیط دارای یک سیستم تازه تاسیس، می تواند در تغییر روش آنچه باید انجام شود تاثیر به سزایی داشته باشد . این کار علاوه بر تمام مزایای گوناگونی که ممکن است با خود به همراه داشته باشد ، برای افرادی که طرفدار محیط زیست هستند نیز یک مزیت به شمار می رود، زیرا موجب اجتناب از افزایش بی رویه ی استفاده از کاغذ خواهد شد .

به طور کلی امکان جستجوی هزاران سند در چند ثانیه و پیدا کردن آنچه که شما به آن نیاز دارید تقریبا بلافاصله بعد از حرکت موس انجام می پذیرد؛ بدان معنی که زمانهایی که قبلا از دست می رفت حذف شده و در نتیجه پول و هزینه نیز در حال صرفه جویی است . واقعیت این است که در پایان کار سازمان شما از صرفه جویی در فضا، صرفه جویی در هزینه و صرفه جویی در زمان بهره مند می شود. برای اطلاعات در رابطه با هزینه های نگهداری فیزیکی مستندات این صفحه و برای تماس با ما به این صفحه مراجعه نمائید.

آرشیو-الکترونیکی

برون سپاری آرشیو الکترونیکی اسناد / کتاب

در یک سازمان، اسناد و پرونده ها ی اطلاعاتی به سرعت رشد می کنند این امر می تواند یک چالش در سازماندهی و مدیریت به حساب آید . تمرکز بر ایجاد یک بایگانی الکترونیکی مرجع و تشکیل پرونده ها مجازی/الکترونیکی یک راه عالی برای مدیریت سوابق است.

اما باید از کجا شروع کرد ؟ چرا که انجام پروژه های اسکن همیشه آسان نیستند ، اگر قصد دیجیتالی کردن اسناد خود را دارید ، ابتدا نیاز به تعیین این دارید که آیا خود می توانید این کار را در اداره یا محل کارتان به انجام برسانید یا نیاز به برون سپاری پروژه اسکن خود به شخص ثالث قابل اعتماد دارید .

انجام اسکن در محل کار خود اگر مقدار اسناد همواره ثابت و محدود و به صورت مداوم باشد راه حل مناسبی به شمار می رود. این نوع از اسکن را می توان به آسانی در وظایف کارکنان جا داد. با این حال، برای سازمان هایی که به طور مستمر حجم زیادی از اسناد را تولید می کنند ، برای این دسته از پروژ ها پیدا کردن یک شرکت قابل اعتماد برای برون سپاری اسکن اسناد/ کتاب، می تواند موثر و کارآمدتر از پیشنهاد اول باشد . ما در اینجا بر این باوریم که می توانیم در این راه شریک قابل اعتمادی برای شما باشیم.

راه حل خدمات دفاتری – تمام امور اسکن از جمله جابجایی، اسکن، فهرست و ذخیره سازی توسط تیم ما انجام می شود. پس از پایان عملیات، در صورت درخواست تصاویر می توانند به صورت آنلاین بازیابی و یا از طریق ایمیل، CD و یا DVD به صورت رمزگذاری شده و کاملا ایمن در دسترس شما قرار گیرند .

راه حل های سازمانی – تیم اسکن دیجیتال داک با ارائه نرم افزار و سخت افزارهای مورد نیاز برای رفع نیازهای شرکت و فعالیت شغلی در امر تصویر برداری، توزیع و مدیریت اسناد داخلی می تواند در کنار شما باشد.

راه حل اسکن براساس تقاضا – هر میزان اسنادی که شما خواهان اسکن و دیجیتال سازی آن باشید را اسکن خواهیم کرد و پس از اسکن آنها را از طریق نرم افزار بایگانی تحت وب، نرم افزار بایگانی تحت ویندوز، ایمیل، هارد درایوهای اکسترنال، CD و یا DVD در دسترس شما قرار می دهد .

هنگامی که اسناد به تصویر کشیده شوند ، شما می توانید با یک کلیک بر روی ماوس کامپیوتر، به سرتاسر اتاق بایگانی خود دسترسی داشته باشید. برای اطلاعات بیشتر می توانید از طریق این فرم یا شماره تماس های ما با ما تماس بگیرید.

صرفه جویی با اسکن

صرفه جویی در هزینه ها با اسکن اسناد

براحتی می توانید هزینه های شرکت خود را با ذخیره سازی تمام اسناد مهم شرکت،به صورت  دیجیتالی، از طریق یک فرآیند شناخته شده به عنوان تصویربرداری (اسکن) سند، کاهش دهید. تصویربرداری سند – که اصطلاحا به آن اسکن می گویند – شامل ساخت نسخه دیجیتال از اسناد خود و ذخیره سازی آنها بر روی هارد دیسک و یا سرور است.

چه شرکت شما بزرگ باشد یا کوچک ، می توانید از مزایای تصویربرداری سند بهره مند شوید. در دنیای بیزینس که هزینه های چاپ در حال افزایش است، دیجیتالی شدن اسناد نه تنها موجب صرفه جویی در سرعت بایگانی و دسترسی به آنها و کاهش هزینه ها می شود بلکه کمک می کند فایل های کلیدی خود را از دسترسی دیگران محفوظ نگاه دارید .

بررسی دقیق تری از مزایای اسکن سند برای شرکت های تجاری:

فضای کمتر. اگر تمام پرونده های بایگانی از فضای کار شما حذف شوند،شرکت شما مکان بسیار بهتری برای کار کردن خواهد شد. با کمک خدمات حرفه ای تصویربرداری سند ، شما به راحتی می توانید نسخه پشتیبانی از تمامی اسناد بایگانی خودتهیه کرده و پس از آن با از بین بردن پرونده های بایگانی و اسنادی که از اهمیت کمتری برخوردارند، فضای کار خود را آزاد کنید.

دسترسی آسان. یکی دیگر از مزایای اسکن سند توانایی جمع آوری همه اسناد شما در یک مکان است. به این ترتیب، شما به راحتی می توانید جستجو، بایگانی و بازیابی اسناد خود را از یک کامپیوتر انجام دهید. در واقع اسکن سند یک روش ساده برای یافتن سند است .

امنیت بیشتر و قابلیت بازیابی. تصویربرداری سند همچنین اجازه می دهد تا شما اسناد خود را از سرقت محافظت کنید. به جای نگه داشتن پرونده های حساس فیزیکی، شما می توانید آنها را دیجیتالی کرده و با استفاده از فایروال ها، رمز نگاری و دیگر اقدامات امنیتی کامپیوتر از پرونده های خود محافظت کنید. حتی مهم تر، توسط پشتیبان گیری (بک آپ) از اسناد دیجیتالی خود ، شما می توانید آنها را از آتش، سیل و دیگر بلایای طبیعی محافظت  کنید. در حالی که اسناد فیزیکی ممکن است تخریب و در نتیجه نیاز به روند بهبودی گسترده برای بازیابی داشته باشند، فایل های دیجیتالی را می توان به راحتی بازیابی کرد.

یکی از اهداف مهم ، حفظ یکپارچگی سند است. اسکن سند باید یک فرآیند کامل و دقیق باشد. در واقع این تصاویر جایگزین پرونده های شما خواهد بود. بنابراین، شما باید اطمینان حاصل کنید که کپی کامل از اصل تمام پرونده ها ، بدون از دست رفتن حتی یک صفحه دارید. حفظ نسخه دیجیتالی اسناد در دراز مدت راحت تر از نسخه های فیزیکی است، بنابراین شما باید برای بهترین اسکن ممکن تلاش کنید. از آنجا که این سطح از اسکن سند نیاز به مهارت و صنعت و دانش دارد، توصیه می شود که از یک شرکت خدمات اسکن حرفه ای برای این کار کمک بگیرید.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

مزیت اسکن مدارک پزشکی

پنج مزیت کلیدی اسکن مدارک پزشکی

پنج مزیت کلیدی اسکن مدارک پزشکی :

در عصر حاضر تقریبا تمامی مراکز پزشکی به دلیل نیاز روز افزون به خدمت رسانی سریع و دقیق به ارباب رجوعان و همچنین رشد هسته فعالیت خود، به اسکن مدارک پزشکی روی آورده اند. این تغییر در سیستم پاسخگویی به بیماران می تواند بسیار کارآمد باشد. اما هر تغییری سبب بوجود آمدن هزینه های مختلف در آن ضمینه می شود؛ هزینه هایی در رابطه با آموزش کارکنان، خرید دستگاه های اسکن، نرم افزارهای مربوطه و … . در این مقاله ما می خواهیم راه حلی ارائه دهیم که تمام این مسائل را تحت پوشش قرار دهد.

اهرم مهم در اسکن مدارک پزشکی:

بدلیل وجود صدها شکل و انواع مختلف اسناد و حجم بالای پرونده ها، یک شرکت اسکن مدارک پزشکی می تواند در کنترل و به روز رسانی حجم اسکن شما را یاری رساند.پرونده های پزشکی

کاهش هزینه های نیروی کار:

اسکن پرونده های پزشکی موجب صرفه جویی در زمان کاری پرسنل به دلیل عدم نیاز به دسترسی به پرونده فیزیکی می شود. همچنین ساده سازی این روند از طریق یک فرآیند اتوماتیک (نرم افزار بایگانی الکترونیکی) می تواند باعث کاهش حجم بیشتر هزینه های نیروی کار مانند استخدام و هزینه های آموزش شود.

کاهش زمان:

فرآیندهای فیزیکی مقدار قابل توجهی از زمان روزانه یک دفتر پزشکی را دربرمی گیرند، همانطور که فعالیت های فیزیکی می تواند سبب افزایش حجم کار شوند، و همچنین افزایش اشتباهات شود؛ اسکن و دیجیتال سازی پرونده های پزشکی وظیفه دارد در زمان فشرده ای به انجام کارهای عقب افتاده کمک کند.

صرفه جویی در فضا :

قفسه های بایگانی پرونده ها به دلیل حجم بالای خود، مقدار زیادی از فضا را اشغال می کنند. این فضا می تواند برای مصارف زیاد دیگری مانند اتاق بیمار مورد استفاده قرار گیرد.کاهش پرونده های فیزیکی می تواند باعث کوچک سازی دفتر کاری جهت پیشبرد کاهش هزینه ها و ایجاد یک شرکت سازگار با محیط زیست شود.

کاهش اشتباهات :

در اکثر عملیات بایگانی که به صورت دستی انجام می شود احتمال اینکه موردی اشتباه یا جا انداخته شود افزایش می یابد. فرآیند اتوماتیک و دیجیتال سازی بدین معنی است که فناوری به نگه داری سوابق پزشکی به صورت سازمان یافته و دقیق از طریق کاهش تعامل انسانی که اغلب به دلیل خستگی یا استرس منجر به اشتباه، کمک می کند.

تقویت ایمنی:

تامین امنیت برای پرونده های فیزیکی امری دشوار و گاها ناشدنی است. پس اسکن تمام اطلاعات حیاتی و محرمانه می تواند به صورت دقیق طبقه بندی و از ورود اشتباهات دستی محفوظ باشد. سیستم بایگانی الکترونیکی مدارک پزشکی با تقویت تدابیر امنیتی از طریق استفاده از پسورد ، فایروال ، رمز گذاری این کار را امکان پذیر میکند .

بررسی مزایای استفاده از اسکن مدارک پزشکی :

در بسیار از صنایع، به دلیل بسیاری از دلایل مشابهی که در این مقاله بیان شد فرآیند بایگانی فیزیکی در حال مسوخ شدن و تغییر به بایگانی دیجیتالی است.

مدارک پزشکی می توانند به سرعت اسکن شوند تا برخی از وظایف را در ارتباط با نگه داری مانند ایجاد پرونده فیزیکی ، مرتب سازی و کپی کردن در موارد متعدد را کاهش دهند. از طرفی فضای اداری در حال تبدیل شدن به یک مقوله ی مهم است همانطور که شرکت ها سعی به کاهش هزینه های کلی خود دارند، اسکن یک تغییر اساسی برای کوچک سازی فضای کاری است.

خطای انسانی در هر مرحله از فرآیند ایجاد، بایگانی و … مدارک پزشکی که دست بشر آن را لمس می کند ممکن است افزایش یابد. بنابراین اسکن و ثبت خودکار بدان معنی است که تعداد کمی از افراد پرونده فیزیکی را لمس می کنند و در نتیجه احتمال اشتباه کاهش می یابد.

برای حفظ اطلاعات خصوصی بیماران از افراد غیر مجاز، امنیت دیجیتالی می تواند بسیار قوی تر از زمانی که یک پرونده به صورت فیزیکی در کشو قرار می گیرد عمل کند.