نوشته‌ها

اسکنر-دوست-خاموش

اسکن سند یک یاور خاموش

باور کنید یا نه، اولین تصویر اسکن شده مربوط به سال ۱۹۵۷ بود! این تصویر یک عکس از پسر سه ماهه ی خالق دستگاه اسکن بود، مسلما این اتفاق برای مدت ها پیش بوده است و از آن تاریخ تا امروز سال های زیادی می گذرد؛ اما با این حال، اکثر دستگاه های اسکنر، به ویژه در خانه، هنوز هم اغلب برای این منظور بسیار استفاده می شود.

فناوری اسکن و تصویربرداری دیجیتال در طی این سال ها هر روز بیشتر و بیشتر از قبل رشد کرده است از اولین کامپیوتر تجاری که در دسترس قرار گرفت تا امروز این پیشرفت ها روزافزون بوده است. بدون اسکنر ما قادر به نگهداری و حفظ تصاویر و فایل های دیجیتالی نخواهیم بود، تا زمانی که ممکن است اقلام گرانبها و ارثیه را می توان دوباره و دوباره نگاه کرد. باید توجه داشت که اسکن اسناد فقط به صورت انحصاری از روی احساسات نیست، وجود دارد و همواره وجود خواهد داشت، اسکنر و اسکن اسناد یک نیاز بزرگ در کسب و کار و فعالیت های شغلی است.

اسکن سند در تجارت

باتوجه بر مزایای اخیر اسکن اسناد و دیجیتالی سازی آن ها که تا به امروز به آن اشاره شده است می توان گفت اسکن سند یاور خاموشی است که تغییرات زیادی را در شرکت های سراسر جهان ایجاد کرده است این امر نه تنها بهره وری را در بخش مدیریت  افزایش می دهد، بلکه ذخیره فضای حیاتی کاری را بهبود بخشیده است.

با ظهور دستگاه های پیشرفته اسکن اسناد و شرکت های اسکن اسناد ، هر نوع فایل یا سند را می توان براحتی دیجیتال سازی کرد، در نتیجه این عمل باعث آسان تر شدن جستجو و پیدا کردن فایل های مورد نیاز از طریق کامپیوتر می شود.

اما تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال تنها قابلیت شرکت های اسکن نیست، ما از دستگاه های اسکنر فوق قوی برای اسکن هزاران سند در هر روز استفاده می کنیم که این امر به طور قابل توجهی به صرفه تز ار خرید یک دستگاه اسکنر معمولی است که قابلیت اسکن تنها چند صفحه در روز را داشته باشد.

همچنین ما در نقطه ای از تکنولوژی هستیم که کار با اسکن اسناد پایان نمی پذیرد؛  توسعه نرم افزارها ما را قادر می سازد که اسناد دیجیتال را به طور کامل از طریق متن جستجو کنیم این یک فرایند شناخته شده و در اصلاح  OCR یا تشخیص کاراکتر نوری است که البته می توان گفت فرآیند نسبتا پیچیده ای است.

بسته به عمر،کیفیت و شرایط اسناد فیزیکی، نرم افزارهای OCR معمولا قادر هستند تمام اسناد را بخواند، اسنادی از صد سال پیش یا بیشتر به استثنای دست نویس که البته نرم افزارهای جدید نیز برای آن ها نیز راه کارهایی ایجاد کرده اند!

اسکن سند و ذخیره سازی اسناد

سند اسکن یک جایگزین عالی بجای ذخیره سازی فیزیکی اسناد است. بدون هیچ زحمتی می توان فایل های اسکن شده و دیجیتال شده را مدیریت کرد چرا که شما می توانید همه ی اسنادتان را در سیستم خود ذخیره کنید و بدون هیچ هزینه ای اسناد شما همیشه در دسترس هستند؛ دقت کنید بدون هزینه و بدون انتظار!

شرکت های حقوقی معمولا مجبور هستند سندهای قانونی را حداقل تا ۷ سال حفظ  کنند آنها چاره ای به جز نگهداری این فایل ها ندارند، اما اسکن و ایجاد اسناد دیجیتال با یک فرمت معتبر برای این هدف می تواند بهترین گزینه برای این شرکت ها باشد.

سند دیجیتال-یک دوست دیجیتالی در زندگی

همانگونه که قبلا ذکر شد، اسکن و اسکنر، در گذشته ای نه چندان دور و تفاوت های بسیاری را در زندگی ما ایجاد کرده اند و این امر همین امروز نیز در حال انجام است.
برای اطلاعات بیشتر درمورد اسکن اسناد و سایر مسائلی که فکر می کنید ما می توانیم در آن ها به شما کمک کنیم با ما فرم تماس با ما با ما تماس حاصل نمائید.
بازدهی با اسکن

تعیین بازدهی سرمایه با اسکن

قفسه های بایگانی اسناد بسیاری از مشتریان ما درحال انفجار است به طوری که مجبور به اجاره فضای اضافی برای ذخیره این اسناد شده اند . ذخیره سازی می توان گران باشد، به ویژه هنگامی که دفتر شما در مناطق شهری وکلان شهرها گران مانند تهران ، اصفهان و… باشد . در این موارد بازگشت سرمایه گذاری با اسکن ، راهی مقرون به صرفه است.

در حال نقل مکان هستید؟! لازم نیست که پرونده ها با شما همراه شوند

در حالی که کار کردن با پروندها به دلیل ازهام آنها ، برای کارمندان بسیار به امری دشوار مبدل شده است، کم کم این مسئله مطرح می شود که چگونه آنها می توانند کار خود را بدون پرونده ها و قفسه های بایگانی بی شمار دنبال کنند؟ ما می توانیم به شما فایل دیجیتالی این اسناد را به جای استفاده از خود آنها پیشنهاد کنیم.

چند راهنمایی ساده برای ارزیابی بازدهی سرمایه:

۱) تکمیل فهرستی از عملیات اسناد در تمام ها گروه ها. ملاقات با مدیران اداره با کارمندان برای اینکه یاد بگیرند که اسناد کاغذی چه سیری را طی می کنند بسیار حایر اهمیت است. از آنجا که کارمندان کسانی هستند که در تمام طول روز با اسناد سر و کار دارند، این کار یک گام مثبت است که با آنها ملاقات کنیم تا ببینیم آیا آنها ایده ای در مورد ایجاد یک فرایند کارآمدتر دارند یا خیر.

۲) مشخص کردن اسنادی که می تواند بلافاصله بعد از اسکن امحا شود. این اسناد معمولا پرونده هایی هستند که تا مدت زمانی خاصی باید نگهداری شوند و بیش از حد زمان قانونی که مقررات دولت آن را تعیین می کند  نیاز به نگه داری آن ها نیست؛ به عنوان مثال: پرونده های مدارک پزشکی به مدت ۱۵ سال نگه داشته می شوند. این پرونده ها بهتر است بعد از گذشت این زمان است که بعد اسکن امحا شوند.

۳) شناسایی اسناد مهمی که مقدار زیادی از فضا را اشغال کرده اند. به طور معمول، این اسناد شامل پرونده های پرسنل فعال و بازنشسته، و مدارک حسابداری (فایل های فروش، چک، دفاتر و گزارشات هزینه) و … است.

۴) شناسایی پرونده های دیگر که می توانند اسکن شوند. این موارد شامل پرونده های حقوقی، قراردادها، اسناد پروژه، فایل های بازاریابی و سوابق اجرایی و … است.

۵) میزان کل اسناد کاغذی بایگانی شده در یک متر مربع را تعیین کنید. اندازه گیری قفسه های بایگانی و فضای مورد نیاز در اطراف قفسه ها برای رفت و آمد پرسنل و اندازه ی کل اتاق بایگانی باعث می شود که به طور دقیق مقدار اجاره ای که قرار است برای نگه داری پرونده های فیزیکی پرداخت کنید را بدست آورید. به طور کلی، در طی یک تا سه سال تمام سرمایه ای که بابت اسکن اختصاص داده شده را از طریق صرفه جویی در فضای بایگانی بدست خواهید آورد. گاهی اوقات بازگشت این سرمایه حتی می تواند در کمتر از ۱ سال به دست آید.

صرفه جویی در هزینه نرم افزاری نیز می تواند قابل توجه باشد، لیست زیر برای کسانی که به دنبال پس انداز هستند تعدادی ایده موثر ارائه می دهد :

۱) با اسکن دیگر لازم نیست هر لحظه از جای خود برخیزید و به دنبال پرونده ای در قفسه های بایگانی بگردید و یا برای جاسازی و جستجوی سندی مجبور باشید که بارها در روز به سراغ مکان نگه داری پرونده ها بروید .

۲) اسناد گم شده یا از دست رفته نیز مسئله ی دیگری است که اسکن به آن می پردازد؛ در حرفه پزشکی، گمشدن یک پرونده پزشکی می تواند بسیار حیاتی باشد و ممکن است برای یک پرونده ، یک بخش از کارمندان بایگانی، چند روز وقت خود را صرف پیدا کردن پرونده ی گمشده نمایند.

۳) اسکن باعث می شود که کارکنان بخش بایگانی بیشتر روز خود را صرف جابه جایی بیهوده ی اسناد ننمایند.  علاوه بر این، می توان اسنادی که قبلا اسکن شده اند را جهت تسریع در بهره وری به نرم افزار آرشیو الکترونیکی خود اضافه کنید.

اگر شما برای تجزیه و تحلیل نیاز به کمک دارید باما تماس بگیرید یا با تکمیل فرم تماس، ما می توانیم شما را در درک آنچه که به بازگشت سرمایه تان کمک می کند، یاری رسانیم. اطلاعات بیشتر در خصوص انواع اسکن

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

اسکن پرونده پزشکی

اسکن پرونده های پزشکی

بر طبق قانون جدید معاونت درمان که به بیشتر بخش های درمانی ابلاغ شده است، بخش های درمانی هرچه سریعتر باید نسبت به اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها و مدارک پزشکی بیماران اقدام نمایند. این عملیات از اسکن تا ورود اطلاعات به نرم افزار بایگانی مستندات (یا به صورت مستقل، یا در خود سیستم HIS) گسترانیده شده است. البته روش های زیادی هم توسط تیم ما مورد اجرا قرار گرفته که نیاز به نرم افزار بایگانی مستندات هم نبوده است و به صورت خیلی ساده تر و سریع تر این عملیات انجام پذیرفته است.

پیشنهادات تیم اسکن دیجیتال داک :

اسکن مدارک پزشکی چیست: به طور خیلی ساده مدارک کاغذی طی پروسه ای اسکن و به تصاویر دیجیتال تبدیل می شوند.

ثبت داده ها و خدمات اسکن: ثبت اطلاعات (متا دیتا) و فهرست سازی این اطلاعات برای تسریع در بازیابی

بخش های خصوصی و دولتی: خدمات تصویربرداری سند برای بخش های بهداشت و درمان خصوصی و دولتی.

مدیریت اسناد – راه حل های مدیریت اسناد پروژه، سیستم های آفلاین و آنلاین

 ذخیره سازی مدارک پزشکی – صرفه جویی در ذخیره سازی و بازیابی هزینه

سازمان های درمانی و مراقبت های بهداشتی هر روزه با حجم پیچیده ای از داده ها دست و پنجه نرم می کنند. اسکن اسناد و تصویربرداری پزشکی می تواند سبب کاهش مقدار ذخیره سازی پرونده های فیزیکی شود. بایگانی پرونده ی بیمار و دیگر اسناد پزشکی بصورت الکترونیکی، بسیار دقیق تر و ساده تر از روش دستی است. همچنین هنگام مراجعه بیماران قدیمی بدون نیاز به جستجو در پرونده های کهنه و قدیمی، با یک کلیک تمام مدارک مورد نظر بازیابی می شود. در بایگانی قدیمی ممکن است مدارک پزشکی بیمار گم شود و یا از بین رود، اما توسط سیستم مدیریت اسناد پزشکی، به راحتی می توان پرونده های گم شده را پیدا کرد.

ما درک می کنیم که برخی از دقیقترین و محرمامه پرونده ها ، مختص بیمارستان ها و مطب های پزشکی است. به همین دلیل است که هنگام ارائه خدمات اسکن برای بخش پزشکی باید به مجموعه ای خاصی از روش ها پایبند باشیم. این روشها شامل: امنیت ضبط تصویر و استخراج اطلاعات، کنترل کیفیت، پیوند کارکنان و عدم تخریب پرونده فیزیکی می شود.  به دلیل تجربه در عرصه های پزشکی، ما با اعتماد به نفس می گوییم که تمام انتظارات شما را در غالب امنیت پروژه برآورده خواهیم کرد.

 تیم ما پیشنهاد می کند که برای اطمینان از دارا بود فایل الکترونیکی کامل و جامع بهتر کل پرونده بیمار اسکن شود، اما در مواردی نیز نسبت به صلاحدید خود، فقط می توان اوراق مورد نیاز را اسکن کرد، برخی از این اوراق که مدیران بخش مدارک پزشکی است بخش هایی که ما با آن ها کار کرده ایم، مهمتر دانسته اند عبارتند از:

  • برگ پذیرش و خلاصه ترخیص
  • برگ خلاصه پرونده
  • برگ شرح حال بیمار
  • برگ مراقبت قبل از عمل
  • برگ بیهوشی (انستزی)
  • برگ عمل جراحی
  • برگ مراقبت بعد از عمل
  • برگ های گرافی ها (سونوگرافی و …)
  • برگ پاتولوژی (آزمایشات)
  • برگ دستورات پزشک
  • برگ دستورات پرستار
  • برگ سیر بیماری (۵۰ درصد مهم)
  • برگ آپکار نوزاد (پرونده های زایمان)
  • و ..

برای دریافت اطلاعات بیشتر و روش اسکن مدارک پزشکی به این بخش مراجعه نمائید

5 دلیل دیجیتالی سازی پرونده های بایگانی

۵ دلیل دیجیتال سازی پرونده های بایگانی

فایل های دیجیتال نسبت به اسناد فیزیکی درمواردی که قابل تصور همگان است و ما در اینجا بیان می کنیم، دارای برتری هایی می باشد. حدس می زنم که اگر شما دوست دار طراحی داخلی و تغییر دکوراسیون در دفتر خود هستید، ممکن است برای زیبا سازی محل کارتان رنگ قفسه ها را تغییر دهید. ولی ما به شما پیشنهاد میکنم به طور کلی قفسه ها را حذف کنید. در این مقاله ما ۵ دلیل برای اینکه چرا شما باید قفسه ها را به فایل های دیجیتالی تبدیل و یا حداقل از فایل دیجیتال به عنوان نسخه پشتیبان استفاده کنید را بیان می نماییم:

۱- نگهداری فایل های دیجیتالی به نسبت خیلی ارزان تر از بایگانی فیزیکی پرونده ها است؛

زیرا اول باید هزینه مربوط به خود قفسه ها را پرداخت کرد، پس از آن باید تعداد زیادی از پرونده ها را درقفسه ها مرتب کرد که برای این کار خود به کارکنان زیادی احتیاج است و همچنین داری هزینه های گزافی است. درثانی، شما نیاز به مکانی مناسب برای نگهداری پرونده های فیزیکی بایگانی شده دارید که این فضا به نوبه ی خود دارای قیمتی است؛ و در نهایت، بیشترین هزینه ای که در این راه درحال هدر رفتن است ، مقدار زمانی است که شما صرف پیدا کردن پرونده ای در داخل قفسات می کنید. این می تواند بزرگترین ضربه اقتصادی به شمار بیاید .

۲- می خواهید مطمئن شوید که اطلاعات شما به راحتی با دیگران به اشتراک گذاشته می شود؟

حال این اطلاعات هرچه باشد، می تواند یک عکس یا یک کار گروهی بر روی یک پروژه باشد. در صورت عدم سوئیچ از بایگانی فیزیکی به دیجیتالی، شما اشتراک گذاری و حفاظت از اطلاعات با ارزش را از دست خواهید.

۳- بایگانی دیجیتالی مستندات، زمان شما را برای جستجو به وسیله مدیریت آنلاین اسناد، آزاد می گذارد و این بسیار ارزشمند است.

اگر شما یک وکیل باشید و نیاز به پیدا کردن یک سند حقوقی خاصی در بایگانی خود باشید، واقعا به انگشت شست برای ورق زدن هزاران صفحه احتیاج خواهید داشت؛ این کار بسیار خسته کننده خواهد بود، ولی با استفاده از مدیریت دیجیتالی اسناد شما به سادگی می توانید یک کلمه کلیدی را به سیستم داده و در عرض چند ثانیه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. حتی با پیشرفت تکنولوژی شما می توانید اطلاعات را درون سرور ایمن قرار داده و حتی زمانی که در محل کار نیستید به راحتی از طریق موبایل یا سایر گجت ها به آن ها دسترسی داشته باشید.

۴- فایل های دیجیتال دارای ایمنی بالایی هستند.

ما نگرانی برخی از مردم در مورد نگه داری اطلاعات خود، بصورت آنلاین را درک می کنیم. این یک نگرانی درست و به جا است، اما اگر اقدامات احتیاطی مانند استفاده از یک فایروال، شبکه های امن و رمز گذاری اطلاعات استفاده شود، امنیت این فایل ها را از فایل های فیزیکی خیلی خیلی بیشتر می کند. در هر صورت برای یک دزد، دزدیدن پرونده ی فیزیکی بسیار آسان تر از هک کردن و باز کردن رمز یک فایل است. همچنین پس از دیجیتال سازی، لازم نیست که در مورد آتش سوزی، زلزله، و یا دیگر بلایای طبیعی که ممکن است امنیت پرونده های شما را به خطر بیاندازد، نگران باشید .

۵- شرکت های تجاری برای انجام فعالیت خود در یک محیط جهانی، همیشه اسناد خود را بصورت دیجیتالی در تلفن همراه خود در دسترس دارند،

این یک امری ضروری برای انجام فعالیت های کاری آن ها است. مهم تر از آن دسترسی برخی همکاران به این اسناد جهت انجام پروژه های مشترک است که با اسکن و دیجیتال سازی این امر محقق می شود. امروزه کارکنان می توانند اسناد و مدارک را بصورت آنلاین در سایر دستگاه ها مانند، تلفن های همراه، لپ تاپ ها، تبلت ها و سایر گجت ها در دسترس دیگر همکاران خود قرار دهند تا با این کار به پیشرفت سازمان خود کمک کنند.

می خواهید از تمام این مزایای فوق استفاده کنید؟؟

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

چرا اسکن و بایگانی اسناد یک کار حیاتی است

چرا اسکن و بایگانی دیجیتال؟

امروزه همه چیز در حال دیجیتالی شدن است. بسیاری از شرکت های تجاری، کوچک یا بزرگ، اسکن را یک راه عالی برای صرفه جویی،نگه داری، و محافظت از اسناد مهم خود می دانند. اسکن و بایگانی اسناد به عنوان یک کار بزرگ در سراسرجهان شناخته شده است زیرا بدون توجه به آنچه اتفاق می افتد، اسناد به صورت امن و بایگانی شده در محل های مختلف(نسخه های پشتیبان) وجود دارند. شرکت هایی که در اسکن سند تخصص دارند می دانند که چگونه به درستی نسخه ی پشتیبان از فایلها و پرونده های شما بگیرند به طوری که اگر به دلیل خرابی کامپیوتر و یا هرفاجعه ی دیگری در هر شرکت تجاری و یا اداری در هر زمان اتفاق بیفتد مشکلی برای اسناد و مدارک شما به وجود نیاید.

چرا اسکن و بایگانی اسناد یک کار حیاتی است

پس از اینکه کاغذ اسکن شد، می تواند بصورت دیجیتالی بایگانی شود، که اگر نیاز به رجوع به نسخه ی بایگانی شده باشد، با اطمینان کامل می توان گفت که مشکلی به وجود نمی یاید. همچنین بسیاری از شرکت های تجاری در حال کوچ به موقعیتی هستند که به طور کلی از کاغذ استفاده نمی کنند. آنها تمام اسناد خود را به صورت دیجیتال نگهداری می کنند که موجب صرفه جویی در هزینه های کاغذ و فضای ذخیره سازی فیزیکی می شود و همچنین دارای بسیاری از مزایای دیگری است. برای سهولت در جستجو و استفاده از اسناد قدیمی، شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد را به فرمت دیجیتال تبدیل می کنند . با اسکن مدرن، کاغذ بازی قدیمی را می توان با کیفیت عالی و حالتی مدرن در بسیاری از موارد بهبود داد.

یکی دیگر از مواردی که شرکت های اسکن و بایگانی می توانند انجام دهند تبدیل فرمت فایل های دیجیتالی است ، که باعث می شود ذخیره و پشتیبانی گیری از فایل ها بسیار آسان تر شود. شرکت های تجاری که مسئولیت رسیدگی به بسیاری از داده های حساس را دارند مانند دفاتر پزشکان، دفاتر حقوقی، مدارس ، دانشگاه ها، و دفاتر ساختمان سازی برای مقابله با انواع درز اطلاعات حساس، و حفاظت از این اطلاعات در یک فرمت ایمن دیجیتال باید بیشتر از سایر شرکت ها در پی اسکن مدارک خود باشند. در واقع حفاظت از اطلاعات شرکت همیشه مهم است، بویژه هنگامی که آن اطلاعات حساس در مورد مردم و پروژه های شرکت باشد .

شرکت ها به دلیل مدرنیزه شدن تغییر زیادی کرده اند و در حال تولید اطلاعات بیشتری مانند، تصاویر، اسناد، و داده نسبت به کسب و کار گذشته هستند؛ به همین دلیل مهم است که هر چه زودتر تبدیل نسخه های دیجیتالی اسناد را بجای نسخه های فیزیکی آغاز کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir