رفع تفکرات اشتباه در مورد اسکن

اسکن و دیجیتال سازی و رفع اشتباهات درمورد برون سپاری اسکن

عموماً در پروژه هایی با تیراژ بالا پس از اعمال تصمیمات قطعی جهت شروع پروژه اسکن و دیجیتال سازی اسناد/کتب اولین سوالی که پیش می آید این است که چطور و چگونه این کار باید انجام شود. متاسفانه گاها دیده شده است به دلیل عدم توجیه مناسب برخی از مدیران و تفکرات غلط در رابطه با هزینه های برون سپاری اسکن و دیجیتال سازی، و این اشتباه بزرگ که اسکن یک سند با اسکن چندین هزار سند نباید تفاوت چندانی داشته باشد، این فرآیند با استفاده از نیروهای داخلی و غیرمتخصص انجام می شود. افرادی که شاید تخصص بسیار بالایی در ضمینه های دیگر داشته باشند و حتی در طول مدت کاری خود چندین سند/کتاب را اسکن کرده باشند ولی هیچ تجربه ای در ضمینه دیجیتال سازی چندین هزار سند ندارند. این تفکرات اشتباه نه تنها باعث از بین رفتن زمان و بکارگیری نادرست کارکنان می شود، بلکه هزینه هایی زیادی را هم در بردارد که ممکن است بسیار خاموش باشند.

برای درک بیشتر این هزینه ها نمونه های مختلفی را می توان مثال زد که در طول سال های کاری این شرکت با آن ها روبرو شده است. نمونه ای از این موارد را از زبان یکی از کارکنان خود بیان می کنیم:

موردی بود که باما تماس گرفته شد که طی تماس تلفنی با مدیر آن شرکت از نیاز جهت اسکن تعدادی اسناد صحبت شد، پس از ارسال کارشناس متوجه شدیم که شرکت مربوطه ۳۰ درصد اسناد را به وسیله چند پرسنل خود که هیچ تجربه ای در این ضمینه نداشته اند، اسکن نموده است، حدود ۸۰ هزار فایل، که بنظر کارشناس ما تمام فایل های اسکن شده بلا استفاده بودند. دلیل این بود که اولا از اسکنر مناسبی جهت پروژه مربوطه استفاده نشده بود (تنظیمات اسکنر ناصحیح بود) ثانیاً از نرم افزار مناسبی جهت دیجیتال سازی و بایگانی استفاده نشده بود(فایل ها به صورت پراکنده و نادرست اسکن شده بودند) ثالثا فایل های خروجی نه از کیفیت نه از پسوند خوبی برخوردار بودند، بطوری که صرفه اقتصادی و زمانی اسکن مجدد اسناد از ویرایش فایل ها (بهبود کیفیت و تغییر فایل خروجی) بیشتر بود.

در این مثال مدیر مربوطه ۳ کارمند را تعیین که با میل شخصی جهت اضافه کاری پس از ساعات اداری خود (ساعت۲) تا حدود ۸ شب اقدام به اسکن و دیجیتال سازی کنند. از دید مدیر تنها هزینه ای که می توانست این کار داشته باشد این بود که از ساعت ۲ ظهر تا ساعت ۸ شب به این کارمندان اضافه حقوق داده می شود و تنها هزینه را همین هزینه برآورد می کرد. او در ذهن خود این اضافه حقوق را با هزینه های برون سپاری این پروژه یک به ده می دید و بنظر خود این کار باعث عدم خروج هزینه های اضافی که خود می توانست آن ها را انجام دهد می شد. این پروژه با تیراژ حدود ۱ میلیون سند به دست تیم ما مجددا انجام شد و متاسفانه فارغ از هزینه های از دست رفته، تمامی زحماتی که  توسط پرسنل شرکت مربوطه طی سه ماه انجام شده بود بی نتیجه بود.

  • برای پروژه های متوسط و سنگین نیاز به نقشه ای دقیق است، نقشه ای که با درنظرگرفتن بالاترین کیفیت، معقولانه ترین هزینه را دربرداشته باشد. عدم داشتن برنامه ریزی مناسب باعث صرف هزینه های گزافی می شود که ممکن است تمامی آن ها فقط اتلاف زمان و هزینه باشد.

  • نسبت به نوع، سایز، کیفیت، سرعت، تنظیمات، فایل های خروجی و … هر پروژه باید اسکنر مربوطه انتخاب شود و هر دستگاه اسکنری نمی تواند جواب گوی کار شما باشد. دستگاه های اسکنر اتوماتیک و جدید در حدود چند میلیون تومان قیمت دارند که در صورتی که جوابگو کار شما نباشند فقط بدرد دکور می خورند.

  • افرادی که جهت پروژه های اسکن و دیجیتال سازی بکار گرفته می شوند باید نیروهای متخصص در این ضمینه باشند؛ افرادی که تخصص های دیگری دارند نه تنها ممکن است در این امر دچار اشتباهات فراوان و گاها جبران ناپذیری شوند، بلکه سرعت انجام امور توسط این افراد به دلیل ناآشنایی بسیار پایین تر از افراد متخصص است و شاید به جرات بتوان گفت که یک فرد متختصص در یک ضمینه ۴ برابر یک فرد غیر متخصص سرعت و دقت دارد. پس با این فرضیه به طور قطع می توان گفت میزان  کار یک فرد متخصص در یک ضمینه برابر با کار ۴ فرد غیرمتخصص در همان ضمینه است (حال خود حقوق پرداختی به چهار فرد غیرمتخصص را تنها یک ضرب و تقسیم ساده کنید)

  • استفاده بیش از حد از کارکنان چه به صورت اختیاری چه اجباری (اضافه کاری)، باعث افزایش احتمال اشتباه درعملکرد و کاهش راندمان مفید کاری آن ها می شود.

  • از ابتدای پروژه باید خروجی کار مشخص باشد و نسبت به آن نرم افزاری تعیین شود، استفاده از نرم افزارهای اشتباه ممکن است در ابتدا چیزی را نشان ندهد، ولی به دلیل کند بودن و عدم پاسخ صحیح به مرور زمان می تواند هزینه های زیادی دربرداشته باشد. فایل خروجی چیزی است که در نهایت با آن سرکار خواهید داشت و اگر فایل های خروجی پاسخگوی شما نباشند شما در اصل فقط فایل های فیزیکی را حذف کرده اید و گاها به حجم کاری خود می افزایید.

ما هیچ گاه نمی گوییم که از ظرفیت خود برای اسکن و دیجیتال سازی استفاده نکنید، تنها سخن ما این است این کار را زیرنظر یک کارشناس متخصص با نقشه ای کامل و دقیق انجام دهید که وقت و هزینه خود را در مسیری درست بکار ببرید.