نوشته‌ها

go-to-paperless

پیش بسوی خدمات بدون کاغذ با مدیریت دیجیتالی اسناد

آرشیو دیجیتالی اسناد:

سیر به سمت فضای اداری بدون کاغذ اولین قدم در تغییر و پیشرفت یک شرکت یا سازمان محسوب می شود. تیم اسکن دیجیتال داک در راستای اصلاح نمودن فضای اداری ، بایگانی آسان اسناد ، بازیابی اسناد در زمان فاجعه ، کاهش آلودگی محیط زیست  و…  با آرشیو دیجیتالی اسناد شما ، خدماتی نوین در راستای مدیریت اسناد ارائه می نماید.

بالاترین سطح امنیت در با بهترین تمهیدات امنیتی دیجیتال داک

امنیت در اسناد محرمانه یک اصل اساسی به حساب می آید . یکی از روش های بالا بردن امنیت اسناد، آرشیو الکترونیکی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد کارامد است . با استفاده از امکانات بیومتریک امن دیجیتال داک ، شما می توانید مطمئن باشید که اطلاعات حیاتی کسب و کارتان ، ایمن خواهد بود . همه متخصصان آموزش دیده و کارکنان حرفه ای تیم اسکن دیجیتال داک ، در تمام مراحل انجام کار ، از قبیل نقل و انتقال ، اسکن ، فهرست سازی، خرد سازیاسناد و نابودی آنها ، این اطمینان را در شما ایجاد خواهند کرد .

خدمات قابل انعطاف

شما می توانید اسناد خود را در تمام سایزها و اندازه ها و به هر فرمی که هستند ، به راحتی با آرشیو الکترونیکی سیستم مدیریت اسناد دیجیتال داک ، تصویر برداری نمایید . این اسناد می توانند در سایز های کوچک مانند کارت ویزیت و یا در اندازه ی بزرگ مانند ننقشه های مهندسی ، نقاشی ، روزنامه و تصاویر بزرگ و یا در اندازه ی متوسط مانند ، کتاب ، اسناد معمولی و غیره باشند . برای این کار شما ابتدا باید در مورد نوع اسکن مورد نیازتان با متخصصان مشورت نمایید. شما می توانید رنگ، مقیاس و استفاده از تکنولوژی اسکن خاکستری یا سیاه و سفید ، استفاده از اسکن خودکار یک طرفه یا دوبلکس و سایر معیار های موردنیازتان در اسکن را مشخص نمایید .

مدیریت اسناد چگونه است ؟

دیجیتال داک خدماتی نوین برای حمایت کامل از سند ، در تمام چرخه ی عمر آن فراهم می نماید . شما می توانید برای اسکن اسناد خود با استفاده از کارکنان ما ، از خدمات برون سپاری تیم اسکن دیجیتال داک استفاده کنید . در این روش ، اسناد توسط پرسنل دیجیتال داک به دفتر شرکت انتقال یافته و پس از اسکن ، بازگشت داده می شود . روش دیگر ، استفاده از خدمات اسکن و مدیریت اسناد در محل است . متخصصان ما با رجوع به محل و تجزیه و تحلیل اسناد ، مرتب کردن آنها ، نصب بارکد، اسکن،  و نمایه سازی به طوری که به راحتی قابل جستجو و بازیابی باشند ، اسناد و مدارک شما را آرشیو دیجیتالی می نمایند . پس از آرشیو ، آنها را بر روی یک سرور یا حتی روی یک DVD به دست شما می سپارند .

راه کارهای عرضه وتقاضا

در محل های اداری یا بیمارستان ها ، گاهی ممکن است به اسنادی که در حال اسکن هستند احتیاج شود ، در این راستا دیجیتال داک با بخش بخش نمودن مراحل اسکن جهت تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد دیجیتالی  اقدام می نماید . این کار به این صورت است که تمام اسناد یکجا اسکن نمی شوند ، بلکه اسناد ابتدا به حجم های کم تری تبدیل شده و سریعا اسکن می شوند.  برای دریافت اطلاعات بیشتر ، با  ما تماس بگیرید .

بایگانی-اسناد

صنعت بایگانی اسناد به استقبال فناوری میرود

علم و فناوری تغییرات قابل توجهی در صنعت مدیریت پرونده (اسناد) و بایگانی آنها نموده است . دانستن اینکه چه چیزی جدید است و چگونه می تواند در راستای کارامدی بیشتر، به شما کمک نماید ، در تصمیم گیری ها یک امر حیاتی است . در شیوه زندگی کنونی ، نگهداری اسناد و مدارک با تغییرات شدیدی مواجه شده که گاهی نیز این تغییرات برای سازمان ها ایجاد مشکل می کند، و گاهی سرعت انجام امور را افزایش می بخشد.  در اینجا اشاره ای گذرا به آخرین روند فناوری که در صنعت بایگانی اسناد روی داده است، می اندازیم.

مدیریت پرونده ها تحت پلتفرم های موبایل – پرونده های کاغذی در بسیاری از صنایع از جمله بهداشت و درمان ، نهادهای قانونی و دولتی به  سوابق دیجیتالی و پروتکل های مدیریتی تبدیل شده اند. فراهم آوردن امکان دسترسی آسان سند برای کاربران با تلفن همراه یکی از ایده های موفق در این زمینه به شمار می رود .

فرکانس رادیویی (RFID) – استفاده از تراشه های کامپیوتری به صورت برچسب بر روی اسناد  این اجازه می دهد تا کاربر عملیات پیگیری سند خود را در هر زمانی بدون احتیاج به مراجعه ی حضوری انجام دهد. این امر موجب حذف کامل زمان های اضافی برای جستجو و دسترسی به سوابق می شود.

بارکد و فهرست سازی  – با استفاده از تکنولوژی استاندارد بارکد، شما به راحتی قادر به پیدا کردن اسناد خود با یک اسکن ساده از این بارکد هستید . این کار را می توان برای کانتینرهای ذخیره سازی ، پوشه های فایل و یا حتی سیستم عامل رسانه های دیجیتال استفاده نمود .

دیجیتالی و اسکن اسناد – چه دوست داشته باشیم چه نه ، اسناد کاغذی هنوز هم بخشی از روز ما را در زندگی و معاملات شخصی و کسب و کار اشغال کرده اند . با اسکن تمام اسناد خود ، نه تنها پروسه بازیابی سوابق خود را آسان می کنید ، بلکه با این کار آنها را بیمه کرده اید . در واقع اسکن اسناد عامل مهمی در هنگام بروز یک فاجعه به شمار می رود .

حفظ و عدم سرقت اطلاعات – ظهور فن آوری های دیجیتال نه تنها سرعت بی واسطه و مستقیم را به ارمغان می آورد بلکه به روند حفظ و نگهداری سوابق ، کمک شایانی می نماید . با این امر مجرمان دیگر قادر به دسترسی آسان به پرونده ها نیستند . همچنین با استفاده از روش های جدید نابود سازی اطلاعات (کاغذ خردکن ها، خردکن های CD و …) می توانیم مطمئن شویم که تمامی اطلاعاتی که می خواهیم از بین ببریم به طور کامل نابود شده و دزدیده شدن آنها توسط مجرمان به امری محال تبدیل می شود.

دلایل نگهداری اسناد کاغذی

دلایل نگهداری اسناد کاغذی

دلایل زیادی برای تبدیل اسناد کاغذی به فرمت دیجیتالی وجود دارد، اما آیا شما واقعا برای انجام امور اداری خود به اسناد دیجیتالی احتیاج دارید؟ هر شخص یا شرکت برای برآورد نیازهای گوناگون خود در بعضی از موارد به اسناد کاغذی احتیاج پیدا می کند.  با توجه به این موضوع ،  نگهداری اسناد کاغذی در دسترس، ممکن است بیشتر از فایل های دیجیتالی به نفع سازمان باشد. اما با این حال در اکثر مواقع ، نیاز به دسترسی سریع به یک سند که احتیاجی به اصل (اصل مدرک فیزیکی) آن ندارید را در کار خود احساس می کنید.

این که آیا شما به دنبال صرفه جویی در هزینه ها با اسکن اسناد خود هستید، یا نگهداری فایل های فیزیکی را ترجیح می دهید، فقط خودتان می توانید به این سوال پاسخ درست دهید و فقط شما می دانید دقیقا به دنبال چه چیزی هستید. یک ایده ی خوب برای اسنادی که بیشتر مورد نیاز هستند استفاده از سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی است، اما این بدان معنا نیست که شما می توانید از اسناد کاغذی خود خلاص شوید.

همیشه برای نگه داشتن نسخه کاغذی برخی از اسناد مانند مدارک بیمه، اطلاعات وام ها، و یا برخی از اسناد دیگر دچار مشکل می شوید؟ ما به خوبی می دانیم برای نگهداری برخی از اسناد که دیگر لازم به نگهداری آن ها نباید نگران باشید.

به طور کلی برخی از اسناد و مقالات هستند که علاوه بر اینکه از آنها نسخه ی دیجیتال تهیه شده است ، باید خود سند کاغذی نیز به خوبی نگهداری شود. وقتی به این موضوع فکر می کنید، اغلب به این نتیجه می رسید که وقتی قرار است اسناد کاغذی نگهداری شود دیگر چه لزومی به دیجیتالی کردن این اسناد است؟

پاسخ این سوال در دست متخصصان گروه اسکن دیجیتال داک است:

دیجیتالی سازی اسناد موجب دسترسی سریع به یک پرونده ، صرفه جویی در زمان ، بهره وری بیشتر پرسنل در کارهای دیگر و در نهایت موجب پیشرفت شرکت یا سازمان مورد نظر می شود که این کار هیچ تناقضی با نگهداری اسناد کاغذی ندارد .

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ی اسکن اسناد خود با کارشناسان ما از طریق فرم تماس یا با شماره تماس های درج شده در سمت چپ همین صفحه تماس بگیرید.

همچنین برای درخصوص مزایای اسکن و دیجیتال سازی می توانید این صفحه را نیز مطالعه نمائید.

نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

۱۰ نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

افزایش راندمان در اسکن اسناد۵۰۰۰ قبل از میلاد: لوح اصلی

 مدت ها قبل ازلوح های دیجیتال امروز(تبلت ها) ،از یک لوح بسیار متفاوت برای ضبط و مستند سازی اطلاعات استفاده می شد.این لوح را از سنگ، خاک رس و یا موم ساخته، و در آن داستان، متون مقدس و محاسبات ریاضی را حک می کردند. این قرص مستطیل شکل به اندازه یک ورق کاغذ امروزی بوده است که تقریبا ۱۲ کیلوگرم وزن دارد.

افزایش راندمان در اسکن اسناد۳۰۰۰ سال قبل از میلاد: پاپیروس

 اگر چه در حال حاضر عملا پاپیروس منقرض شده،اما گیاه پاپیروس زمانی به عنوان منشا اصلی برای مقالات در مصر باستان و بین النهرین مورد استفاده قرار می گرفته است. در اوایل ۳۰۰۰ پیش از میلاد، این گیاه محکم از سواحل رودخانه نیل جمع آوری و به صورت رول توسط آدامس طبیعی از گیاه پاپیروس به هم متصل می شده است . اسناد پاپیروس مربوط به فراعنه باستانی هنوز وجود دارد، که این نشانگر دوام بسیار زیاد این ماده طبیعی می باشد.

روزنامه۱۴۴۰: چاپ مطبوعات

چاپ مطبوعات ، توسط یوهانس گوتنبرگ در یک شهر کوچک آلمانی در سال ۱۴۴۰ اختراع شد و هنوز به طور گسترده ای به عنوان یکی از تاثیر گذار ترین نوآوری های عصر مدرن شناخته شده است. گوتنبرگ از طریق ترکیبی از مرکب و فلزات ، قطعات متحرک را آغشته به نفت می کرد و کم کم این دستگاه با پیشرفت علم ، پیشرفته تر شد.

پاکن مداد۱۷۷۰: مداد پاک کن

قبل از اختراح و تولید پاک کن رایج، سنگ، موم و حتی تکه نان برای پاک کردن نشانه گذاری های ناخواسته مورد استفاده قرار می گرفت. تا اینکه سال ۱۷۷۰ مهندس انگلیسی ادوارد نارین به طور تصادفی قطعه ای از لاستیک را به جای خرده نان برای حذف نشانه گذاری های مداد استفاده کرد که منجر به کشف مداد پاک کن شد.

صرفه جویی در فضای کاری در اسکن اسناد۱۸۹۸: پر کردن کابینه

 ادوین سیبلز دریافت که سیستم پر کردن جعبه مخصوص نامه ها ناکارآمد و وقت گیر است، بنابراین او اولین سیستم بایگانی عمودی را در سال ۱۸۹۸ اختراع کرد، که در نهایت انقلابی در نگهداری سوابق و اسناد به وجود آمد .این اختراع مراحل بازیابی اطلاعات ها را آسان تر وبهره وری محیط کار را افزایش داد.

جداسازی۱۸۹۹: گیره کاغذ

 ​​مخترع نروژی یوهان والربرای اولین بار یک گیره کاغذ را درسال ۱۸۹۹اختراع و به ثبت رسانید. گیره کاغذ برای ضمیمه کردن بلیط به یک پارچه مورد استفاده قرار می گرفت و در ظاهر با گیره کاغذ رایج امروزی متفاوت بود. گیره کاغذ قدیمی بیضی شکل بوده وتوسط سنگ ساخته میشده و در انگلستان طراحی و به طور گسترده ای به عنوان “سنگ” کلیپ شناخته شد.

خرد کردن اسناد۱۹۰۹: کاغذ خردکن

 اولین کاغذ خردکن در سال ۱۹۰۹ توسط آبوت آگوستوس اختراع شد.

او سی آر۱۹۱۴:دستگاه تشخیص کاراکتر نوری (OCR)

 تکنولوژی OCR باعث می شود متن اسکن شده (که پس از اسکن به عکس تبدیل می شود) توسط ماشین تشخصی داده شده و قابل ویرایش شود. در ابتدا، این فن آوری برای توسعه دستگاه های خواندن کد برای نابینایان و تلگرافهای اولیه مورد استفاده قرار گرفت.

کامپیوتر شخصی۱۹۵۷: کامپیوتر شخصی

 اولین کامپیوتر شخصی IBM در سال ۱۹۵۷ با یک برچسب ​​قیمت ۵۵۰۰۰ دلار معرفی شد. اولین کامپیوتر قابل برنامه ریزی، برای استفاده توسط یک نفر در یک محیط اداری بود. وزن این کامپیوتر۳۴۰کیلوگرم و برای محاسبات ریاضی سریع در محیط های دانشگاهی ، عملیات اطلاعاتی نظامی استفاده می شد.

لوگوی اینترنت۱۹۸۲: اینترنت

 در فرم ابتدایی ترین آن، اینترنت مجموعه پروتکلها در سال ۱۹۸۲ به عنوان اولین شبکه اطلاعات در سراسر جهان معرفی شد. از طریق ایجاد اینترنت، اطلاعاتی را می توان در سراسر جهان در کسری از  ثانیه به جایی دیگر که شاید با هواپیما هم چند روز فاصله داشته باشد، ارسال کرد . امروزه شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن سند با استفاده از اینترنت و با برنامه های گوناگون، اسناد اسکن شده را براساس نیاز مشتری به فرمت های دیجیتال مختلف تبدیل می کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

DMS-مدیریت اسناد

مزایای DMS (سیستم مدیریت اسناد)

مزایای سیستم DMS به دو مورد زیر تقسیم می شود:

–         محسوس

–         نامحسوس

مزایای محسوس اتفاق هایی است که می تواند به مبنای اندازه گیری و بررسی داشته باشد.

مزایای نامحسوس اتفاق هایی است که قابل اندازه گیری و بررسی نسبت به قبل و بعد استفاده از سیستم مدیریت اسناد نیستند، اما با این وجود مزایایی که به طور غیر مستقیم از طریق اجرای DMS رخ می دهد شناخته شده است.

مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

–         کاهش فضای ذخیره سازی

–         دسترسی قابل انعطاف

–         نمایه سازی (ثبت) قابل انعطاف

–         جستجو سریع تر و قابل انعطاف تر

–         کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد

–         افزایش ضریب امنیت

–         بازیابی

–         بدون فایل های از دست رفته

–         آرشیو دیجیتال

–         بهبود پیروی از مقررات

–         بهبود جریان وجوه نقد

–         بهبود عملیات داخلی

–         مزیت رقابتی

–         بهبود و رضایت مشتریان

 مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

کاهش فضای ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری به منظور نگهداری و  بازیابی اسناد و پیروی از مقررات نگهداری اسناد سازمانی، بسیار گران تمام می شود. اسکن اسناد و مدارک و یکپارچه سازی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد، تا حد زیادی می تواند میزان فضای نگهداری مورد نیاز اسناد کاغذی و همچنین هزینه های گفته شده را کاهش دهد.

دسترسی قابل انعطاف

دسترسی به اسناد ذخیره شده در دیسک های سخت (سی دی، دی وی دی، هارد دیسک و …)، و یا بر روی میکروفیلم ها بسیار وقت گیر و زمان بر است . با استفاده از سیستم مدیریت اسناد و ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره آنها را در سرور مرکزی، زمان کمتری را برای جستجو و دسترسی به اسناد و مدارک حتی بدون ترک میز خود نیاز خواهید داشت. کاربران این سیستم همچنین می توانند با استفاده از کامپیوتر خود، به راحتی به اسناد ذخیره شده در دیگر سیستم های موجود دسترسی داشته باشند. اما همه این روش ها در سیستم کاغذی به صورتی است که ابتدا باید سند را پیدا کرد و سپس تغییرات لازم و کارهای مربوطه را  در آن اعمال کرد و دوباره آن را به بایگانی بازگرداند، این کار علاوه به وقت گیر بودن، امکان از بین رفتن (گم شدن) مدرک پس از خارج سازی از محل نگهداری را افزایش می دهد.

 نمایه سازی (فهرست سازی) قابل انعطاف

نمایه سازی میکروفیلم یا اسناد و مدارک را می توان از چند طریق انجام داد ولی این کار هم سخت است و هم پرهزینه و وقت گیر اما تصاویر از اسناد ذخیره شده در DMS را می توان ا%