نوشته‌ها

مدیریت اسناد

فواید سیستم مدیریت اسناد

فواید DMS به دو نوع اصلی دست بندی می شود.

ملموس: مزایای قابل لمس آن تغییراتی است که به راحتی قابل شناسایی و اندازه گیری هستند.

ناملموس: مزایای ناملموس تغییراتی هستند که به خودی خود و به راحتی پس از استفاده از DMS ، قابل شناسایی و اندازه گیری نیستند، اما با ایجاد یک سری از تغییرات که به طور غیر مستقیم رخ می دهند، شناخته می شوند.

مزایای ملموس شامل موارد زیر است:

کاهش ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری و ضرورت ذخیره اسناد به عنوان مثال بازیابی و رعایت مقررات، بدان معنی است که بر اساس ذخیره سازی سند، فضای درون سازمان هرروزه در حال اشغال بیشتری است. اسکن اسناد و یکپارچه سازی آنها با یک سیستم مدیریت اسناد تا حد زیادی می تواند میزان فضای ذخیره سازی را کاهش دهد. همچنین اجازه می دهد اسنادی که باید به عنوان پرونده فیزیکی ذخیره شوند در مکانی با هزینه کمتر ذخیره شوند.

بازیابی قابل انعطاف اطلاعات

بازیابی اسناد به شکل نسخه چاپی و یا اسنادی که بر روی میکروفیلم ذخیره می شود، باعث جذب زمان زیادی می شود .  DMSبا ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره سازی آنها به طور متمرکز، موجب می شود تا زمان کمتری برای بازیابی اسناد صرف شود و این امکان را می دهد بدون ترک میز کار اسناد را بیابیم. کاربران DMS (سیستم مدیریت دیجیتال اسناد) همچنین می توانند از طریق سیستم های آنلاین براحتی و در هر زمانی به اسناد دسترسی پیدا کنند.

نمایه سازی قابل انعطاف

نمایه سازی یا همان فهرست سازی در اسناد فیزیکی و میکروفیلم ها فقط ازیک طریق قابل اجرا است، که آن هم دشوار، پر هزینه و وقت گیر است. اما فایل های ذخیره شده در یک DMS را می توان از راه های مختلفی به طور همزمان نمایه سازی کرد .

جستجوی سریع تر و قابل انعطاف تر

 در سیستم های مدیریت اسناد می توانید هرکلمه یا عبارتی را که به بازیابی سند کمک می کند را جهت یافتن پرونده مورد نظر استفاده کرد، این توانایی در میکروفیلم یا پرونده های چاپی غیر ممکن است.  DMS همچنین اجازه می دهد که یک یا چند سند یا پوشه ای را رده بندی یا طبقه بندی کنید که این کار نیز با کاغذ و یا میکروفیلم ممکن نیست.

کنترل و بهبود دسترسی اسناد

تصویربرداری از اسناد الکترونیکی، عملیات به اشتراک گذاری اسناد را با همکاران و مشتریان بر روی یک شبکه آسان و این کار را از طریق ایمیل یا از طریق وب سایت به گونه ای دقیق کنترل می کند. اسناد کاغذی معمولا برای اشتراک گذاری نیاز به فتوکپی دارند و میکروفیلم ها نیز برای این کار باید ابتدا به کاغذ تبدیل شوند. این یک صرفه جویی در هزینه با کاهش هزینه های مرتبط با کپی پرونده مانند، چاپ، پست(هزینه جابجایی) و از بین بردن آن است که معمولا این عملیات با تاخیر زمانی نیز همراه است.

بهبود امنیت

DMS می تواند کنترل دقیقی بر اسناد محرمانه ایجاد نماید. راه حل های بسیاری در DMS وجود دارد که اجازه دسترسی به اسناد برای گروه ها و افراد مختلف کنترل شود. حال فرض کنید پرونده های چاپی اسناد در یک قفسه ی بایگانی و یا در یک اتاق سنتی که دارای همان سطح از امنیت است ذخیره شده اند، یعنی اگر افرادی به قفسه دسترسی داشته باشند به تمام پروندها اعم از محرمانه و عادی دسترسی دارند. اما DMS این آیتم خاص را که برای حفظ اسناد محرمانه با سیستم های مبتنی بر کاغذ یا میکروفیلم دشوار است، کاملا حل کرده است.

مراقبت از حوادث

DMS یک راه آسان برای ذخیره سازی و پشتیبان گیری از تمام اسناد و مدارک خارج شرکت، و ایجاد آرشیوی ایمن با استراتژی های بازیابی فاجعه را فراهم می کند. پرونده های فیزیکی برای بک آپ گیری روش های حجیم و گران قیمتی دارند و در برابر آتش، سیل، خرابکاری، سرقت و دیگر حوادث بسیار آسیب پذیر هستند .

هیچ فایلی از دست نمیرود

جایگزینی اسناد گم شده گران و وقت گیر و گاهی غیرقابل امکان است. با این حال در DMS، تصویربرداری از اسناد به صورت متمرکز باقی می ماند وهنگام نیاز، قابل مشاهده است، بنابراین هیچ فایلی از دست نمی رود و یا اشتباهی رخ نمی دهد. احتمال اشتباه در ثبت اسناد جدید نیز بسیار کمتر است، حتی اگر این اتفاق رخ دهد می توان به سرعت و به آسانی از طریق مکانیسم های جستجو آنها را یافت و اشتباه را تحصیح کرد .Document-Management-Systems

بایگانی دیجیتالی

نگه داشتن نسخه های بایگانی شده از اسناد در یک سیستم مدیریت اسناد، کمک می کند تا محافظت از اسناد کاغذی، که هنوز باید حفظ شود، در یک قالب غیر اختصاصی و بومی، مانند مایکروسافت ورد و یا اکسل انجام پذیرد.

بهبود پیروی از مقررات

خطر عدم همخوانی منجر به جریمه، لغو از کار، و یا در شرایط خاص صدور حکم منجر به بازداشت می شود. در سیستم مدیریت اسناد با ترکیبی از کنترل های امنیتی، مسیرهای حسابرسی، آرشیو و بازیابی فاجعه، این اطمینان حاصل می شود که سازمان قادر به تصدیق اعتبار از اطلاعات ذخیره شده و نشان دادن تطابق با مقررات و الزامات است.

بهبود جریان نقدینگی

افزایش بهره وری از پردازش فرآیندهای مبتنی بر سند، مانند فاکتورها، مجموعه بدهی و “نقدینگی  بحرانی” اسناد ، تضمین می کند که جریان نقدینگی را می توان به صورت متمرکز کنترل و همه مدارک مورد نیاز برای تصمیم گیری را بلافاصله مشاهده کرد.

مزایای ناملموس سیستم مدیریت اسناد DMS ممکن است شامل:

بهبود عملیات داخلی

کاهش زمان یکی دیگر ازمزایای ناملموس ایجاد شده توسط سیستم مدیریت اسناد میتواند باشد. افزایش زمان کاری برای تمامی عملکردها در یک سازمان، منجر به جریان بهتر اطلاعات، افزایش توانایی کارکنان برای حل پرسش ها و وظایف و احساس خوب پرسنل نیز از مزایای آن است.

لبه رقابتی

هم اکنون می توانید همان اطلاعات که قبلا به صورت کاغذ یا میکروفیلم ذخیره شده بود،  به مشتریان و مخاطبان به صورت الکترونیکی عرضه کنید. کاهش زمان ورود به بازار می تواند بر روی محصولات، خدمات و پشتیبانی اثر مثبت داشته باشد و تصور مشتریان را نسبت به امکانات و محصولات شما بهبود بخشد. بنابراین  DMSمیتواند یک مزیت رقابتی بین رقبای خود و یا به تعریف دیگر یک نقطه ضعف رقابتی در مقابل کسانی که سیستم مدیریت اسناد را دارا هستند باشد.

بهبود خدمات به مشتریان و جلب رضایت آنها

در حالت پاسخگویی دستی به دلیل اتلاف زمان زیاد، حصول اطمینان از رضایت مشتری کاهش می یابد. ولی در سیستم مدیریت اسناد با کاهش زمان ، پاسخ حرفه ای تر در زمان بیشتر، صرف جلب رضایت مشتری می شود و کارکنان بیشتر وقت خود را صرف تجارت اصلی میکنند .

حفظ سرمایه فکری – دانش سازمانی

اطلاعات جدید کاری را می توان بین کارکنان از طریق ایمیل و یا روش های دیگر به اشتراک گذاشت، با این کار تمامی کارمندان همیشه از اطلاعات جدید بروز هستند. با این کار حتی کارمندان جزء هم از جریانات کاری اطلاع داشته و می توانند اقدام به نظردهی آسان نمایند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

۱۰ نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

افزایش راندمان در اسکن اسناد۵۰۰۰ قبل از میلاد: لوح اصلی

 مدت ها قبل ازلوح های دیجیتال امروز(تبلت ها) ،از یک لوح بسیار متفاوت برای ضبط و مستند سازی اطلاعات استفاده می شد.این لوح را از سنگ، خاک رس و یا موم ساخته، و در آن داستان، متون مقدس و محاسبات ریاضی را حک می کردند. این قرص مستطیل شکل به اندازه یک ورق کاغذ امروزی بوده است که تقریبا ۱۲ کیلوگرم وزن دارد.

افزایش راندمان در اسکن اسناد۳۰۰۰ سال قبل از میلاد: پاپیروس

 اگر چه در حال حاضر عملا پاپیروس منقرض شده،اما گیاه پاپیروس زمانی به عنوان منشا اصلی برای مقالات در مصر باستان و بین النهرین مورد استفاده قرار می گرفته است. در اوایل ۳۰۰۰ پیش از میلاد، این گیاه محکم از سواحل رودخانه نیل جمع آوری و به صورت رول توسط آدامس طبیعی از گیاه پاپیروس به هم متصل می شده است . اسناد پاپیروس مربوط به فراعنه باستانی هنوز وجود دارد، که این نشانگر دوام بسیار زیاد این ماده طبیعی می باشد.

روزنامه۱۴۴۰: چاپ مطبوعات

چاپ مطبوعات ، توسط یوهانس گوتنبرگ در یک شهر کوچک آلمانی در سال ۱۴۴۰ اختراع شد و هنوز به طور گسترده ای به عنوان یکی از تاثیر گذار ترین نوآوری های عصر مدرن شناخته شده است. گوتنبرگ از طریق ترکیبی از مرکب و فلزات ، قطعات متحرک را آغشته به نفت می کرد و کم کم این دستگاه با پیشرفت علم ، پیشرفته تر شد.

پاکن مداد۱۷۷۰: مداد پاک کن

قبل از اختراح و تولید پاک کن رایج، سنگ، موم و حتی تکه نان برای پاک کردن نشانه گذاری های ناخواسته مورد استفاده قرار می گرفت. تا اینکه سال ۱۷۷۰ مهندس انگلیسی ادوارد نارین به طور تصادفی قطعه ای از لاستیک را به جای خرده نان برای حذف نشانه گذاری های مداد استفاده کرد که منجر به کشف مداد پاک کن شد.

صرفه جویی در فضای کاری در اسکن اسناد۱۸۹۸: پر کردن کابینه

 ادوین سیبلز دریافت که سیستم پر کردن جعبه مخصوص نامه ها ناکارآمد و وقت گیر است، بنابراین او اولین سیستم بایگانی عمودی را در سال ۱۸۹۸ اختراع کرد، که در نهایت انقلابی در نگهداری سوابق و اسناد به وجود آمد .این اختراع مراحل بازیابی اطلاعات ها را آسان تر وبهره وری محیط کار را افزایش داد.

جداسازی۱۸۹۹: گیره کاغذ

 ​​مخترع نروژی یوهان والربرای اولین بار یک گیره کاغذ را درسال ۱۸۹۹اختراع و به ثبت رسانید. گیره کاغذ برای ضمیمه کردن بلیط به یک پارچه مورد استفاده قرار می گرفت و در ظاهر با گیره کاغذ رایج امروزی متفاوت بود. گیره کاغذ قدیمی بیضی شکل بوده وتوسط سنگ ساخته میشده و در انگلستان طراحی و به طور گسترده ای به عنوان “سنگ” کلیپ شناخته شد.

خرد کردن اسناد۱۹۰۹: کاغذ خردکن

 اولین کاغذ خردکن در سال ۱۹۰۹ توسط آبوت آگوستوس اختراع شد.

او سی آر۱۹۱۴:دستگاه تشخیص کاراکتر نوری (OCR)

 تکنولوژی OCR باعث می شود متن اسکن شده (که پس از اسکن به عکس تبدیل می شود) توسط ماشین تشخصی داده شده و قابل ویرایش شود. در ابتدا، این فن آوری برای توسعه دستگاه های خواندن کد برای نابینایان و تلگرافهای اولیه مورد استفاده قرار گرفت.

کامپیوتر شخصی۱۹۵۷: کامپیوتر شخصی

 اولین کامپیوتر شخصی IBM در سال ۱۹۵۷ با یک برچسب ​​قیمت ۵۵۰۰۰ دلار معرفی شد. اولین کامپیوتر قابل برنامه ریزی، برای استفاده توسط یک نفر در یک محیط اداری بود. وزن این کامپیوتر۳۴۰کیلوگرم و برای محاسبات ریاضی سریع در محیط های دانشگاهی ، عملیات اطلاعاتی نظامی استفاده می شد.

لوگوی اینترنت۱۹۸۲: اینترنت

 در فرم ابتدایی ترین آن، اینترنت مجموعه پروتکلها در سال ۱۹۸۲ به عنوان اولین شبکه اطلاعات در سراسر جهان معرفی شد. از طریق ایجاد اینترنت، اطلاعاتی را می توان در سراسر جهان در کسری از  ثانیه به جایی دیگر که شاید با هواپیما هم چند روز فاصله داشته باشد، ارسال کرد . امروزه شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن سند با استفاده از اینترنت و با برنامه های گوناگون، اسناد اسکن شده را براساس نیاز مشتری به فرمت های دیجیتال مختلف تبدیل می کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir