نوشته‌ها

پنج نکته برای ذخیره و مدیریت فایلهای خود

در عصر امروز به طور میانگین افراد مجبور به مدیریت حجم زیادی از فایل های دیجیتالی هستند. اگر مطمئن نیستید که چگونه بهترین روش برای ذخیره و مدیریت فایلهای خود را پیدا کنید، تنها نیستید. با در نظر گرفتن این پنج نکته سریع از شر موضوع نگهداری و مدیریت فایل دیجیتال خلاص شوید.

یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.

هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامترهای مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.

قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.

نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلیدواژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.

ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.

اسکن و دیجیتال سازی تخصص ماست. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.

فایل های غیر ضروری را حذف کنید.

در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟ اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.

استفاده از اسکن

اگر می دانید با تعداد زیادی فایل فیزیکی هر روز سروکله می زنید، ساده ترین راه برای مدیریت آن ها این است که تمام اسناد مذبور را جهت اسکن و دسته بندی به “دیجیتال داک” ارسال کنید. علاوه بر کیفیت تیم ما دقت را نیز بالاترین عنصر در امر دیجیتال سازی می داند همین امر تضمین می کند که شما به راحتی می توانید فایل های خود را جستجو کنید و آن ها را بازیابی کنید. همین امروز با ما تماس بگیرید

1420556593_42-17683572-640x434

بایگانی الکترونیکی با استفاده از باکتری

در حالی که انسان به دنبال زمین های بیشتر برای زیستن بر روی کره ماه می گردد بایگانی های فیزیکی مساحت های قابل توجه ای را در این کره خاکی از آن خود کرده اند؛ مساحتی بیشتر از ۸۰۰ کیلومتر قفسه های بایگانی تحت اشغال آرشیو ملی آمریکا، و مساحتی بالغ بر ۱۶۰ کیلومتر تحت اشغال آرشیو ملی فرانسه خود گواه این مطلب است. این بار دانشمندان هنگ کنگی موفق شدند از یک باکتری اطلاعات به عنوان حافظه برای خواندن و نوشتن استفاده کنند.

جمعی از محققین دانشگاه هنگ کنگ، پیشرفت بسیار جالبی برای ذخیره حجم عظیمی از دیتا بر روی یک مکان جدید شدند؛ این مکان جدید یک باکتری بود!!! باکتری ای کولی نام یکی از باکتری های معروف است که  در ایجاد مسمومیت های غذایی نقش بسازیی دارد.

 بیو، ذخیره کردن یا همان علم ذخیره سازی و نوشتن دیتا بر ارگانیسم های زنده پدیده تازه ای است که نزدیک به یک دهه از عمر آن می گذرد.

این تکنولوژی به معنی این است که می توانید حجم بسیاری از اطلاعات را در جعبه ای از باکتری در یخچال منزلتان نگهداری کنید، این گفته آدرین یم یکی از دانشجویان این گروه است.

طبق گفته یک خبرگزاری در فرانسه، این تکنولوژی به سال ۲۰۰۷ بازمیگردد که در آن زمان گروهی از دانشجویان دانشگاه Q ژاپن موفق شدند تئوری نسبت انیشتن را روی DNA یکی از باکتری ها بنویسند، بعد از این کشف آنان اعلام کردند که باکتری های می توانند اطلاعاتی که بر روی آن ها نوشته شده را به مدت هزاران سال نگهداری کنند این امر به این دلیل است که این باکتری همواره گروهی از ارگانیسم های تک سلولی را تولید می کند. این در حالی است که دانشمندان هنگ کنگی، از این هم فراتر رفتند و روشی برای حفظ و ذخیره دیتاهایی بسیار پیچیده تر و غلبه بر مشکلاتی که این کار را ناممکن کرده بود ابداع نمودند.

طبق اعلام این گروه، یک گرم از این باکتری می تواند گنجایش ۴۵۰۲۰۰۰ گیگابایت از دیتا را داشته باشد.smartphone-germs-2

این گروه از دانشجویان، روشی ایجاد کردند که به ظرفیت حافظه ای باکتری ها برای فشرده سازی اطلاعات و سپس بخش بندی آنها و تقسیم کردن آن بین سلول های گوناگون کمک می کند. این موضوع با نقشه برداری از DNA باکتری ها بسیار آسان تر نیز شده است. با استفاده از این روش، علاوه بر نوشته ها  اقدام به ذخیره تصاویر و موسیقی و حتی فیلم نیز نمود.

این تیم حتی موفق به کدگذاری این اطلاعات ذخیره شده روی باکتری ها شده اند که این امر می تواند خبر بسیار خوبی برای امنیت اطلاعات باشد. زیرا طبق گفته یکی دیگر از دانشجویان: نکته اصلی در تضمین امنیت اطلاعات بر روی این باکتری این است که باکتری مانند انواع وسایل الکترونیکی قابل هک شدن نیستند. همچنین این کدگذاری در تضمین عدم حذف دیتاها در جهش های باکتری ها نیز نقش بسزایی را ایفا می کند.

طبق گفته برخی از دانشجویان این گروه باید امیدوار بود که روزی کامپیوترهای کنونی ما تبدیل به ظرف هایی کوچک از باکتری ها شوند.

در آخر نیز می توان بیان کرد که روش مورد استفاده این گروه از دانشجویان شبیه روش هایی است که در برای کاهش ژن های غذایی از آنها استفاده می شود؛ با فرق اساسی که تغییر بخش های یک ارگانیسم به این گروه کمک می کند تا اطلاعات بیشتری به سلول این باکتری منتقل کنند.

شاید روزی ایده و ابداع این دانشجویان عملی شود و حجم کسری از باکتری ها را هر روزه در اطراف خود شاهد باشیم.

images

اسکن اسناد تاریخی کلید گذشته,حال,آینده

با توجه به اهمیتی که اسناد تاریخی در هر تحقیق و پژوهشی دارند و استناد به آنها اعتبار بیشتری به پژوهشهای تاریخی می‌بخشد سعی داریم موقعیت و جایگاه اسناد، در تاریخ‌نگاری را ذکر کنیم. به این منظور تأثیر مثبت اسکن اسناد در پژوهشهای تاریخی به عنوان مهمترین منابع مکتوب شده مورد بررسی قرار گرفته و پس از آن به بحث درباره مفهوم آرشیو و مدارک آرشیوی خواهیم پرداخت.
اهمیت و اعتبار سند، اصالت اسناد به ویژه اسناد آرشیوی را برای استفاده مورخ بیان می‌کند و اینکه نسبت به ‌آثار باستانی و آثار مکتوب دیگر کمتر مورد سوء استفاده و جعل قرار گرفته‌ اند.
از دوران اختراع خط و سهولت در نگارش و ثبت و ضبط حوادث و وقایع تا دوران اختراع صنعت چاپ و پدیدار شدن اسناد در متون تحقیقی و بایگانی آنها، اسناد مهمترین منبع تاریخی محسوب شده که مورخان با استناد به آنها به صحت و سقم مطالب خود پی برده‌، با مدارک مستدل و براهین مستحکم‌تر به بررسی حوادث و رویداد‌های تاریخی پرداخته‌اند. اگر چه در ابتدا بی‌‌توجهی به جمع‌آوری اسناد و استناد به آنها موجب از بین رفتن بسیاری از اسناد مربوط به تاریخ ایران شده و مسامحه در این امر مهم باعث شده فقط راجع به بعضی از دورانهای تاریخی سند موجود باشد.
اسناد برای پژوهشهای تاریخی، همچون مصالحی هستند که مورخ با استفاده از آنها به بازسازی تاریخ می‌پردازد و در نتیجه «روابط اجتماعی» انسانها به وجود می‌آید. اسناد با توجه به استفاده‌‌ای که در هر زمان از آنها می‌شود دارای دو ارزش اداری و تحقیقی هستند. تا زمانی که مطالب آنها مربوط به مسائل روزمره جاری است، اداری یا شخصی محسوب می‌شوند. پس از آن که ارزش جاری و روزمره خود را از دست دادند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند. بنابراین پژوهشها و تحلیلهای مورخ بدون مراجعه به اسناد کامل نخواهد شد.
اسناد تاریخی از مهمترین منابع مکتوب در پژوهشهای تاریخی به شمار می‌آیند که شامل:
مکاتبات حکومتی، فرمانها، معاملات سیاسی، گزارشهای اقتصادی، فرهنگی، نظامی، اسناد قضایی، مالی، حقوقی و برخی مکاتبات خصوصی و خانوادگی می‌باشند.
بی‌توجهی به حفظ و نگهداری اسناد، موجب از میان رفتن بسیاری از آنها در طول تاریخ شده است. مورخ بیش از هر چیز باید از اصالت سندی که به ‌آن استناد می‌کند و جعلی نبودن آن مطمئن باشد.
برای تعیین اصالت سند می‌توان شواهدی را در آنها در نظر گرفت. سندی که بتوان به آن اطمینان کرد، نباید مخدوش، خط خورده، تراشیده، شکسته، ترمیم شده و نونویس باشد.
اگر سند رونوشت یا به اصطلاح قدیم «سواد» است باید از روی اصل استنساخ شده و خلاصه نشده باشد. برای شناسایی سند، توجه مهر و حاشیه نوشته‌های آن ضروری است از طریق کاغذ، مرکب و تزیینات یک سند نیز می‌توان اصالت آن را تعیین کرد.

مدارک آرشیوی

آرشیو (Archives) مجموعه نوشته‌ها و اوراقی هستند که خود حاصل فعالیتهای روزمره و مستمر دیوانهای سابق و ادارات کنونی می‌باشند و مندرجات آنها از نظر نحوه بهره‌برداری دارای دو گونه ارزش اداری و ارزش تحقیقی است، به این معنی که مادامی که مطالب آنها مربوط به امور جاری و روزمره اداری است دارای ارزش اداری هستند پس از آنکه از گردش فعالیتهای روزمره اداری خارج شدند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند.
در این حالت به آنها «اسناد تاریخی» اطلاق می‌شود. بدین ترتیب اسناد تاریخی شامل کلیه فرمانهای سلطنتی، مکاتبات و اسناد سیاسی، معاهدات، نوشته‌های اداری، اسناد قضایی، مالی و حقوقی، گزارشهای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و نظامی و برخی مکاتبات خصوصی دوستانه و خانوادگی می‌باشند که در قدیم به آنها: سلطانیات، دیوانیات و اخوانیات می‌گفتند.

حساسیت کشورهای مختلف به حفظ اسنادشان که بعضا عمر آن‌ها به صد سال هم نمی‌رسد بیانگر اهمیت آرشیو اسناد است .خوشبختانه کشور ما مشکلی در وجود اسناد با ارزش و قدیمی و در معنای کلی محتوا ندارد، از طرفی نیز مردم حاضرند تا اسناد و کتاب‌های قدیمی خود را در اختیار مرکز اسناد ملی قرار دهند ولی ما به دلیل کمبود فضا و بودجه قادر به حفظ پیشینه خود نیستیم.IMG09365032

اهمیت و اعتبار سند

از میان گروههای پنجگانه منابع و مآخذ تحقیقی :

  1. منابع ذهنی یا نقلی
  2. منابع باستانشناسی
  3. منابع تصویری و ترسیمی
  4. منابع کتبی
  5. مدارک آرشیوی

مدارک آرشیوی دارای اصالت و اعتبار بیشتری است زیرا هر سند اداری و دیوانی و هر فرمان و نامه رسمی که امروز به دست می‌آید به زمان و رویدادی خاص و حقیقی بستگی داشته و در نتیجه رابطه مستقیم و طبیعی بین اثر و مؤثر موجود است. به علاوه قضاوتها و داوریهایی که درباره آنها می‌شود و آنچه از محتوای آنها استباط می‌گردد برخلاف متون قدیمی که دستخوش تغییر و تبدیل و شک و اصلاح بوده‌‌اند و یا مدارک باستانشناسی که مبنای قضاوت و استنباط در مورد آنها غالباً مبتنی به حدس و گمان و تقریب است، بر پایه اعتبار و یقین و اصالت آنها استوار است.
ضمناً چون برای حفظ روابط جامعه با دستگاههای اداری و حاکمه تهیه و تنظیم شده و می‌شوند خالی از شایعه، دروغ، تظاهر، اغراض خصوصی و ملاحظه‌کاریهاست. همین نقش اساسی و قابل اعتماد که این منبع، در اصالت ضبط وقایع ایفا می‌نماید از قدیم‌ترین ایام در جوامع باستانی شناخته و اهمیت آن آشکار بوده است. بنابراین با استفاده از این نوع مدارک به اشتباهات، پرده‌پوشی، مجهولات، گزافه‌گویی‌‌ها و بالاخره ملاحظه‌کاریهای برخی از تاریخ‌نویسان گذشته می‌‌توان پی‌برد و حقایق امور را درک و کشف کرد.

با موارد بیان شده فوق به نیاز شدید دنیای امروز به حفظ و ثبت اسناد خود در تمام ضمینه ها پی می بریم. اسناد و مدارکی که امروز در دست ما و یا سایر مردم در هر جای دنیا قرار دارد شاید در آیده برگی از تاریخ گردد برگی که ممکن است یک فرد یا ملت را به اوج ببرد. بیایید در حفظ تاریخ دستی داشته باشیم، برای اطلاع از خدمات اسکن اسناد تاریخی می توانید از طریق فرم تماس یا سایر روش های دیگر با ما تماس حاصل نمائید.

0b93086

آیا آرشیو الکترونیکی اسناد برای آینده ی شرکت ها مفید است ؟

با گذشت زمان راه های ذخیره سازی اطلاعات و آرشیو اسناد توسط انسان ، به طور چشمگیری تغییر کرده و کم کم  استفاده از اسناد کاغذی برچیده و به سمت فایل های دیجیتالی و بایگانی الکترونیکی رهنمون شده است . این اتفاق بسیار سریعتر از چه کسی فکرش را کند در حال رخداد می باشد . در واقع انسان به جای استفاده از جعبه ها و قفسه ها برای بایگانی اسناد، در حال تغییر روش و بایگانی تمام اطلاعات خود در رایانه ها برای امنیت بیشتر و دسترسی آسان تر است. بسیاری از شرکت ها، سیستم های مدیریت اسناد خود را به تدریج در طول زمان تبدیل به سیستم های بایگانی دیجیتالی کرده اند.  یکی از دلایل مهم این شرکت ها برای تغییر روش از سیستم بایگانی دستی به بایگانی فیزیکی، کارآمد تر بودن سیستم بایگانی دیجیتالی برای پیشبرد اهداف شرکت است .

به مرور زمان بسیاری از شرکت های موجود به سیستم گردش کار بدون کاغذ که بنظر می رسد مهترین مرحله برای شروع ذخیره سازی مدرن اسناد است روی آورده اند. دلیل این امر این می تواند باشد که اسناد دیجیتالی در نگهداری و همچنین به اشتراک گذاری و برقراری ارتباط بین سایر شرکت ها، بسیار منعطف تر هستند . برای مثال اگر نیاز به ارسال سندی خاص به شخص دیگری را دارید ، به جای گرفتن کپی از آن و سپس ارسال آن توسط  پست، پیک یا … پس از دیجیتال سازی شما قادر به ارسال همان سند تنها آن با فشردن چند کلید از صفحه ی کیبورد خود هستید . همچنین پس از مکانیزاسیون کامل تمام پرسنل شرکت نیز با استفاده از نرم افزارهای مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتالی می توانند مطالب و اسناد را در بین خود به اشتراک بگذارند که این کار از فرستادن ایمیل نیز آسان تر است! به طور کلی مدیریت اسناد با استفاده از بایگانی دیجیتالی آنها یک تحول عظیم در جریان کاری دفتر و یا شرکت به شمار می رود .

از آنجا که کارآمدی فایل های دیجیتالی روز به روز در حال توسعه و پیشرفت است ، این امر مشخص است که برای داشتن یک شرکت مدرن حتما باید از  صنعت مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتالی بهره برداری نمود . اکثر شرکت ها در حال حاضر به خدمات مدیریت اسناد دیجیتالی تجهیز شده اند و به نظر می رسد که با گذشت زمان نه چندان طولانی تمام شرکت ها به شرکت هایی بدون کاغذ تبدیل شوند. پس اسکن و دیجیتالی نمودن اسناد یک راه حل مناسب برای آینده ی سازمان ها به شمار می رود .

مدیریت اسناد

فواید سیستم مدیریت اسناد

فواید DMS به دو نوع اصلی دست بندی می شود.

ملموس: مزایای قابل لمس آن تغییراتی است که به راحتی قابل شناسایی و اندازه گیری هستند.

ناملموس: مزایای ناملموس تغییراتی هستند که به خودی خود و به راحتی پس از استفاده از DMS ، قابل شناسایی و اندازه گیری نیستند، اما با ایجاد یک سری از تغییرات که به طور غیر مستقیم رخ می دهند، شناخته می شوند.

مزایای ملموس شامل موارد زیر است:

کاهش ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری و ضرورت ذخیره اسناد به عنوان مثال بازیابی و رعایت مقررات، بدان معنی است که بر اساس ذخیره سازی سند، فضای درون سازمان هرروزه در حال اشغال بیشتری است. اسکن اسناد و یکپارچه سازی آنها با یک سیستم مدیریت اسناد تا حد زیادی می تواند میزان فضای ذخیره سازی را کاهش دهد. همچنین اجازه می دهد اسنادی که باید به عنوان پرونده فیزیکی ذخیره شوند در مکانی با هزینه کمتر ذخیره شوند.

بازیابی قابل انعطاف اطلاعات

بازیابی اسناد به شکل نسخه چاپی و یا اسنادی که بر روی میکروفیلم ذخیره می شود، باعث جذب زمان زیادی می شود .  DMSبا ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره سازی آنها به طور متمرکز، موجب می شود تا زمان کمتری برای بازیابی اسناد صرف شود و این امکان را می دهد بدون ترک میز کار اسناد را بیابیم. کاربران DMS (سیستم مدیریت دیجیتال اسناد) همچنین می توانند از طریق سیستم های آنلاین براحتی و در هر زمانی به اسناد دسترسی پیدا کنند.

نمایه سازی قابل انعطاف

نمایه سازی یا همان فهرست سازی در اسناد فیزیکی و میکروفیلم ها فقط ازیک طریق قابل اجرا است، که آن هم دشوار، پر هزینه و وقت گیر است. اما فایل های ذخیره شده در یک DMS را می توان از راه های مختلفی به طور همزمان نمایه سازی کرد .

جستجوی سریع تر و قابل انعطاف تر

 در سیستم های مدیریت اسناد می توانید هرکلمه یا عبارتی را که به بازیابی سند کمک می کند را جهت یافتن پرونده مورد نظر استفاده کرد، این توانایی در میکروفیلم یا پرونده های چاپی غیر ممکن است.  DMS همچنین اجازه می دهد که یک یا چند سند یا پوشه ای را رده بندی یا طبقه بندی کنید که این کار نیز با کاغذ و یا میکروفیلم ممکن نیست.

کنترل و بهبود دسترسی اسناد

تصویربرداری از اسناد الکترونیکی، عملیات به اشتراک گذاری اسناد را با همکاران و مشتریان بر روی یک شبکه آسان و این کار را از طریق ایمیل یا از طریق وب سایت به گونه ای دقیق کنترل می کند. اسناد کاغذی معمولا برای اشتراک گذاری نیاز به فتوکپی دارند و میکروفیلم ها نیز برای این کار باید ابتدا به کاغذ تبدیل شوند. این یک صرفه جویی در هزینه با کاهش هزینه های مرتبط با کپی پرونده مانند، چاپ، پست(هزینه جابجایی) و از بین بردن آن است که معمولا این عملیات با تاخیر زمانی نیز همراه است.

بهبود امنیت

DMS می تواند کنترل دقیقی بر اسناد محرمانه ایجاد نماید. راه حل های بسیاری در DMS وجود دارد که اجازه دسترسی به اسناد برای گروه ها و افراد مختلف کنترل شود. حال فرض کنید پرونده های چاپی اسناد در یک قفسه ی بایگانی و یا در یک اتاق سنتی که دارای همان سطح از امنیت است ذخیره شده اند، یعنی اگر افرادی به قفسه دسترسی داشته باشند به تمام پروندها اعم از محرمانه و عادی دسترسی دارند. اما DMS این آیتم خاص را که برای حفظ اسناد محرمانه با سیستم های مبتنی بر کاغذ یا میکروفیلم دشوار است، کاملا حل کرده است.

مراقبت از حوادث

DMS یک راه آسان برای ذخیره سازی و پشتیبان گیری از تمام اسناد و مدارک خارج شرکت، و ایجاد آرشیوی ایمن با استراتژی های بازیابی فاجعه را فراهم می کند. پرونده های فیزیکی برای بک آپ گیری روش های حجیم و گران قیمتی دارند و در برابر آتش، سیل، خرابکاری، سرقت و دیگر حوادث بسیار آسیب پذیر هستند .

هیچ فایلی از دست نمیرود

جایگزینی اسناد گم شده گران و وقت گیر و گاهی غیرقابل امکان است. با این حال در DMS، تصویربرداری از اسناد به صورت متمرکز باقی می ماند وهنگام نیاز، قابل مشاهده است، بنابراین هیچ فایلی از دست نمی رود و یا اشتباهی رخ نمی دهد. احتمال اشتباه در ثبت اسناد جدید نیز بسیار کمتر است، حتی اگر این اتفاق رخ دهد می توان به سرعت و به آسانی از طریق مکانیسم های جستجو آنها را یافت و اشتباه را تحصیح کرد .Document-Management-Systems

بایگانی دیجیتالی

نگه داشتن نسخه های بایگانی شده از اسناد در یک سیستم مدیریت اسناد، کمک می کند تا محافظت از اسناد کاغذی، که هنوز باید حفظ شود، در یک قالب غیر اختصاصی و بومی، مانند مایکروسافت ورد و یا اکسل انجام پذیرد.

بهبود پیروی از مقررات

خطر عدم همخوانی منجر به جریمه، لغو از کار، و یا در شرایط خاص صدور حکم منجر به بازداشت می شود. در سیستم مدیریت اسناد با ترکیبی از کنترل های امنیتی، مسیرهای حسابرسی، آرشیو و بازیابی فاجعه، این اطمینان حاصل می شود که سازمان قادر به تصدیق اعتبار از اطلاعات ذخیره شده و نشان دادن تطابق با مقررات و الزامات است.

بهبود جریان نقدینگی

افزایش بهره وری از پردازش فرآیندهای مبتنی بر سند، مانند فاکتورها، مجموعه بدهی و “نقدینگی  بحرانی” اسناد ، تضمین می کند که جریان نقدینگی را می توان به صورت متمرکز کنترل و همه مدارک مورد نیاز برای تصمیم گیری را بلافاصله مشاهده کرد.

مزایای ناملموس سیستم مدیریت اسناد DMS ممکن است شامل:

بهبود عملیات داخلی

کاهش زمان یکی دیگر ازمزایای ناملموس ایجاد شده توسط سیستم مدیریت اسناد میتواند باشد. افزایش زمان کاری برای تمامی عملکردها در یک سازمان، منجر به جریان بهتر اطلاعات، افزایش توانایی کارکنان برای حل پرسش ها و وظایف و احساس خوب پرسنل نیز از مزایای آن است.

لبه رقابتی

هم اکنون می توانید همان اطلاعات که قبلا به صورت کاغذ یا میکروفیلم ذخیره شده بود،  به مشتریان و مخاطبان به صورت الکترونیکی عرضه کنید. کاهش زمان ورود به بازار می تواند بر روی محصولات، خدمات و پشتیبانی اثر مثبت داشته باشد و تصور مشتریان را نسبت به امکانات و محصولات شما بهبود بخشد. بنابراین  DMSمیتواند یک مزیت رقابتی بین رقبای خود و یا به تعریف دیگر یک نقطه ضعف رقابتی در مقابل کسانی که سیستم مدیریت اسناد را دارا هستند باشد.

بهبود خدمات به مشتریان و جلب رضایت آنها

در حالت پاسخگویی دستی به دلیل اتلاف زمان زیاد، حصول اطمینان از رضایت مشتری کاهش می یابد. ولی در سیستم مدیریت اسناد با کاهش زمان ، پاسخ حرفه ای تر در زمان بیشتر، صرف جلب رضایت مشتری می شود و کارکنان بیشتر وقت خود را صرف تجارت اصلی میکنند .

حفظ سرمایه فکری – دانش سازمانی

اطلاعات جدید کاری را می توان بین کارکنان از طریق ایمیل و یا روش های دیگر به اشتراک گذاشت، با این کار تمامی کارمندان همیشه از اطلاعات جدید بروز هستند. با این کار حتی کارمندان جزء هم از جریانات کاری اطلاع داشته و می توانند اقدام به نظردهی آسان نمایند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

حفظ فایل های دیجیتالی

حفظ فایل های دیجیتالی پس از اسکن

پس از هر پروژه بزرگ اسکن لازم است که تمام اسناد اسکن شده نگهداری شوند تا مطمئن شوید که تمامی فایل های خود را مطابق نسخه اصلی اسکن کرده اید. یکی از مزایای اصلی داشتن پرونده ها به صورت تمام دیجیتالی در وهله اول بهبود سازمان است وهمچنین این امر سهولت دسترسی به همه فایل ها را امکان پذیر می کند. پس از اینکه از درستی اسکن تمام پرونده ها اطمینان حاصل شد،توصیه ما این است که پرونده هایی که از اهمیت کمتری برخوردارند را خرد کرده و به بازیافت تحویل دهید.

اگر شما به صورت سالانه مقداری زیادی از اسناد را که طور مداوم با آنها سر و کاردارید، به شرکت های تخصصی اسکن می سپارید ،در این صورت هزینه های جاری و زمان صرف شده در دیجیتالی سازی بطور قابل توجهی کمترخواهد بود. روش دیگر این است که یک مقدار کوچکتر از اسناد  را که نیاز به اسکن و دیجیتالی شدن دارند ، به طور مثال بین ۱۰ تا ۵۰ عدد در هر ماه، خودتان کم کم اسکن کنید که این کار هم در بعضی مواقع بنفع شرکت است .

چرا حفظ سیستم جدید مدیریت اسناد حائذ اهمیت است ؟

ایدههای خوب همیشه مورد استقبال افراد باهوش وکسانی که به دنبال سود بیشتر و راحتی کار هستند بوده است . سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی به دلیل بهبود سازمان و بهره وری، بیشتر مورد توجه واقع شده است . مسلما بهبود و بهره وری دو مفهوم جدا ازهم هستند اما در کسب و کار تمایل به یکی شدن که همان حفظ یک سیستم جدید و برداشت بهتر کاراست را دارند. با اسکن اسناد شما می توانید با هزینه ی کم ، اسناد خود را دیجیتالی کنید که  این کار برای شرکت شما بسیار سازنده و مفید است و همچنین مقداری از فضای کاری شما، که بیهوده اشغال شده است را نجات می دهد.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

۱۰ نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

افزایش راندمان در اسکن اسناد۵۰۰۰ قبل از میلاد: لوح اصلی

 مدت ها قبل ازلوح های دیجیتال امروز(تبلت ها) ،از یک لوح بسیار متفاوت برای ضبط و مستند سازی اطلاعات استفاده می شد.این لوح را از سنگ، خاک رس و یا موم ساخته، و در آن داستان، متون مقدس و محاسبات ریاضی را حک می کردند. این قرص مستطیل شکل به اندازه یک ورق کاغذ امروزی بوده است که تقریبا ۱۲ کیلوگرم وزن دارد.

افزایش راندمان در اسکن اسناد۳۰۰۰ سال قبل از میلاد: پاپیروس

 اگر چه در حال حاضر عملا پاپیروس منقرض شده،اما گیاه پاپیروس زمانی به عنوان منشا اصلی برای مقالات در مصر باستان و بین النهرین مورد استفاده قرار می گرفته است. در اوایل ۳۰۰۰ پیش از میلاد، این گیاه محکم از سواحل رودخانه نیل جمع آوری و به صورت رول توسط آدامس طبیعی از گیاه پاپیروس به هم متصل می شده است . اسناد پاپیروس مربوط به فراعنه باستانی هنوز وجود دارد، که این نشانگر دوام بسیار زیاد این ماده طبیعی می باشد.

روزنامه۱۴۴۰: چاپ مطبوعات

چاپ مطبوعات ، توسط یوهانس گوتنبرگ در یک شهر کوچک آلمانی در سال ۱۴۴۰ اختراع شد و هنوز به طور گسترده ای به عنوان یکی از تاثیر گذار ترین نوآوری های عصر مدرن شناخته شده است. گوتنبرگ از طریق ترکیبی از مرکب و فلزات ، قطعات متحرک را آغشته به نفت می کرد و کم کم این دستگاه با پیشرفت علم ، پیشرفته تر شد.

پاکن مداد۱۷۷۰: مداد پاک کن

قبل از اختراح و تولید پاک کن رایج، سنگ، موم و حتی تکه نان برای پاک کردن نشانه گذاری های ناخواسته مورد استفاده قرار می گرفت. تا اینکه سال ۱۷۷۰ مهندس انگلیسی ادوارد نارین به طور تصادفی قطعه ای از لاستیک را به جای خرده نان برای حذف نشانه گذاری های مداد استفاده کرد که منجر به کشف مداد پاک کن شد.

صرفه جویی در فضای کاری در اسکن اسناد۱۸۹۸: پر کردن کابینه

 ادوین سیبلز دریافت که سیستم پر کردن جعبه مخصوص نامه ها ناکارآمد و وقت گیر است، بنابراین او اولین سیستم بایگانی عمودی را در سال ۱۸۹۸ اختراع کرد، که در نهایت انقلابی در نگهداری سوابق و اسناد به وجود آمد .این اختراع مراحل بازیابی اطلاعات ها را آسان تر وبهره وری محیط کار را افزایش داد.

جداسازی۱۸۹۹: گیره کاغذ

 ​​مخترع نروژی یوهان والربرای اولین بار یک گیره کاغذ را درسال ۱۸۹۹اختراع و به ثبت رسانید. گیره کاغذ برای ضمیمه کردن بلیط به یک پارچه مورد استفاده قرار می گرفت و در ظاهر با گیره کاغذ رایج امروزی متفاوت بود. گیره کاغذ قدیمی بیضی شکل بوده وتوسط سنگ ساخته میشده و در انگلستان طراحی و به طور گسترده ای به عنوان “سنگ” کلیپ شناخته شد.

خرد کردن اسناد۱۹۰۹: کاغذ خردکن

 اولین کاغذ خردکن در سال ۱۹۰۹ توسط آبوت آگوستوس اختراع شد.

او سی آر۱۹۱۴:دستگاه تشخیص کاراکتر نوری (OCR)

 تکنولوژی OCR باعث می شود متن اسکن شده (که پس از اسکن به عکس تبدیل می شود) توسط ماشین تشخصی داده شده و قابل ویرایش شود. در ابتدا، این فن آوری برای توسعه دستگاه های خواندن کد برای نابینایان و تلگرافهای اولیه مورد استفاده قرار گرفت.

کامپیوتر شخصی۱۹۵۷: کامپیوتر شخصی

 اولین کامپیوتر شخصی IBM در سال ۱۹۵۷ با یک برچسب ​​قیمت ۵۵۰۰۰ دلار معرفی شد. اولین کامپیوتر قابل برنامه ریزی، برای استفاده توسط یک نفر در یک محیط اداری بود. وزن این کامپیوتر۳۴۰کیلوگرم و برای محاسبات ریاضی سریع در محیط های دانشگاهی ، عملیات اطلاعاتی نظامی استفاده می شد.

لوگوی اینترنت۱۹۸۲: اینترنت

 در فرم ابتدایی ترین آن، اینترنت مجموعه پروتکلها در سال ۱۹۸۲ به عنوان اولین شبکه اطلاعات در سراسر جهان معرفی شد. از طریق ایجاد اینترنت، اطلاعاتی را می توان در سراسر جهان در کسری از  ثانیه به جایی دیگر که شاید با هواپیما هم چند روز فاصله داشته باشد، ارسال کرد . امروزه شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن سند با استفاده از اینترنت و با برنامه های گوناگون، اسناد اسکن شده را براساس نیاز مشتری به فرمت های دیجیتال مختلف تبدیل می کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

DMS-مدیریت اسناد

مزایای DMS (سیستم مدیریت اسناد)

مزایای سیستم DMS به دو مورد زیر تقسیم می شود:

–         محسوس

–         نامحسوس

مزایای محسوس اتفاق هایی است که می تواند به مبنای اندازه گیری و بررسی داشته باشد.

مزایای نامحسوس اتفاق هایی است که قابل اندازه گیری و بررسی نسبت به قبل و بعد استفاده از سیستم مدیریت اسناد نیستند، اما با این وجود مزایایی که به طور غیر مستقیم از طریق اجرای DMS رخ می دهد شناخته شده است.

مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

–         کاهش فضای ذخیره سازی

–         دسترسی قابل انعطاف

–         نمایه سازی (ثبت) قابل انعطاف

–         جستجو سریع تر و قابل انعطاف تر

–         کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد

–         افزایش ضریب امنیت

–         بازیابی

–         بدون فایل های از دست رفته

–         آرشیو دیجیتال

–         بهبود پیروی از مقررات

–         بهبود جریان وجوه نقد

–         بهبود عملیات داخلی

–         مزیت رقابتی

–         بهبود و رضایت مشتریان

 مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

کاهش فضای ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری به منظور نگهداری و  بازیابی اسناد و پیروی از مقررات نگهداری اسناد سازمانی، بسیار گران تمام می شود. اسکن اسناد و مدارک و یکپارچه سازی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد، تا حد زیادی می تواند میزان فضای نگهداری مورد نیاز اسناد کاغذی و همچنین هزینه های گفته شده را کاهش دهد.

دسترسی قابل انعطاف

دسترسی به اسناد ذخیره شده در دیسک های سخت (سی دی، دی وی دی، هارد دیسک و …)، و یا بر روی میکروفیلم ها بسیار وقت گیر و زمان بر است . با استفاده از سیستم مدیریت اسناد و ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره آنها را در سرور مرکزی، زمان کمتری را برای جستجو و دسترسی به اسناد و مدارک حتی بدون ترک میز خود نیاز خواهید داشت. کاربران این سیستم همچنین می توانند با استفاده از کامپیوتر خود، به راحتی به اسناد ذخیره شده در دیگر سیستم های موجود دسترسی داشته باشند. اما همه این روش ها در سیستم کاغذی به صورتی است که ابتدا باید سند را پیدا کرد و سپس تغییرات لازم و کارهای مربوطه را  در آن اعمال کرد و دوباره آن را به بایگانی بازگرداند، این کار علاوه به وقت گیر بودن، امکان از بین رفتن (گم شدن) مدرک پس از خارج سازی از محل نگهداری را افزایش می دهد.

 نمایه سازی (فهرست سازی) قابل انعطاف

نمایه سازی میکروفیلم یا اسناد و مدارک را می توان از چند طریق انجام داد ولی این کار هم سخت است و هم پرهزینه و وقت گیر اما تصاویر از اسناد ذخیره شده در DMS را می توان ا%