نوشته‌ها

مدیریت مدارک

سوالات کلیدی در مدیریت اسناد و مدارک

مدیریت مدارک برای همه شغل ها اهمیت به سزایی دارد اما نه آنقدر که همه ی زمان و منابع خود را به مدیریت و سازماندهی اسناد اختصاص دهیم . با بیانی واضح ، این منابع برای کمک و در طول رشد و بهبود فعالیت شغلی شما بوجود آمده اند. بنابراین این پرسش در ذهن به وجود می آید که هنگامی که به یک شرکت ارائه دهنده خدمات مدیریت مدارک احتیاج پیدا شد، باید از کجا شروع کرد ؟

سوالات کلیدی در انتخاب شرکت خدمات مدیریت اسناد و مدارک 

ما در اینجا چند سوال کلیدی که را برای شما بیان می نماییم :

تجربه شما در زمینه مدیریت پرونده چیست؟ یکی از دلایل مهم اعتماد به یک شرکت سابقه کار آن است چرا که در طول پروژه های متعدد است که تجربه های عملی برای یک تیم بدست می آید و از آن ها می توانند در پروژه های بعدی خود بهره گیرند.

آیا اطلاعات من ایمن است؟ هنگامی که با یک حرفه ای مدیریت مدارک آشنا می شوید ، یکی از دغدغه های اصلی شما این است که مطمئن شوید شرکت انتخابی شما در راستای امنیت اسناد شما تلاش کرده است و اقدامات امنیتی واقعی را برای اطلاعات حیاتی ، در تمام مراحل چرخه سند ایجاد نموده است .

آیا شما قادر به مدیریت یک سند در چرخه کامل آن خواهید بود؟ یافتن یک تیم مدیریت مدارک حرفه ای که  بتواند داده ها را از دیجیتال سازی تا نابودی مدیریت کند نیز یک مسئله ی مهم به شمار می رود . این خدمات شامل ذخیره سازی پرونده، تبدیل سند، خدمات میزبانی داده ها، بازیابی فاجعه، حفاظت از داده ها و تخریب ایمن اطلاعات است.

آیا من می توانم پرونده های جدید را در سیستم مدیریت اسناد داشته باشم ؟ گنجاندن قسمتی برای ورود پرونده های جدید به سیستم مدیریت اسناد نیز یکی از موارد مهم است . همچنین اگه نوع فعالیت شغلی شما طوری است که نیاز به دسترسی به سوابق مهم خود در مکان های دیگری علاوه بر دفتر خود هستید آن را نیز با شرکت مورد نظر در میان بگذارید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید با استفاده از این صفحه سئوالات و درخواست های خود را با ما درمیان بگذارید.

سرور-آنلاین-اسناد

اسناد شغلی را در نوک انگشتانتان حمل کنید

امروزه به دلیل رشد سریع شرکت ها ، داشتن اطلاعات حیاتی موجود در یک لحظه خاص ، به امری ضروری تبدیل شده است. به عنوان مثال در رابطه با بخشی از این برنامه، مدیریت مدارک اصلی شرکت ، بازیابی به موقع مدارک، اشتراک گذاری ایمن در راستای بهبود کسب و کار و بازده عملیاتی بسیار مهم است. به طور خلاصه می توان گفت که مهم این است که سیستم و ابزار برای مدیریت داده ها در جای خود به درستی استفاده شوند .

خدمات اسکن و سیستم مدیریت آنلاین اسناد تیم دیجیتال داک به شما کمک می کند تا در با چالش های روزانه مدیریت اطلاعات دیجیتال ، ایمن، موثر و کم هزینه تر روبرو شوید .  راه حل های هرچند کوچک دیجیتال داک برای ارائه ی روش های ساده و فرآیند اتوماسیون شغلی به منظور به دست آوردن مزایای زیر، گنجانیده شده است:

  • بهبود فرآیندهای شغلی
  • تقویت حفاظت از فاجعه
  • حفاظت از اطلاعات
  • بهبود پیروی از مقررات دیجیتال سازی

خدمات میزبانی اسناد و مدیریت آنلاین مدارک تیم اسکن دیجیتال داک ، شما را قادر به دسترسی سریع به اسناد بدون نیاز به متحمل شدن خرید نرم افزارهای گران قیمت و زیرساخت های IT و هزینه های اداری می نماید.

متعهد به امنیت اطلاعات داده های الکترونیکی شما

این که کجا و چگونه اطلاعات شما ذخیره شود ، امری اساسی است . این امر مستلزم آن است که محافظت از اطلاعات حساس بدون به خطر انداختن دسترسی و حفاظت از سرویس گیرنده به درستی اجرا شود . تیم دیجیتال داک ، ماهیت انتقادی از امنیت اطلاعات را درک می کند. متخصصان تیم ما اطلاعات شرکت شما را در سرورهای ما ذخیره سازی می کنند به طوری که شما لازم نیست که برای سخت افزار و نرم افزار خاصی سرمایه گذاری پرهزینه انجام دهید . خدمات مدیریت اسناد آنلاین ما در پرونده ی خود دارای عملکرد موفق با بهترین شیوه در صنعت بوده است. اطمینان از امنیت و حفاظت از اطلاعات کسب و کار از طریق:

  • انتقال داده ها بصورت رمزگذاری شده
  • ورود ایمن کاربران
  • کنترل سخت گیرانه ی دسترسی به سیستم
  • پروتکل های امنیت اطلاعات و سیستم های مقاوم
  • بک آپ گیری مستمر و استراتژی های تداوم شغلی از مواردی است که این امنیت را تضمین می نماید.

بازیابی کارآمد سند برای بهبود جریان کاری

به طور کلی سازماندهی، بازیابی و به اشتراک گذاری اطلاعات به نحو احسن می تواند به سرعت اجرای وظایف شغلی کمک نماید . مدیریت اسناد و پرونده های کاغذی مستلزم فضای نگهداری پر هزینه و اعمال محدودیت های اجرایی خواهد بود . خدمات میزبانی سند آنلاین ما به شما توانایی بازیابی سریع اسناد از طریق کامپیوتر خود، به صورت ایمن، متمرکز و دقیق را می دهد .

برای اطلاعات بیشتر در مورد خدمات اسکن و میزبانی آنلاین اسناد ما و راه حل آن ، و دیگر مسائلی که فکر میکنید ما می تونیم به شما کمک کنیم از طریق تلفن و یا پر کردن فرم در صفحه  با ما تماس بگیرید .

5 دلیل دیجیتالی سازی پرونده های بایگانی

۵ دلیل دیجیتال سازی پرونده های بایگانی

فایل های دیجیتال نسبت به اسناد فیزیکی درمواردی که قابل تصور همگان است و ما در اینجا بیان می کنیم، دارای برتری هایی می باشد. حدس می زنم که اگر شما دوست دار طراحی داخلی و تغییر دکوراسیون در دفتر خود هستید، ممکن است برای زیبا سازی محل کارتان رنگ قفسه ها را تغییر دهید. ولی ما به شما پیشنهاد میکنم به طور کلی قفسه ها را حذف کنید. در این مقاله ما ۵ دلیل برای اینکه چرا شما باید قفسه ها را به فایل های دیجیتالی تبدیل و یا حداقل از فایل دیجیتال به عنوان نسخه پشتیبان استفاده کنید را بیان می نماییم:

۱- نگهداری فایل های دیجیتالی به نسبت خیلی ارزان تر از بایگانی فیزیکی پرونده ها است؛

زیرا اول باید هزینه مربوط به خود قفسه ها را پرداخت کرد، پس از آن باید تعداد زیادی از پرونده ها را درقفسه ها مرتب کرد که برای این کار خود به کارکنان زیادی احتیاج است و همچنین داری هزینه های گزافی است. درثانی، شما نیاز به مکانی مناسب برای نگهداری پرونده های فیزیکی بایگانی شده دارید که این فضا به نوبه ی خود دارای قیمتی است؛ و در نهایت، بیشترین هزینه ای که در این راه درحال هدر رفتن است ، مقدار زمانی است که شما صرف پیدا کردن پرونده ای در داخل قفسات می کنید. این می تواند بزرگترین ضربه اقتصادی به شمار بیاید .

۲- می خواهید مطمئن شوید که اطلاعات شما به راحتی با دیگران به اشتراک گذاشته می شود؟

حال این اطلاعات هرچه باشد، می تواند یک عکس یا یک کار گروهی بر روی یک پروژه باشد. در صورت عدم سوئیچ از بایگانی فیزیکی به دیجیتالی، شما اشتراک گذاری و حفاظت از اطلاعات با ارزش را از دست خواهید.

۳- بایگانی دیجیتالی مستندات، زمان شما را برای جستجو به وسیله مدیریت آنلاین اسناد، آزاد می گذارد و این بسیار ارزشمند است.

اگر شما یک وکیل باشید و نیاز به پیدا کردن یک سند حقوقی خاصی در بایگانی خود باشید، واقعا به انگشت شست برای ورق زدن هزاران صفحه احتیاج خواهید داشت؛ این کار بسیار خسته کننده خواهد بود، ولی با استفاده از مدیریت دیجیتالی اسناد شما به سادگی می توانید یک کلمه کلیدی را به سیستم داده و در عرض چند ثانیه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. حتی با پیشرفت تکنولوژی شما می توانید اطلاعات را درون سرور ایمن قرار داده و حتی زمانی که در محل کار نیستید به راحتی از طریق موبایل یا سایر گجت ها به آن ها دسترسی داشته باشید.

۴- فایل های دیجیتال دارای ایمنی بالایی هستند.

ما نگرانی برخی از مردم در مورد نگه داری اطلاعات خود، بصورت آنلاین را درک می کنیم. این یک نگرانی درست و به جا است، اما اگر اقدامات احتیاطی مانند استفاده از یک فایروال، شبکه های امن و رمز گذاری اطلاعات استفاده شود، امنیت این فایل ها را از فایل های فیزیکی خیلی خیلی بیشتر می کند. در هر صورت برای یک دزد، دزدیدن پرونده ی فیزیکی بسیار آسان تر از هک کردن و باز کردن رمز یک فایل است. همچنین پس از دیجیتال سازی، لازم نیست که در مورد آتش سوزی، زلزله، و یا دیگر بلایای طبیعی که ممکن است امنیت پرونده های شما را به خطر بیاندازد، نگران باشید .

۵- شرکت های تجاری برای انجام فعالیت خود در یک محیط جهانی، همیشه اسناد خود را بصورت دیجیتالی در تلفن همراه خود در دسترس دارند،

این یک امری ضروری برای انجام فعالیت های کاری آن ها است. مهم تر از آن دسترسی برخی همکاران به این اسناد جهت انجام پروژه های مشترک است که با اسکن و دیجیتال سازی این امر محقق می شود. امروزه کارکنان می توانند اسناد و مدارک را بصورت آنلاین در سایر دستگاه ها مانند، تلفن های همراه، لپ تاپ ها، تبلت ها و سایر گجت ها در دسترس دیگر همکاران خود قرار دهند تا با این کار به پیشرفت سازمان خود کمک کنند.

می خواهید از تمام این مزایای فوق استفاده کنید؟؟

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir