خدمات اسکن سند

خدمات اسکن سند چگونه به شما کمک می کند؟

زمانی که به یک راه حل ساده برای کاهش هزینه ها فکر می کنیم،اسکن راه حلی بسیار درست به نظر می رسد، دلایل زیادی برای این پیشنهاد وجود دارد، مثلا یکی از مواری که برای اولین بار در مورد آن فکر می کنیم، کاهش کارهای زمان بر کارکنان و یا سازماندهی روشی است که کارکنان بدون مشکل و به راحتی هر روز کار خود را بدون موانع انجام دهند. به نظر می رسد که بدون اسکن نیز به آن صورت مشکلی وجود نخواهد داشت اما، ما دوست داریم به یک راه بهتر فکر کنیم که نه تنها به بهبود راه و کار تیم کمک کند بلکه در زمینه های دیگر نیز همه چیز را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.

تکیه بر سرویس های اسکن روشی جالب و مقرون به صرفه برای انجام امور است

حدودا ۵ سال پیش، خدمات اسکن سند به عنوان یک کار لوکس، راهی برای مدرن سازی یک کسب و کار به منظور نشان دادن این که چگونه یک
تفکر مدرنیته بدون ضرورت واقعی شکل می گیرد در نظر گرفته می شد.اما این روزها با کاهش فضای کاری، و توجه به این نکته که شرکت های تجاری به امید افزایش سود در هر ریال صرفه جویی می کنند، خیلی بیشتر از گذشته اسکن سند به یک نقطه نورانی به عنوان روشی که می تواند واقعا به کسب و کار شما مطابق با معیارهای روز کمک کند تبدیل شده است. در واقع اسکن بازده شرکت ها را بهبود می بخشد ، آن را به یک شرکت پیشرو و تفکر رو به جلو و در نهایت تبدیل کرده و در نهایت باعث کاهش هزینه ها می شود.Scan - اسکن

در حال حاضرشرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن، به دلیل کیفیت تجهیزات اسکن سند قادر به انجام برخی از خدمات هستند که باعث صرفه جویی های جدی در امور می شوند. این روزها بسیاری از اسکنرهای صنعتی می توانند اسناد را بیش از ۱۶۰ صفحه در دقیقه اسکن کنند که با استفاده از نرم افزار این اسناد به طور کامل به یک سیستم کامپیوتری متصل می شوند وخواندن و در نتیجه جستجو را برای کابران بسیار راحت تر از گذشته می کند.

داشتن سند اسکن شده و تبدیل آن به فایل های دیجیتال، دارای مزایای بسیاری است و این درست جایی است که خدمات اسکن در آن واقعا می درخشد.

جستجو و پیدا کردن یک سند خاص با نرم افزارفوق پیشرفته  OCRبه طورقابل توجهی باعث افزایش بهره وری شده است. این به این معنی است که به جای اینکه از طریق پر کردن قفسه ها برای اسناد که ممکن است جابه جایا گم شود، می توانید به سادگی نام مرجع، نام مشتری و دیگر آیتم های ثبت شده را جستجوکرده تا همه اسناد مربوطه در کسری از ثانیه مقابل شما حاضر شوند.س این امر موجب صرفه جویی بیش شماری در ساعت کاری می شود.

در رأس تمام این مسائل، اگر شما تصمیم به اسکن و دیجیتال سازی اسناد خود بگیرید، حجم وسیع ای از اسناد فیزیکی عملا حذف می شود و درنتیجه فضای نگاه داری این اسناد خالی می شود. این فضای تولید شده را می توان به موارد مختلف از جمله نصب تجهیزات دفتری و اداری جدید و یا به تیم خود اختصاص دهید که این کار باعث تحول عظیمی در روحیه ی پرسنل می شود.

علاوه بر موارد گفته شده، بسیاری از مزایای دیگر ازجمله صرفه جویی در هزینه ها با استفاده از ذخیره سازی الکترونیکی اسناد، و … بسته به نوع شرکت شما می تواند بسیار کارآمدتر باشد.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

اسکن پرونده ها و دیجیتال سازی آن ها

اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

قفسه های نگه داری پرونده ها در فضای بایگانی بسیاری از ادارات با سرعت نسبتا زیادی در هر ماه در حال پر شدن و افزایش حجم هستند. حتی گاهی اوقات ممکن است که دفترتان تحت سلطه قفسه ها و کشوهای بایگانی پرونده ها و آرشیو اسنادی از مشتریان باشد.

اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

اسکن و دیجیتالی شدن پرونده های بایگانی شده یک گام مثبت در نجات شرکت های مذبور و پس انداز میلیون ها تومان در هزینه ی فضای بایگانی پرونده های فیزیکی است؛ همچنین باعث حذف زمان هدر رفته برای دسترسی به پرونده های فیزیکی، سازماندهی، ارسال، فکس آن ها می باشد.

مزایای اسکن پرونده های بایگانی:

با اسکن و دیجیتالی سازی پرونده ها به صورت آرشیو الکترونیکی، کل فضای ذخیره سازی را می توان به یک CD تبدیل نمود، پس از آن می توانید از این فضای فیزیکی برای اهداف مهم دیگری استفاده نمائید.

این تنها مزیت اسکن نیست، ببینید که چگونه اسکن پرونده ها می تواند به شما کمک کند:

– اطمینان از اینکه در صورت بروز فاجعه و یا جابجایی، از تمامی پرونده ها در خارج از فضای دفتر یک بک آپ (فایل پشتیبان) موجود است.

– پرسنل مربوطه در بخش بایگانی و همچنین مشتریان می توانند به راحتی می توانند خارج از محیط بایگانی با استفاده از یک صفحه وب خصوصی امن از روند کار خود آگاه شوند.

– دسترسی فوری به هر پرونده از هر کامپیوتری با استفاده از جستجوی بسیار سریع

– اسناد می توانند از هر کامپیوتری توسط ایمیل؛ کپی، ارسال، جستجو و چاپ شوند.

– حذف زمان صرف شده توسط کارکنان برای جستجوی پرونده ها از طریق سازماندهی وایجاد سیستم مدیریت اسناد بهینه شده

– کمک به محیط زیست از طریق کاهش استفاده از کاغذ و مواد مصرفی

در حال حاضر نگه داری اسناد صرفا در قالب پرونده فیزیکی یک فرآیند تجاری مخاطره آمیز عنوان می شود. زیرا خطراتی مانند آتش سوزی و سیل و یا ازبین رفتن اتفاقی و یا صدمه به اسناد می تواند باعث نابودی و یا صدمات جبران ناپذیر به سازمان مربوطه شود.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

مزیت اسکن مدارک پزشکی

پنج مزیت کلیدی اسکن مدارک پزشکی

پنج مزیت کلیدی اسکن مدارک پزشکی :

در عصر حاضر تقریبا تمامی مراکز پزشکی به دلیل نیاز روز افزون به خدمت رسانی سریع و دقیق به ارباب رجوعان و همچنین رشد هسته فعالیت خود، به اسکن مدارک پزشکی روی آورده اند. این تغییر در سیستم پاسخگویی به بیماران می تواند بسیار کارآمد باشد. اما هر تغییری سبب بوجود آمدن هزینه های مختلف در آن ضمینه می شود؛ هزینه هایی در رابطه با آموزش کارکنان، خرید دستگاه های اسکن، نرم افزارهای مربوطه و … . در این مقاله ما می خواهیم راه حلی ارائه دهیم که تمام این مسائل را تحت پوشش قرار دهد.

اهرم مهم در اسکن مدارک پزشکی:

بدلیل وجود صدها شکل و انواع مختلف اسناد و حجم بالای پرونده ها، یک شرکت اسکن مدارک پزشکی می تواند در کنترل و به روز رسانی حجم اسکن شما را یاری رساند.پرونده های پزشکی

کاهش هزینه های نیروی کار:

اسکن پرونده های پزشکی موجب صرفه جویی در زمان کاری پرسنل به دلیل عدم نیاز به دسترسی به پرونده فیزیکی می شود. همچنین ساده سازی این روند از طریق یک فرآیند اتوماتیک (نرم افزار بایگانی الکترونیکی) می تواند باعث کاهش حجم بیشتر هزینه های نیروی کار مانند استخدام و هزینه های آموزش شود.

کاهش زمان:

فرآیندهای فیزیکی مقدار قابل توجهی از زمان روزانه یک دفتر پزشکی را دربرمی گیرند، همانطور که فعالیت های فیزیکی می تواند سبب افزایش حجم کار شوند، و همچنین افزایش اشتباهات شود؛ اسکن و دیجیتال سازی پرونده های پزشکی وظیفه دارد در زمان فشرده ای به انجام کارهای عقب افتاده کمک کند.

صرفه جویی در فضا :

قفسه های بایگانی پرونده ها به دلیل حجم بالای خود، مقدار زیادی از فضا را اشغال می کنند. این فضا می تواند برای مصارف زیاد دیگری مانند اتاق بیمار مورد استفاده قرار گیرد.کاهش پرونده های فیزیکی می تواند باعث کوچک سازی دفتر کاری جهت پیشبرد کاهش هزینه ها و ایجاد یک شرکت سازگار با محیط زیست شود.

کاهش اشتباهات :

در اکثر عملیات بایگانی که به صورت دستی انجام می شود احتمال اینکه موردی اشتباه یا جا انداخته شود افزایش می یابد. فرآیند اتوماتیک و دیجیتال سازی بدین معنی است که فناوری به نگه داری سوابق پزشکی به صورت سازمان یافته و دقیق از طریق کاهش تعامل انسانی که اغلب به دلیل خستگی یا استرس منجر به اشتباه، کمک می کند.

تقویت ایمنی:

تامین امنیت برای پرونده های فیزیکی امری دشوار و گاها ناشدنی است. پس اسکن تمام اطلاعات حیاتی و محرمانه می تواند به صورت دقیق طبقه بندی و از ورود اشتباهات دستی محفوظ باشد. سیستم بایگانی الکترونیکی مدارک پزشکی با تقویت تدابیر امنیتی از طریق استفاده از پسورد ، فایروال ، رمز گذاری این کار را امکان پذیر میکند .

بررسی مزایای استفاده از اسکن مدارک پزشکی :

در بسیار از صنایع، به دلیل بسیاری از دلایل مشابهی که در این مقاله بیان شد فرآیند بایگانی فیزیکی در حال مسوخ شدن و تغییر به بایگانی دیجیتالی است.

مدارک پزشکی می توانند به سرعت اسکن شوند تا برخی از وظایف را در ارتباط با نگه داری مانند ایجاد پرونده فیزیکی ، مرتب سازی و کپی کردن در موارد متعدد را کاهش دهند. از طرفی فضای اداری در حال تبدیل شدن به یک مقوله ی مهم است همانطور که شرکت ها سعی به کاهش هزینه های کلی خود دارند، اسکن یک تغییر اساسی برای کوچک سازی فضای کاری است.

خطای انسانی در هر مرحله از فرآیند ایجاد، بایگانی و … مدارک پزشکی که دست بشر آن را لمس می کند ممکن است افزایش یابد. بنابراین اسکن و ثبت خودکار بدان معنی است که تعداد کمی از افراد پرونده فیزیکی را لمس می کنند و در نتیجه احتمال اشتباه کاهش می یابد.

برای حفظ اطلاعات خصوصی بیماران از افراد غیر مجاز، امنیت دیجیتالی می تواند بسیار قوی تر از زمانی که یک پرونده به صورت فیزیکی در کشو قرار می گیرد عمل کند.