در دنیای امروز ، ما در حال انتقال به سمت دیجیتالی شدن و افسانه ی شهری بدون کاعذ هستیم . دلایل بسیاری برای این کار وجود دارد، اما اگر بیشتر دقت کنیم ، در درجه اول صرفه جویی در فضا بهترین دلیل دیجیتالی سازی و ایجاد آرشیو الکترونیکی از اسناد به شمار می رود. پس ما باید بر روی این نکته تمرکز داشته باشیم که با ایجاد آرشیو الکترونیکی در دنیای امروز، موجب ایجاد فضای بهینه ی بیشتری خواهیم شد .

ممکن است از ذهن شما این مساله عبور کند که چگونه قفسه های پر ازکاغذ را دیجیتالی کرده و یک آرشیو الکترونیکی از اسناد ایجاد کنیم؟ مساله چندان نیز بزرگ نیست ، شما با واگذاری این کار به یک تیم اسکن تقریبا تمام راه را رفته اید . شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد ضروری که باید به هر دو صورت کاغذی و دیجیتالی موجود باشد را ابتدا اسکن کرده و سپس درصورتی که شما از آن ها بخواهید در بایگانی های ایمن خود ذخیره سازی می نماید. مکان ذخیره سازی بستگی به درخواست شما خواهد داشت. شما می توانید اسناد را مجددا در دفتر خود ذخیره کنید یا در یک مکان مناسب خارج از دفتر این کار را به انجام رسانید .  خدمات دیجیتالی سازی در محل به شما اجازه می دهد تا به اسناد دیجیتالی ، به صورت کاملا آسان حتی در زمان اسکن دسترسی یابید .

اگر فایل ها توسط نام مشتری، یا با عنوان پوشه و یا چیزی شبیه به آن در نرم افزار آرشیو الکترونیکی نمایه (فهرست) شود، یافتن آنها بسیار آسان خواهد بود. طرز فکر دیجیتالی شدن یک محیط دارای یک سیستم تازه تاسیس، می تواند در تغییر روش آنچه باید انجام شود تاثیر به سزایی داشته باشد . این کار علاوه بر تمام مزایای گوناگونی که ممکن است با خود به همراه داشته باشد ، برای افرادی که طرفدار محیط زیست هستند نیز یک مزیت به شمار می رود، زیرا موجب اجتناب از افزایش بی رویه ی استفاده از کاغذ خواهد شد .

به طور کلی امکان جستجوی هزاران سند در چند ثانیه و پیدا کردن آنچه که شما به آن نیاز دارید تقریبا بلافاصله بعد از حرکت موس انجام می پذیرد؛ بدان معنی که زمانهایی که قبلا از دست می رفت حذف شده و در نتیجه پول و هزینه نیز در حال صرفه جویی است . واقعیت این است که در پایان کار سازمان شما از صرفه جویی در فضا، صرفه جویی در هزینه و صرفه جویی در زمان بهره مند می شود. برای اطلاعات در رابطه با هزینه های نگهداری فیزیکی مستندات این صفحه و برای تماس با ما به این صفحه مراجعه نمائید.