دلایل نگهداری اسناد کاغذی

دلایل نگهداری اسناد کاغذی

دلایل زیادی برای تبدیل اسناد کاغذی به فرمت دیجیتالی وجود دارد، اما آیا شما واقعا برای انجام امور اداری خود به اسناد دیجیتالی احتیاج دارید؟ هر شخص یا شرکت برای برآورد نیازهای گوناگون خود در بعضی از موارد به اسناد کاغذی احتیاج پیدا می کند.  با توجه به این موضوع ،  نگهداری اسناد کاغذی در دسترس، ممکن است بیشتر از فایل های دیجیتالی به نفع سازمان باشد. اما با این حال در اکثر مواقع ، نیاز به دسترسی سریع به یک سند که احتیاجی به اصل (اصل مدرک فیزیکی) آن ندارید را در کار خود احساس می کنید.

این که آیا شما به دنبال صرفه جویی در هزینه ها با اسکن اسناد خود هستید، یا نگهداری فایل های فیزیکی را ترجیح می دهید، فقط خودتان می توانید به این سوال پاسخ درست دهید و فقط شما می دانید دقیقا به دنبال چه چیزی هستید. یک ایده ی خوب برای اسنادی که بیشتر مورد نیاز هستند استفاده از سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی است، اما این بدان معنا نیست که شما می توانید از اسناد کاغذی خود خلاص شوید.

همیشه برای نگه داشتن نسخه کاغذی برخی از اسناد مانند مدارک بیمه، اطلاعات وام ها، و یا برخی از اسناد دیگر دچار مشکل می شوید؟ ما به خوبی می دانیم برای نگهداری برخی از اسناد که دیگر لازم به نگهداری آن ها نباید نگران باشید.

به طور کلی برخی از اسناد و مقالات هستند که علاوه بر اینکه از آنها نسخه ی دیجیتال تهیه شده است ، باید خود سند کاغذی نیز به خوبی نگهداری شود. وقتی به این موضوع فکر می کنید، اغلب به این نتیجه می رسید که وقتی قرار است اسناد کاغذی نگهداری شود دیگر چه لزومی به دیجیتالی کردن این اسناد است؟

پاسخ این سوال در دست متخصصان گروه اسکن دیجیتال داک است:

دیجیتالی سازی اسناد موجب دسترسی سریع به یک پرونده ، صرفه جویی در زمان ، بهره وری بیشتر پرسنل در کارهای دیگر و در نهایت موجب پیشرفت شرکت یا سازمان مورد نظر می شود که این کار هیچ تناقضی با نگهداری اسناد کاغذی ندارد .

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ی اسکن اسناد خود با کارشناسان ما از طریق فرم تماس یا با شماره تماس های درج شده در سمت چپ همین صفحه تماس بگیرید.

همچنین برای درخصوص مزایای اسکن و دیجیتال سازی می توانید این صفحه را نیز مطالعه نمائید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *