سوابق شرکت یکی از مهم ترین بخش های موفقیت شما می باشد. راه های مختلفی برای مدیریت این سوابق وجود دارد، گزینه های مختلف بسیاری است که می تواند به رشد شرکت کمک نماید . این که آیا شما پرونده های خود را در اتاق نگهداری می نمایید و یا ترجیح می دهید که آنها را در محل ایمن ذخیره سازی نمایید ، تصمیم گیری با خودتان است.

 به میان آوردن این جملات ، لزوما به این معنی نیست که نگهداری اسناد فیزیکی یک کار کاملا اشتباه است، بلکه ما فقط سعی می کنیم در برداشتن یک گام صحیح تر برای کسب موفقیت های بیشتر در جهت رشد شرکت شما ، کمک نمائیم. اگر شما به دنبال نگهداری سوابق خود درون قفسه های بایگانی یا زوم کن های نگهداری اسناد هستید، به آینده برای دسترسی به آنها نیز فکر کنید. نگه داری تمام اسناد در یک محل اغلب می تواند یک ایده فوق العاده باشد، اما اسنادی که مدام درگردش هستند چطور ؟ آیا این اسناد را می توان در جایی دور از دسترس پرسنل قرار داد؟ صد در صد بازیابی این گونه اسناد نیازبه تامل بیشتری دارد. اسکن نمودن اسنادی که بازیابی می شوند، یک راه حل آسان و سریع برای دسترسی به پرونده ها خواهد بود . با اسکن و مدیریت دیجیتالی اسناد تمام پرونده های بایگانی، دیجیتالی شده و در اسرع وقت در اختیار کارکنان قرار می گیرد .

همچنین اگر در مورد سرقت از اسناد و نگهداری آنها در یک محل نگران هستید ، با مدیرت اسناد به وسیله ی بایگانی دیجیتالی آنها ، نگرانی های شما برطرف خواهد شد . همچنین لازم نیست که در مورد بلایای طبیعی که باعث خرابی همه چیز می شود نگران باشید . با بایگانی دیجیتالی اسناد ، این اطمینان داده می شود که شما قادر به دسترسی به هر یک از اسناد خود در هر زمان که به آنها نیاز دارید ، خواهید بود . در آخر این نکته را بازگو می کنیم که مطمئن شوید که عملیات ایجاد آرشیو الکترونیکی و دیجیتالی کردن اسناد را به صورت صحیح انجام می دهید تنها در این صورت است که شرکت شما پیشرفت بالایی خواهد داشت. برای اطلاعات بیشتر می توانید مطالب مشابه را نیز مطالعه نماید یا با ما تماس بگیرید.

آیا تابحال به ایجاد آرشیو الکترونیکی از پرونده هایتان و آنچه که کامپیوتر می تواند برای شما و یا شغلتان انجام دهد فکر کرده اید؟ علاوه بر نظم دادن به یک بخش پر هرج و مرج از زندگی شغلی یا شخصی شما، ایجاد آرشیو الکترونیکی از اسناد شغلی یا شخصی می تواند نگرانی شما را از  نگهداری و حفاظت از اسنادی که بعدها حتما به آن ها نیاز خواهید داشت را به طور کامل از بین ببرد.

در اینجا گوشه ای کوچک از خدمات خود را بیان می نماییم که چگونه تکنولوژی در ضمینه مدیریت اسناد می توانند زندگی و فعالیت شغلی را برای شما ساده تر می سازد:

اسکن پرونده ها : یکی از تکنولوژی های تقریبا نو ظهور است که فرآیند تبدیل اسناد کاغذی به فایل های دیجیتالی را شامل می شود. پس از اسکن تمامی قابلیت هایی که یک فایل دیجیتالی را می توان به آن نسبت داد، اینگونه اسناد پذیرای آن می باشند.

امحا اسناد : امحای اسناد قدیمی و غیر ضروری باعث حذف درهم و برهمی و کاهش حجم اسناد کاغذی می شود تا پیدا کردن مدارک مورد نیاز بسیار ساده تر شود.

امنیت اسناد : پس از اسکن و ایجاد آرشیو الکترونیکی مطمئن خواهید بود زمانی که شما به این اسناد نیاز دارید آنها در دسترس خواهند بود. آگاهی آسودگی خیال از این که مدارک و سوابق از آتش سوزی یا سرقت اطلاعات در امان هستند، باعث می شود تا آرامش بیشتری در مورد اسناد خود داشته باشید .

استفاده از آخرین فن آوری موجود ، ذخیره سازی اسناد مهم را بسیار آسان تر می سازد . مدیریت مدارک الکترونیکی، نه تنها زمان شما را برای یافتن اسناد کاهش می دهد بلکه فرآیند ساماندهی و دسترسی به این اسناد را نیز به راحتی برای شما فراهم می نماید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید از منوی خدمات در بالای سایت گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمائید، همچنین می توانید برای اطلاعات بیشتر در خصوص نحوه کار با ما تماس بگیرید.

در یک سازمان، اسناد و پرونده ها ی اطلاعاتی به سرعت رشد می کنند این امر می تواند یک چالش در سازماندهی و مدیریت به حساب آید . تمرکز بر ایجاد یک بایگانی الکترونیکی مرجع و تشکیل پرونده ها مجازی/الکترونیکی یک راه عالی برای مدیریت سوابق است.

اما باید از کجا شروع کرد ؟ چرا که انجام پروژه های اسکن همیشه آسان نیستند ، اگر قصد دیجیتالی کردن اسناد خود را دارید ، ابتدا نیاز به تعیین این دارید که آیا خود می توانید این کار را در اداره یا محل کارتان به انجام برسانید یا نیاز به برون سپاری پروژه اسکن خود به شخص ثالث قابل اعتماد دارید .

انجام اسکن در محل کار خود اگر مقدار اسناد همواره ثابت و محدود و به صورت مداوم باشد راه حل مناسبی به شمار می رود. این نوع از اسکن را می توان به آسانی در وظایف کارکنان جا داد. با این حال، برای سازمان هایی که به طور مستمر حجم زیادی از اسناد را تولید می کنند ، برای این دسته از پروژ ها پیدا کردن یک شرکت قابل اعتماد برای برون سپاری اسکن اسناد/ کتاب، می تواند موثر و کارآمدتر از پیشنهاد اول باشد . ما در اینجا بر این باوریم که می توانیم در این راه شریک قابل اعتمادی برای شما باشیم.

راه حل خدمات دفاتری – تمام امور اسکن از جمله جابجایی، اسکن، فهرست و ذخیره سازی توسط تیم ما انجام می شود. پس از پایان عملیات، در صورت درخواست تصاویر می توانند به صورت آنلاین بازیابی و یا از طریق ایمیل، CD و یا DVD به صورت رمزگذاری شده و کاملا ایمن در دسترس شما قرار گیرند .

راه حل های سازمانی – تیم اسکن دیجیتال داک با ارائه نرم افزار و سخت افزارهای مورد نیاز برای رفع نیازهای شرکت و فعالیت شغلی در امر تصویر برداری، توزیع و مدیریت اسناد داخلی می تواند در کنار شما باشد.

راه حل اسکن براساس تقاضا – هر میزان اسنادی که شما خواهان اسکن و دیجیتال سازی آن باشید را اسکن خواهیم کرد و پس از اسکن آنها را از طریق نرم افزار بایگانی تحت وب، نرم افزار بایگانی تحت ویندوز، ایمیل، هارد درایوهای اکسترنال، CD و یا DVD در دسترس شما قرار می دهد .

هنگامی که اسناد به تصویر کشیده شوند ، شما می توانید با یک کلیک بر روی ماوس کامپیوتر، به سرتاسر اتاق بایگانی خود دسترسی داشته باشید. برای اطلاعات بیشتر می توانید از طریق این فرم یا شماره تماس های ما با ما تماس بگیرید.

مدیریت مدارک برای همه شغل ها اهمیت به سزایی دارد اما نه آنقدر که همه ی زمان و منابع خود را به مدیریت و سازماندهی اسناد اختصاص دهیم . با بیانی واضح ، این منابع برای کمک و در طول رشد و بهبود فعالیت شغلی شما بوجود آمده اند. بنابراین این پرسش در ذهن به وجود می آید که هنگامی که به یک شرکت ارائه دهنده خدمات مدیریت مدارک احتیاج پیدا شد، باید از کجا شروع کرد ؟

سوالات کلیدی در انتخاب شرکت خدمات مدیریت اسناد و مدارک 

ما در اینجا چند سوال کلیدی که را برای شما بیان می نماییم :

تجربه شما در زمینه مدیریت پرونده چیست؟ یکی از دلایل مهم اعتماد به یک شرکت سابقه کار آن است چرا که در طول پروژه های متعدد است که تجربه های عملی برای یک تیم بدست می آید و از آن ها می توانند در پروژه های بعدی خود بهره گیرند.

آیا اطلاعات من ایمن است؟ هنگامی که با یک حرفه ای مدیریت مدارک آشنا می شوید ، یکی از دغدغه های اصلی شما این است که مطمئن شوید شرکت انتخابی شما در راستای امنیت اسناد شما تلاش کرده است و اقدامات امنیتی واقعی را برای اطلاعات حیاتی ، در تمام مراحل چرخه سند ایجاد نموده است .

آیا شما قادر به مدیریت یک سند در چرخه کامل آن خواهید بود؟ یافتن یک تیم مدیریت مدارک حرفه ای که  بتواند داده ها را از دیجیتال سازی تا نابودی مدیریت کند نیز یک مسئله ی مهم به شمار می رود . این خدمات شامل ذخیره سازی پرونده، تبدیل سند، خدمات میزبانی داده ها، بازیابی فاجعه، حفاظت از داده ها و تخریب ایمن اطلاعات است.

آیا من می توانم پرونده های جدید را در سیستم مدیریت اسناد داشته باشم ؟ گنجاندن قسمتی برای ورود پرونده های جدید به سیستم مدیریت اسناد نیز یکی از موارد مهم است . همچنین اگه نوع فعالیت شغلی شما طوری است که نیاز به دسترسی به سوابق مهم خود در مکان های دیگری علاوه بر دفتر خود هستید آن را نیز با شرکت مورد نظر در میان بگذارید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید با استفاده از این صفحه سئوالات و درخواست های خود را با ما درمیان بگذارید.