documents-Family

راهنمایی برای حفظ اسناد چاپی خانوادگی

تصاویر و اسناد خانوادگی یا بقولی “ارثیه احساساتی” یک بخش طبیعی در زندگی همه افراد هستند. یک کتاب یا یک آلبوم عکس و یا مواردی از این قبیل می تواند مجموعه ای از خاطرات ارزشمند را برای شما حفظ نماید. بخصوص اگر خدایی نکرده کسی را در آینده از دست دهید، چنین ارثیه ای می تواند، به عنوان تسکین دهنده نسبتا قوی در فراغ دوری آن فرد به شما کمک کند.

چگونه می توانید یادگارهای خانوادگی چاپ شده خود را حفظ نمائید و آنها را برای نسل های آینده محافظت سازید؟

نگهداری صحیح تصاویر قدیمی

دست انسان در اکثر مواقع بدلیل تعریق حاوی روغن و نمک است که می تواند به عکس آسیب جدی وارد کند به همین دلیل است که افرادی که در عکاسی یا محل های مرتبط کار می کنند در هنگام کار از دستگش سفید استفاده می نمایند تا پنبه آن به عنوان یک مانع، از برخورد مستقیم دست با عکس عمل کند. اثر انگشت در سال های متمادی می تواند تبدیل به یک نقطه ی قهوه ای سخت و باعث خرابی عکس گردد. کسانی که دستکش را دوست ندارند، می توانند دست های خود را قبل و بعد از دست زدن به عکس بشویند. یا عکس ها را فقط در آلبوم ها مشاهده نمایند. (سعی کنید همیشه عکس ها را از لبه نگه دارید.)

انتخاب محل مناسب جهت نگهداری ارثیه احساسی

در نگهداری عکس ها و آلبوم ها تنها دست نزدن به آنها مهم نیست بلکه انتخاب یک محل مناسب که بیش از حد سرد و گرم، مرطوب و یا خشک نباشد نیز از نکات ضروری ای است که باید به آن توجه داشت. دمای بالا می تواند باعث کوتاه تر شدن عمر تصاویر چاپ شده شود، همچنین رطوبت بالا نیز سبب تولید قارچ و کپک بر روی آلبوم ها و عکس ها می شود. سعی کنید آلبوم ها را در مکان هایی قرار دهید که در تمامی فصول دمای متعدل و خشکی داشته باشد.

دیجیتال سازی میراث خانوادگی (ارثیه احساسی)

اسکن یا به گفتاری دیگر دیجیتال سازی عکس و اسناد خانوادگی خود به معنای جاودانه ساختن آنها می باشد که موجب می شود این میراث ارزشمند از آسیب دیدن ، کمرنگ و یا مفقود شدن مصون بماند ، حتی در صورتی بطور ناخواسته نسخه فیزیکی آن خراب و یا گم شود، نسخه دیجیتال آن برای خانواده و نسل های بعدی برای همیشه باقی خواهد ماند، بطوریکه لحظه که اراده کنید می توانید از آن نسخه فیزیکی (چاپ) نیز تهیه کنید.

دیجیتال داک اسکن اسناد و تصاویر را به سرعت انجام خواهد داد

یک فرآیند سریع و ویژه ، با مراقبت و اسکن جزء به جزء برای دریافت کیفتی بالا در نظر گرفته شده است. پس از تکمیل فرآیند اسکن، اسناد و تصاویر خانوادگیتان همراه با کپی دیجیتالی آن بدون کوچکترین آسیب به شما تحویل داده می شود. دیجیتال سازی برای اکثر موارد مانند تصاویر، گواهی تولد، اسناد مالکیتی و سایر آیتم های حساس، مناسب می باشد. همچنین ما می توانیم فیلم VHS یا همان فیلم های ویدیوهای خانوادگی قدیمی را به قلمرو دیجیتال وارد نماییم و شما قادر خواهید بود به فرزندان و نوه های خود که حتی نمی دانند VHS چیست ، گذشته ی خود را نشان دهید.

صحبت ما امروز، در مورد خدمات اسکن میراث گذشته ی ما است. نگهداری میراث جاودانه دیجیتال و خاطرات همیشه زنده، قطعا چیزهایی به نسل های آینده ما خواهد آموخت. تیم تخصصی اسکن دیجیتال داک در این زمینه همیار شما خواهد بود، با ما تماس بگیرید.

1420556593_42-17683572-640x434

بایگانی الکترونیکی با استفاده از باکتری

در حالی که انسان به دنبال زمین های بیشتر برای زیستن بر روی کره ماه می گردد بایگانی های فیزیکی مساحت های قابل توجه ای را در این کره خاکی از آن خود کرده اند؛ مساحتی بیشتر از ۸۰۰ کیلومتر قفسه های بایگانی تحت اشغال آرشیو ملی آمریکا، و مساحتی بالغ بر ۱۶۰ کیلومتر تحت اشغال آرشیو ملی فرانسه خود گواه این مطلب است. این بار دانشمندان هنگ کنگی موفق شدند از یک باکتری اطلاعات به عنوان حافظه برای خواندن و نوشتن استفاده کنند.

جمعی از محققین دانشگاه هنگ کنگ، پیشرفت بسیار جالبی برای ذخیره حجم عظیمی از دیتا بر روی یک مکان جدید شدند؛ این مکان جدید یک باکتری بود!!! باکتری ای کولی نام یکی از باکتری های معروف است که  در ایجاد مسمومیت های غذایی نقش بسازیی دارد.

 بیو، ذخیره کردن یا همان علم ذخیره سازی و نوشتن دیتا بر ارگانیسم های زنده پدیده تازه ای است که نزدیک به یک دهه از عمر آن می گذرد.

این تکنولوژی به معنی این است که می توانید حجم بسیاری از اطلاعات را در جعبه ای از باکتری در یخچال منزلتان نگهداری کنید، این گفته آدرین یم یکی از دانشجویان این گروه است.

طبق گفته یک خبرگزاری در فرانسه، این تکنولوژی به سال ۲۰۰۷ بازمیگردد که در آن زمان گروهی از دانشجویان دانشگاه Q ژاپن موفق شدند تئوری نسبت انیشتن را روی DNA یکی از باکتری ها بنویسند، بعد از این کشف آنان اعلام کردند که باکتری های می توانند اطلاعاتی که بر روی آن ها نوشته شده را به مدت هزاران سال نگهداری کنند این امر به این دلیل است که این باکتری همواره گروهی از ارگانیسم های تک سلولی را تولید می کند. این در حالی است که دانشمندان هنگ کنگی، از این هم فراتر رفتند و روشی برای حفظ و ذخیره دیتاهایی بسیار پیچیده تر و غلبه بر مشکلاتی که این کار را ناممکن کرده بود ابداع نمودند.

طبق اعلام این گروه، یک گرم از این باکتری می تواند گنجایش ۴۵۰۲۰۰۰ گیگابایت از دیتا را داشته باشد.smartphone-germs-2

این گروه از دانشجویان، روشی ایجاد کردند که به ظرفیت حافظه ای باکتری ها برای فشرده سازی اطلاعات و سپس بخش بندی آنها و تقسیم کردن آن بین سلول های گوناگون کمک می کند. این موضوع با نقشه برداری از DNA باکتری ها بسیار آسان تر نیز شده است. با استفاده از این روش، علاوه بر نوشته ها  اقدام به ذخیره تصاویر و موسیقی و حتی فیلم نیز نمود.

این تیم حتی موفق به کدگذاری این اطلاعات ذخیره شده روی باکتری ها شده اند که این امر می تواند خبر بسیار خوبی برای امنیت اطلاعات باشد. زیرا طبق گفته یکی دیگر از دانشجویان: نکته اصلی در تضمین امنیت اطلاعات بر روی این باکتری این است که باکتری مانند انواع وسایل الکترونیکی قابل هک شدن نیستند. همچنین این کدگذاری در تضمین عدم حذف دیتاها در جهش های باکتری ها نیز نقش بسزایی را ایفا می کند.

طبق گفته برخی از دانشجویان این گروه باید امیدوار بود که روزی کامپیوترهای کنونی ما تبدیل به ظرف هایی کوچک از باکتری ها شوند.

در آخر نیز می توان بیان کرد که روش مورد استفاده این گروه از دانشجویان شبیه روش هایی است که در برای کاهش ژن های غذایی از آنها استفاده می شود؛ با فرق اساسی که تغییر بخش های یک ارگانیسم به این گروه کمک می کند تا اطلاعات بیشتری به سلول این باکتری منتقل کنند.

شاید روزی ایده و ابداع این دانشجویان عملی شود و حجم کسری از باکتری ها را هر روزه در اطراف خود شاهد باشیم.

images

اسکن اسناد تاریخی کلید گذشته,حال,آینده

با توجه به اهمیتی که اسناد تاریخی در هر تحقیق و پژوهشی دارند و استناد به آنها اعتبار بیشتری به پژوهشهای تاریخی می‌بخشد سعی داریم موقعیت و جایگاه اسناد، در تاریخ‌نگاری را ذکر کنیم. به این منظور تأثیر مثبت اسکن اسناد در پژوهشهای تاریخی به عنوان مهمترین منابع مکتوب شده مورد بررسی قرار گرفته و پس از آن به بحث درباره مفهوم آرشیو و مدارک آرشیوی خواهیم پرداخت.
اهمیت و اعتبار سند، اصالت اسناد به ویژه اسناد آرشیوی را برای استفاده مورخ بیان می‌کند و اینکه نسبت به ‌آثار باستانی و آثار مکتوب دیگر کمتر مورد سوء استفاده و جعل قرار گرفته‌ اند.
از دوران اختراع خط و سهولت در نگارش و ثبت و ضبط حوادث و وقایع تا دوران اختراع صنعت چاپ و پدیدار شدن اسناد در متون تحقیقی و بایگانی آنها، اسناد مهمترین منبع تاریخی محسوب شده که مورخان با استناد به آنها به صحت و سقم مطالب خود پی برده‌، با مدارک مستدل و براهین مستحکم‌تر به بررسی حوادث و رویداد‌های تاریخی پرداخته‌اند. اگر چه در ابتدا بی‌‌توجهی به جمع‌آوری اسناد و استناد به آنها موجب از بین رفتن بسیاری از اسناد مربوط به تاریخ ایران شده و مسامحه در این امر مهم باعث شده فقط راجع به بعضی از دورانهای تاریخی سند موجود باشد.
اسناد برای پژوهشهای تاریخی، همچون مصالحی هستند که مورخ با استفاده از آنها به بازسازی تاریخ می‌پردازد و در نتیجه «روابط اجتماعی» انسانها به وجود می‌آید. اسناد با توجه به استفاده‌‌ای که در هر زمان از آنها می‌شود دارای دو ارزش اداری و تحقیقی هستند. تا زمانی که مطالب آنها مربوط به مسائل روزمره جاری است، اداری یا شخصی محسوب می‌شوند. پس از آن که ارزش جاری و روزمره خود را از دست دادند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند. بنابراین پژوهشها و تحلیلهای مورخ بدون مراجعه به اسناد کامل نخواهد شد.
اسناد تاریخی از مهمترین منابع مکتوب در پژوهشهای تاریخی به شمار می‌آیند که شامل:
مکاتبات حکومتی، فرمانها، معاملات سیاسی، گزارشهای اقتصادی، فرهنگی، نظامی، اسناد قضایی، مالی، حقوقی و برخی مکاتبات خصوصی و خانوادگی می‌باشند.
بی‌توجهی به حفظ و نگهداری اسناد، موجب از میان رفتن بسیاری از آنها در طول تاریخ شده است. مورخ بیش از هر چیز باید از اصالت سندی که به ‌آن استناد می‌کند و جعلی نبودن آن مطمئن باشد.
برای تعیین اصالت سند می‌توان شواهدی را در آنها در نظر گرفت. سندی که بتوان به آن اطمینان کرد، نباید مخدوش، خط خورده، تراشیده، شکسته، ترمیم شده و نونویس باشد.
اگر سند رونوشت یا به اصطلاح قدیم «سواد» است باید از روی اصل استنساخ شده و خلاصه نشده باشد. برای شناسایی سند، توجه مهر و حاشیه نوشته‌های آن ضروری است از طریق کاغذ، مرکب و تزیینات یک سند نیز می‌توان اصالت آن را تعیین کرد.

مدارک آرشیوی

آرشیو (Archives) مجموعه نوشته‌ها و اوراقی هستند که خود حاصل فعالیتهای روزمره و مستمر دیوانهای سابق و ادارات کنونی می‌باشند و مندرجات آنها از نظر نحوه بهره‌برداری دارای دو گونه ارزش اداری و ارزش تحقیقی است، به این معنی که مادامی که مطالب آنها مربوط به امور جاری و روزمره اداری است دارای ارزش اداری هستند پس از آنکه از گردش فعالیتهای روزمره اداری خارج شدند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند.
در این حالت به آنها «اسناد تاریخی» اطلاق می‌شود. بدین ترتیب اسناد تاریخی شامل کلیه فرمانهای سلطنتی، مکاتبات و اسناد سیاسی، معاهدات، نوشته‌های اداری، اسناد قضایی، مالی و حقوقی، گزارشهای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و نظامی و برخی مکاتبات خصوصی دوستانه و خانوادگی می‌باشند که در قدیم به آنها: سلطانیات، دیوانیات و اخوانیات می‌گفتند.

حساسیت کشورهای مختلف به حفظ اسنادشان که بعضا عمر آن‌ها به صد سال هم نمی‌رسد بیانگر اهمیت آرشیو اسناد است .خوشبختانه کشور ما مشکلی در وجود اسناد با ارزش و قدیمی و در معنای کلی محتوا ندارد، از طرفی نیز مردم حاضرند تا اسناد و کتاب‌های قدیمی خود را در اختیار مرکز اسناد ملی قرار دهند ولی ما به دلیل کمبود فضا و بودجه قادر به حفظ پیشینه خود نیستیم.IMG09365032

اهمیت و اعتبار سند

از میان گروههای پنجگانه منابع و مآخذ تحقیقی :

  1. منابع ذهنی یا نقلی
  2. منابع باستانشناسی
  3. منابع تصویری و ترسیمی
  4. منابع کتبی
  5. مدارک آرشیوی

مدارک آرشیوی دارای اصالت و اعتبار بیشتری است زیرا هر سند اداری و دیوانی و هر فرمان و نامه رسمی که امروز به دست می‌آید به زمان و رویدادی خاص و حقیقی بستگی داشته و در نتیجه رابطه مستقیم و طبیعی بین اثر و مؤثر موجود است. به علاوه قضاوتها و داوریهایی که درباره آنها می‌شود و آنچه از محتوای آنها استباط می‌گردد برخلاف متون قدیمی که دستخوش تغییر و تبدیل و شک و اصلاح بوده‌‌اند و یا مدارک باستانشناسی که مبنای قضاوت و استنباط در مورد آنها غالباً مبتنی به حدس و گمان و تقریب است، بر پایه اعتبار و یقین و اصالت آنها استوار است.
ضمناً چون برای حفظ روابط جامعه با دستگاههای اداری و حاکمه تهیه و تنظیم شده و می‌شوند خالی از شایعه، دروغ، تظاهر، اغراض خصوصی و ملاحظه‌کاریهاست. همین نقش اساسی و قابل اعتماد که این منبع، در اصالت ضبط وقایع ایفا می‌نماید از قدیم‌ترین ایام در جوامع باستانی شناخته و اهمیت آن آشکار بوده است. بنابراین با استفاده از این نوع مدارک به اشتباهات، پرده‌پوشی، مجهولات، گزافه‌گویی‌‌ها و بالاخره ملاحظه‌کاریهای برخی از تاریخ‌نویسان گذشته می‌‌توان پی‌برد و حقایق امور را درک و کشف کرد.

با موارد بیان شده فوق به نیاز شدید دنیای امروز به حفظ و ثبت اسناد خود در تمام ضمینه ها پی می بریم. اسناد و مدارکی که امروز در دست ما و یا سایر مردم در هر جای دنیا قرار دارد شاید در آیده برگی از تاریخ گردد برگی که ممکن است یک فرد یا ملت را به اوج ببرد. بیایید در حفظ تاریخ دستی داشته باشیم، برای اطلاع از خدمات اسکن اسناد تاریخی می توانید از طریق فرم تماس یا سایر روش های دیگر با ما تماس حاصل نمائید.

محافظت-از-اطلاعات

توصیه هایی برای حفاظت از اسناد دیجیتالی

اینترنت فرصت های زیادی برای جستجوی اطلاعات، معاملات و مشارکت از طریق ایمیل یا شبکه های اجتماعی را فراهم کرده است ، اقدامات احتیاطی برای محافظت از اطلاعات شخصی آنلاین و شغل شما یک دغدغه ی مهم به شمار می رود. تیم دیجیتال داک همیشه سعی کرده است که در زمینه حفاظت از اطلاعات آموزش های ویژه ای ارائه نماید.

برخی از اساسی ترین اقدامات احتیاطی عبارتند از: حفاظت از کامپیوتر خود با استفاده از فایروال ها و نرم افزارهای آنتی ویروس، استفاده از کلمات عبور قوی و مستحکم، نصب نرم افزارهایی باهوش مصنوعی برای تشخیص کاربران در حال استفاده و … . اعتقاد دیجیتال داک این است که  شیوه های خوب امنیتی یک گام مهم در حفظ اطلاعات است

برداشتن گام های زیر برای حفاظت از اطلاعات امری ضروری است :

حفاظت از کامپیوتر – دسترسی کارکنان به برنامه ها یا پایگاه های داده حاوی اطلاعات حساس باید به طور منظم بررسی شود.

انتخاب رمزهای عبور منحصر به فرد – برای حصول اطمینان از کیفیت کلمه عبور ، حداقل از هشت کارکتر ترکیبی از اعداد و حروف بهره بگیرید. هرگز از کلمات عبور یکسان برای همه حساب های خود استفاده ننمایید .

محتاط نسبت به اطلاعات مشکوک – به غرایز خود اعتماد کنید؛ اگر یک ایمیل یا فایل مشکوک به نظر می رسد، آن را باز نکنید. در صورتی که ایمیل حاوی سوالاتی در مورد اطلاعات شخصی شما بود، حتما از معتبر بودن آن مطمئن شوید.

به روز رسانی مداوم – از آنجا که اطلاعات شما ممکن است به خطر بیفتد و یا بطور کامل از بین رود، تهیه کپی پشتیبان از اطلاعات به صورت منظم یکی از امور ضروری در مدیریت اسناد است. پشتیبان گیری به شما در شناسایی آنچه تغییر کرده و یا حذف شده است کمک خواهد کرد. توجه داشته باشید پشتیبان گیری همیشه در یک منطقه کاملا ایمن ذخیره شود.

همچنین افزایش سطح علمی کارکنان در زمینه های سیاست های امنیتی شغلی ، بحث در مورد سیاست های ایمیل و اینترنت ، دسترسی به شبکه های کامپیوتری و چگونگی افزایش تنظیمات امنیتی مرورگر نیز توصیه می شود.