نمایه سازی اسناد اسکن شده روشی برای جستجوی سریع اسناد
اسکن اسناد نیازمند برنامه های گوناگونی خواهد بود و راه حل های مختلفی نیز برای این کار وجود دارد . تصمیم گیری در مورد اینکه چگونه می خواهید مدارک دیجیتال خود را به عنوان مثال در سرور ، هارد درایو های خارجی، سی دی، و غیره نگهداری کنید؛ یا اینکه می خواهید اسکن شما رنگی یا سیاه وسفید باشد ، همه گزینه ها به شما و به کارتان بستگی دارد .
یک تکه بسیار مهم از پازل تصویربرداری دیجیتال این است که چگونه سیستم مدیریت اسناد شما را قادر به جستجوی اسنادی که یک بار ذخیره شده اند می کند ؟ این فرایند عنوان گذاری (متا دیتا) اسناد اسکن شده، به عنوان نمایه سازی یا فهرست نویسی شناخته می شود. این امر به این صورت است که یک نام یا یک کلمه را که مربوط به محتوای آن سند است ، برای جستجوی وارد سیستم می کنند.
اما نمایه سازی چگونه کار می کند ؟ هنگامی که اسکن پرونده های شما انجام شد، به طور معمول در قالب نرم افزاری (دیتابیس) قرار می گیرد . بنابراین اگر شما ۱۵۰۰۰ پرونده اسکن شده داشته باشید ، همه آنها به طور جداگانه نیاز به نمایه سازی و ذخیره شدن دارند. البته در صورتی که شما قبلا این متادیتا ها را در نرم افزاری دیگری وارد کرده اید برای مثال نرم افزار HIS بیمارستان، امکان لینک HIS به نرم افزار یعنی انتفال و تبادل اطلاعات بین دو نرم افزار وجود خواهد داشت.
در اینجا چند نمونه ازاسناد اسکن شده و این که چگونه نمایه سازی آنها انجام می شود را بیان می کنیم:
مدارک پزشکی: اسکن مدارک پزشکی یک تعهد بزرگ است. وقتی که پرونده به صورت کاغذ است ، شما از درون قفسه ها و احتمالا به ترتیب حروف الفبا به دنبال پرونده ی مورد نظر می گردید
. در واقع این کار به طور معمول در بیمارستان ها انجام می پذیرد . اما هنگامی که شما پرونده ها را اسکن می کنید ، چگونه باید در میان انبوهی از فایل های اسکن شده ، پرونده ی یک نفر را بیابید . شاید نام خانوادگی و نام ، یک پیشنهاد خوب برای یافتن پرونده ی یک شخص باشد . اما اگر دو نفر با یک نام وجود داشته باشند ،آن وقت چه ؟ این وقتی است که شما ممکن است بخواهید یک قسمت جستجوی تاریخ تولد نیز اضافه نمایید . ممکن است دو نفر در یک روز و با یک نام باشند که البته این احتمالی بسیار ضعیف خواهد بود . در این صورت مجددا به یک ملاک دیگر برای یافتن پرونده ی افراد نیاز خواهید داشت. پس هرچه قدر تعداد متادیتاها بیشتر باشد عمل جستجو به صورت دقیق تری انجام می شود. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه مدارک پزشکی
اسناد حقوقی: اگر شما به دنبال آرشیو یک دسته از پرونده های بسته بندی شده که ممکن است نیاز به دسترسی به آنها داشته باشید چه می کنید ؟
چگونه این اسناد اسکن شده را ذخیره می نمایید ؟ توسط نام متهم یا نام شاکی؟ راه های گوناگونی برای نمایه سازی و ذخیره کردن اینگونه اسناد وجود دارد که با توجه به درخواست سازمان انجام می شود. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی اسناد حقوقی
صورت حساب و فاکتور های قدیمی: شما از نظر قانونی ملزم به نگه داشتن صورت حساب های خود هستید . مستند سازی آنچه که بدهکار یا بستانکار هستید،
نگهداری آن ها کار دشواری خواهد بود؛ به احتمال زیاد آنها را چاپ و در چندین قفسه ذخیره می نمایید که این بسیار خطرناک است! یک راه نگهداری صورت حساب ها، دیجیتالی کردن آنها است . پس از اسکن ، این صورت حساب ها بر اساس شمار ه ی فاکتور و یا نام مشتری یا هر مولفه ای که شما خواهان آن باشید نمایه سازی خواهند شد . اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی اسناد مالی
کتاب: آیا می دانستید که شما می توانید کتاب های خود را بدون اینکه به آنها آسیبی وارد شود اسکن نمایید؟ 
به طور خلاصه در اینجا بیان می نماییم که اسکن کتاب با اسکنر های مخصوص کتاب انجام می پذیرد و به همین دلیل کتاب از آسیب های احتمالی مصون می ماند . در صورت درخواست کتابها پس از اسکن ، بر اساس عنوان، جلد ، نویسنده و غیره نمایه سازی می شوند. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی کتاب
سوابق کاغذی دیگری نیز هستند که قابل اسکن اند . لوایح، رسیدها، دستور العمل ها ، اسناد و مدارک ساخت و ساز و پرونده ها و سایر کاغذهایی که در زیر زمین منزل یا کمدهای دفترتان در جعبه های بزرگ قرار گرفته اند ، از این جمله اند . حفظ الکترونیکی این اسناد ساده ترین راه برای بایگانی و دسترسی به آنها است . برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس حاصل نمایید .
برنامه ریزی شامل: نحوه سازماندهی پرونده ها و مدارک پزشکی برای اسکن، چه پرونده ها و یا اوراقی بعد اسکن امحا می شوند؟ چه پرونده هایی از نظر پزشکی (۱۵ سال) لازم به نگه داری دارد؟ آیا نیاز به نرم افزار آرشیو و بایگانی الکترونیکی است یا خیر؟ چه نرم افزاری برای پرونده های اسکن شده است در نظر گرفته شده؟ چه مشخصاتی برای نرم افزار بایگانی مستندات نیاز خواهید داشت؟ چگونه پرونده های الکترونیکی را باید تنظیم نمود؟ چه آیتم هایی برای ورود اطلاعات و جستجو پرونده ها نیاز است؟ چه مقدار بودجه جهت عملیات اسکن لازم است؟ تعداد پرونده های بایگانی چقدر است؟ تعداد میانگین اوراق برای اسکن چقدر است؟ محل اسکن را در نظر گرفته اید؟ در صورت امکان جابجایی پرونده ها، حمل و نقل پرونده ها چگونه است؟ و بسیاری موارد دیگری که نیاز به بررسی دارد.
عملیات اسکن به دو صورت
فرآیند اسکن با آماده سازی پرونده های فیزیکی آغاز می شود. همچنین اگر تصمیم به نازک سازی و امحای اوراقی از پرونده دارید که دیگر نیاز به نگهداری و اسکن آن ها در پرونده ی پزشکی نیست، آنها را باید در بخش آماده سازی حذف کنید. اسکن باید توسط اسکنر حرفه ای و با نرم افزار حرفه ای اسکن و از همه مهمتر اپراتور و پرسنل تعلیم دیده انجام شود. اپراتور در اسکن نقش کلیدی ای ایفا می کند چرا که می تواند در صورت عدم هوشیاری و یا تعلیم صحیح باعث نابودی کل پروژه به صورت خاموش شود. اسکنر های سطح پایین نیاز دارند که در حین کار چند بار تغذیه و پاکسازی شوند که این کار باعث گم شدن برگه های پرونده می شود. حتی یک صفحه از دست رفته می تواند یک فاجعه قانونی برای دفتر بیمارستان، کلینیک و یا مطب دکتر به وجود آورد. تمام اسکنرها نیاز به تمیز کردن منظم شیشه های دوربین، شفت ها و … دارند. اگر یک اسکنر به طور مداوم در طول روز مورد استفاده قرار گیرد، ممکن است نیاز به تمیز کردن بیش از یک بار در روز داشته باشد. کاغذ کثیف است و کاغذ مورد استفاده باعث کثیفی بیش از حد اسکنر می شود. نرم افزار حرفه ای اسکن به دلیل اینکه از راندمان بالایی برخوردار است، مورد استفاده قرار می گیرد. این نرم افزار امکان پردازش “دسته ای” فایل ها را فراهم می کند، به این معنی که پردازش چندین پرونده در یک مرحله اسکن انجام می پذیرد. عدم انتخاب نرم افزار صحیح و مناسب باعث می شود علاوه بر اتلاف وقت و هزینه، فایل نهایی بلااستفاده باشد. همچنین اگرمی خواهید پس از اسکن قادر به جستجوی موارد درون پرونده باشید، نرم افزار 
به طور کلی، یک پروژه اسکن زمانی با کیفیت در نظر گرفته می شود که در آن نتوان هیچ خطایی را شناسایی کرد و در واقع این تعریف “کیفیت بالا” است. پرونده اسکن شده باید برای کیفیت، تأیید شوند. انواعی از روش ها، باید با هم استفاده شوند تا در نهایت بتوان کیفیت بالای کار را تصدیق کرد. نمونه گیری دقیق و وسیعی باید در طول پروژه برای تأیید اسکن استفاده شود. برای اعتماد به افزایش کیفیت، حجم نمونه را می توان کاهش داد. نسخه الکترونیکی از پرونده باید در چندین مکان ذخیره شود تا این اطمینان حاصل شود که پرونده، در صورت بروز یک فاجعه، قابل دسترسی باشد. هنگامی که پرونده الکترونیکی مرحله تایید کیفیت را گذراند و به درستی در مکان های مورد نظر ذخیره شد، باید در مورد امحا یا نگه داری مجدد پرونده تصمیمی اتخاذ شود. قوانین نگهداری پرونده های پزشکی نسبتا پیچیده هستند، در این مورد باید با یک متخصص مشورت شود. (پرونده های بدون بستری مجدد تا ۱۵ سال)؛ اگر امحای پرونده ها طبق قوانین مجاز بود، به شدت توصیه می کنیم که بعد از امحا آنها را خرد کرده یا به نحوی نابود کنید، تا اطمینان لازم به از بین رفتن کامل اسناد بوجود آید. اگر تصمیم به نگه داری پرونده نیز اتخاذ شد، پرونده باید به درستی در اتاق بایگانی در محل صحیح نگه داری شود. پرونده ها و اوراق قدیمی ممکن است به شدت در معرض آتش سوزی و آسیب هایی که باعث از دست دادن فایل های اصلی است، قرار گیرند.
در پایان ذکر این نکته ضروری است که در صورت اختلال کوچک در هرکدام از مراحل گفته شده بالا، می توان در کل پروژه تاثیر گذار باشد. همچنین موارد گفته شده بالا به صورت کلی درنظر گرفته شده و نسبت به نوع پرونده (پرونده های سرپایی، پرونده های زایمان، پرونده های عمومی و …) مراحل می تواند بصورت کاملا متفاوت انجام شد؛ تنها نکته ها ریز و تجارب کاری می تواند انجام اسکن دقیق و باکیفیت را تضمین کند.