تکنولوژی با سرعت بسیار بالایی در حال اثرگذاری در روند زندگی فردی و شغلی اکثر افراد روی این کره خاکی است، گرایش به فناوری جدید و همچنین نیازهای امروزه جامعه جهت سازماندهی و اشتراک گذاری منابع و اسناد فردی و شغلی، خود باعث شده که تقاضا برای دیجیتال سازی اسناد و مدارک به امری مهم و ضروری تبدیل شود. اما در این مسیر پیدا کردن یک راه حل سریع، کم هزینه، و در دسترس، خود چالشی بحث برنگیز است.

تا به حال به این فکر کرده اید که مثلا در کتابخانه ای مشغول خواندن کتابی هستید، وقت کتابخانه رو به اتمام و مهلت دسترسی به کتاب مورد نظر به پایان برسد؟ یا به عنوان یک پزشک نیاز به خواندن چندین پرونده بیماران در خارج از ساعات اداری دارید و طبق ضوابط بیمارستان مجاز به خروج پرونده ها نداشته باشید؟ یا به عنوان یک دانشجو نیاز به داشتن یک جزوه تمیز از شخصی که تمام جلسات را حضور داشته اما مایل نباشد در صف طولانی کپی شما را همراهی کند، داشته باشید؟ و یا سایر موارد مشابه که نیاز شما به یک کپی برداری سریع و البته کم هزینه نمایان می سازد.

اسکنر یا موبایل؟

اسکنر قابل حمل یا پرتابل برای برآورد سازی موارد بیان شده گزینه بسیار معقولی بنظر می رسد چرا که حتی بدون نیاز به کامپیوتر نیز توانایی اسکن تقریبا هرچیزی را دارند. البته استفاده از تلفن همراه و دوربین موبایل بعنوان اسکنر نیز ایده ای است که با ورود نرم افزارهای جدید مخصوص اینکار پدیدار شده است، اما آیا استفاده از دوربین تلفن همراه جهت اسکن راه مناسبی است؟

بسیاری از افراد در جواب این سوال استفاده از دوربین موبایل را به عنوان اسکنر صحیح می دانند و اینگونه بیان می کنند که گوشی تلفن همیشه همراه من است ولی ممکن است اسکنر حتی مدل دستی آن همیشه همراه من نباشد و گوشی تلفن برای گرفتن یک کپی کفایت می کند. البته شاید بگونه ای نیز درست بگویند و استفاده از تلفن همراه به عنوان اسکنر نیز در شرایطی بهترین گزینه باشد.

ما در این مطلب سعی نداریم که از اسکنرهای دستی یا پرتابل دفاع کنیم یا اینکه بگوییم استفاده از دوربین تلفن همراه جهت اسکن به شدت بد است چرا که خود من نیز گاها در مواقع فوق ضروری که اسکنر همراهم نبوده با استفاده از دوربین موبایل خود اقدام به گرفتن چند عکس یا بقولی دیگر اسکن کردن چند برگ نموده ام. قصد ما در این مطلب این است که تفاوت های این دو را نسبت به یکدیگر بیان کنیم.

دسترسی

همانگونه که قبلا هم گفته شد اسکنرهای دستی با اینکه قابلیت شارژ و یا استفاده از باطری را دارند ولی ممکن است همیشه و در همه حال همراه افراد نباشند، اما تلفن همراه همیشه و در اکثر زمان ها در دسترس است.

نور

یکی از مهمترین فاکتورها در اسکن نور است، اسکن با تلفن همراه باید در شرایطی باشد که نور محیط کافی باشد، اسکن در محل های با نورهای مصنوعی مانند اتاق باعث ایجاد سایه و همچنین استفاده از فلش گوشی نیز باعث ایجاد نقطه ای روشن در صفحه اسکن شده می شود این مورد بخصوص در کاغذهای گلاسه بیشتر نمایان می شود. بحث نور در اسکنرهای دستی به صورت اتوماتیک و یکنواخت انجام می شود و در اکثر مواقع فایل خروجی بسیار تمیز است.

فاصله کانونی یا همان فوکوس

تنظیم فاصله کانونی یا همان فوکوس جهت اسکن در موبایل ضروری است چراکه در صورت عدم تنظیم مناسب، عکس گرفته شده به شدت تار می شود، اما در اسکنرهای دستی به دلیل فاصله ثابت میان هد اسکنر با کاغذ این مورد به طور کامل رعایت می شود.

کیفیت

در برخی موارد تنها داشتن یک کپی قابل خواندن کفایت می کند ولی در مواردی که کیفیت خروجی کار برای شما مهم است به خصوص اسکن عکس، سعی کنید استفاده از گوشی را به عنوان اسکنر فراموش کنید، و از یک اسکنر یا یک مرکز اسکن کمک بگیرید.

سطح (تراز)

با استفاده از اسکنر نیازی نیست که زمانی برای تنظیم بگذارید و در هر صورت اسکنی صاف بدون کجی و موج خواهید داشت این در حالی است که در اسکن با دوربین موبایل باید سعی کنید دقیقا آن را بالای سند قرار دهید تا باعث کاهش میزان کج شدن عکس شود.

کراپ یا برش

معمولا موارد اسکن شده با دوربین گوشی همراه دارای قسمت های اضافی بسیاری هستند که بعدا باید توسط دست یا نرم افزارهای مربوطه جدا شوند ولی اسکنرهای قابل حمل این مشکل را در بسیاری موارد تصحیح کرده اند.

حجم فایل

حجم فایل تولیدی توسط دوربین دقیقا دو تا سه برابر حجم همان فایل توسط اسکنر است در ضمن باید دقت داشت که  کیفیت و دقت اسکنر نیز بسیار بالاتر است.

جمع بندی:

استفاده از دوربین موبایل به عنوان اسکنر تنها در مواردی توصیه می شود که خواندن و یا مشاهده کفایت کند ولی در مواردی که کیفیت کار اهمیت دارد و یا نیاز به چاپ مجدد یک مورد را دارید، یا اینکه مورد نیاز به اسکن عکس است نه متن، بهتر است از یک اسکنر برای این کار استفاده کنید، اسکنرهای قابل حمل طوری طراحی شده اند که در اکثر موارد همراه فرد باشند ولی اگر نیاز به یک اسکن باکیفیت دارید و اسکنر همراه خود را نیز فراموش کرده اید می تواند از یک شرکت اسکن نیز کمک بگیرید.

با گذشت زمان راه های ذخیره سازی اطلاعات و آرشیو اسناد توسط انسان ، به طور چشمگیری تغییر کرده و کم کم  استفاده از اسناد کاغذی برچیده و به سمت فایل های دیجیتالی و بایگانی الکترونیکی رهنمون شده است . این اتفاق بسیار سریعتر از چه کسی فکرش را کند در حال رخداد می باشد . در واقع انسان به جای استفاده از جعبه ها و قفسه ها برای بایگانی اسناد، در حال تغییر روش و بایگانی تمام اطلاعات خود در رایانه ها برای امنیت بیشتر و دسترسی آسان تر است. بسیاری از شرکت ها، سیستم های مدیریت اسناد خود را به تدریج در طول زمان تبدیل به سیستم های بایگانی دیجیتالی کرده اند.  یکی از دلایل مهم این شرکت ها برای تغییر روش از سیستم بایگانی دستی به بایگانی فیزیکی، کارآمد تر بودن سیستم بایگانی دیجیتالی برای پیشبرد اهداف شرکت است .

به مرور زمان بسیاری از شرکت های موجود به سیستم گردش کار بدون کاغذ که بنظر می رسد مهترین مرحله برای شروع ذخیره سازی مدرن اسناد است روی آورده اند. دلیل این امر این می تواند باشد که اسناد دیجیتالی در نگهداری و همچنین به اشتراک گذاری و برقراری ارتباط بین سایر شرکت ها، بسیار منعطف تر هستند . برای مثال اگر نیاز به ارسال سندی خاص به شخص دیگری را دارید ، به جای گرفتن کپی از آن و سپس ارسال آن توسط  پست، پیک یا … پس از دیجیتال سازی شما قادر به ارسال همان سند تنها آن با فشردن چند کلید از صفحه ی کیبورد خود هستید . همچنین پس از مکانیزاسیون کامل تمام پرسنل شرکت نیز با استفاده از نرم افزارهای مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتالی می توانند مطالب و اسناد را در بین خود به اشتراک بگذارند که این کار از فرستادن ایمیل نیز آسان تر است! به طور کلی مدیریت اسناد با استفاده از بایگانی دیجیتالی آنها یک تحول عظیم در جریان کاری دفتر و یا شرکت به شمار می رود .

از آنجا که کارآمدی فایل های دیجیتالی روز به روز در حال توسعه و پیشرفت است ، این امر مشخص است که برای داشتن یک شرکت مدرن حتما باید از  صنعت مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتالی بهره برداری نمود . اکثر شرکت ها در حال حاضر به خدمات مدیریت اسناد دیجیتالی تجهیز شده اند و به نظر می رسد که با گذشت زمان نه چندان طولانی تمام شرکت ها به شرکت هایی بدون کاغذ تبدیل شوند. پس اسکن و دیجیتالی نمودن اسناد یک راه حل مناسب برای آینده ی سازمان ها به شمار می رود .