بایگانی-اسناد

صنعت بایگانی اسناد به استقبال فناوری میرود

علم و فناوری تغییرات قابل توجهی در صنعت مدیریت پرونده (اسناد) و بایگانی آنها نموده است . دانستن اینکه چه چیزی جدید است و چگونه می تواند در راستای کارامدی بیشتر، به شما کمک نماید ، در تصمیم گیری ها یک امر حیاتی است . در شیوه زندگی کنونی ، نگهداری اسناد و مدارک با تغییرات شدیدی مواجه شده که گاهی نیز این تغییرات برای سازمان ها ایجاد مشکل می کند، و گاهی سرعت انجام امور را افزایش می بخشد.  در اینجا اشاره ای گذرا به آخرین روند فناوری که در صنعت بایگانی اسناد روی داده است، می اندازیم.

مدیریت پرونده ها تحت پلتفرم های موبایل – پرونده های کاغذی در بسیاری از صنایع از جمله بهداشت و درمان ، نهادهای قانونی و دولتی به  سوابق دیجیتالی و پروتکل های مدیریتی تبدیل شده اند. فراهم آوردن امکان دسترسی آسان سند برای کاربران با تلفن همراه یکی از ایده های موفق در این زمینه به شمار می رود .

فرکانس رادیویی (RFID) – استفاده از تراشه های کامپیوتری به صورت برچسب بر روی اسناد  این اجازه می دهد تا کاربر عملیات پیگیری سند خود را در هر زمانی بدون احتیاج به مراجعه ی حضوری انجام دهد. این امر موجب حذف کامل زمان های اضافی برای جستجو و دسترسی به سوابق می شود.

بارکد و فهرست سازی  – با استفاده از تکنولوژی استاندارد بارکد، شما به راحتی قادر به پیدا کردن اسناد خود با یک اسکن ساده از این بارکد هستید . این کار را می توان برای کانتینرهای ذخیره سازی ، پوشه های فایل و یا حتی سیستم عامل رسانه های دیجیتال استفاده نمود .

دیجیتالی و اسکن اسناد – چه دوست داشته باشیم چه نه ، اسناد کاغذی هنوز هم بخشی از روز ما را در زندگی و معاملات شخصی و کسب و کار اشغال کرده اند . با اسکن تمام اسناد خود ، نه تنها پروسه بازیابی سوابق خود را آسان می کنید ، بلکه با این کار آنها را بیمه کرده اید . در واقع اسکن اسناد عامل مهمی در هنگام بروز یک فاجعه به شمار می رود .

حفظ و عدم سرقت اطلاعات – ظهور فن آوری های دیجیتال نه تنها سرعت بی واسطه و مستقیم را به ارمغان می آورد بلکه به روند حفظ و نگهداری سوابق ، کمک شایانی می نماید . با این امر مجرمان دیگر قادر به دسترسی آسان به پرونده ها نیستند . همچنین با استفاده از روش های جدید نابود سازی اطلاعات (کاغذ خردکن ها، خردکن های CD و …) می توانیم مطمئن شویم که تمامی اطلاعاتی که می خواهیم از بین ببریم به طور کامل نابود شده و دزدیده شدن آنها توسط مجرمان به امری محال تبدیل می شود.

بازیابی-سوابق

بازیابی سوابق | دسترسی آسان و ایمن به پرونده ها

سوابق شرکت یکی از مهم ترین بخش های موفقیت شما می باشد. راه های مختلفی برای مدیریت این سوابق وجود دارد، گزینه های مختلف بسیاری است که می تواند به رشد شرکت کمک نماید . این که آیا شما پرونده های خود را در اتاق نگهداری می نمایید و یا ترجیح می دهید که آنها را در محل ایمن ذخیره سازی نمایید ، تصمیم گیری با خودتان است.

 به میان آوردن این جملات ، لزوما به این معنی نیست که نگهداری اسناد فیزیکی یک کار کاملا اشتباه است، بلکه ما فقط سعی می کنیم در برداشتن یک گام صحیح تر برای کسب موفقیت های بیشتر در جهت رشد شرکت شما ، کمک نمائیم. اگر شما به دنبال نگهداری سوابق خود درون قفسه های بایگانی یا زوم کن های نگهداری اسناد هستید، به آینده برای دسترسی به آنها نیز فکر کنید. نگه داری تمام اسناد در یک محل اغلب می تواند یک ایده فوق العاده باشد، اما اسنادی که مدام درگردش هستند چطور ؟ آیا این اسناد را می توان در جایی دور از دسترس پرسنل قرار داد؟ صد در صد بازیابی این گونه اسناد نیازبه تامل بیشتری دارد. اسکن نمودن اسنادی که بازیابی می شوند، یک راه حل آسان و سریع برای دسترسی به پرونده ها خواهد بود . با اسکن و مدیریت دیجیتالی اسناد تمام پرونده های بایگانی، دیجیتالی شده و در اسرع وقت در اختیار کارکنان قرار می گیرد .

همچنین اگر در مورد سرقت از اسناد و نگهداری آنها در یک محل نگران هستید ، با مدیرت اسناد به وسیله ی بایگانی دیجیتالی آنها ، نگرانی های شما برطرف خواهد شد . همچنین لازم نیست که در مورد بلایای طبیعی که باعث خرابی همه چیز می شود نگران باشید . با بایگانی دیجیتالی اسناد ، این اطمینان داده می شود که شما قادر به دسترسی به هر یک از اسناد خود در هر زمان که به آنها نیاز دارید ، خواهید بود . در آخر این نکته را بازگو می کنیم که مطمئن شوید که عملیات ایجاد آرشیو الکترونیکی و دیجیتالی کردن اسناد را به صورت صحیح انجام می دهید تنها در این صورت است که شرکت شما پیشرفت بالایی خواهد داشت. برای اطلاعات بیشتر می توانید مطالب مشابه را نیز مطالعه نماید یا با ما تماس بگیرید.

ایجاد آرشیو الکترونیکی

ایجاد آرشیو الکترونیکی برای مدیریت مستندات

در دنیای امروز ، ما در حال انتقال به سمت دیجیتالی شدن و افسانه ی شهری بدون کاعذ هستیم . دلایل بسیاری برای این کار وجود دارد، اما اگر بیشتر دقت کنیم ، در درجه اول صرفه جویی در فضا بهترین دلیل دیجیتالی سازی و ایجاد آرشیو الکترونیکی از اسناد به شمار می رود. پس ما باید بر روی این نکته تمرکز داشته باشیم که با ایجاد آرشیو الکترونیکی در دنیای امروز، موجب ایجاد فضای بهینه ی بیشتری خواهیم شد .

ممکن است از ذهن شما این مساله عبور کند که چگونه قفسه های پر ازکاغذ را دیجیتالی کرده و یک آرشیو الکترونیکی از اسناد ایجاد کنیم؟ مساله چندان نیز بزرگ نیست ، شما با واگذاری این کار به یک تیم اسکن تقریبا تمام راه را رفته اید . شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد ضروری که باید به هر دو صورت کاغذی و دیجیتالی موجود باشد را ابتدا اسکن کرده و سپس درصورتی که شما از آن ها بخواهید در بایگانی های ایمن خود ذخیره سازی می نماید. مکان ذخیره سازی بستگی به درخواست شما خواهد داشت. شما می توانید اسناد را مجددا در دفتر خود ذخیره کنید یا در یک مکان مناسب خارج از دفتر این کار را به انجام رسانید .  خدمات دیجیتالی سازی در محل به شما اجازه می دهد تا به اسناد دیجیتالی ، به صورت کاملا آسان حتی در زمان اسکن دسترسی یابید .

اگر فایل ها توسط نام مشتری، یا با عنوان پوشه و یا چیزی شبیه به آن در نرم افزار آرشیو الکترونیکی نمایه (فهرست) شود، یافتن آنها بسیار آسان خواهد بود. طرز فکر دیجیتالی شدن یک محیط دارای یک سیستم تازه تاسیس، می تواند در تغییر روش آنچه باید انجام شود تاثیر به سزایی داشته باشد . این کار علاوه بر تمام مزایای گوناگونی که ممکن است با خود به همراه داشته باشد ، برای افرادی که طرفدار محیط زیست هستند نیز یک مزیت به شمار می رود، زیرا موجب اجتناب از افزایش بی رویه ی استفاده از کاغذ خواهد شد .

به طور کلی امکان جستجوی هزاران سند در چند ثانیه و پیدا کردن آنچه که شما به آن نیاز دارید تقریبا بلافاصله بعد از حرکت موس انجام می پذیرد؛ بدان معنی که زمانهایی که قبلا از دست می رفت حذف شده و در نتیجه پول و هزینه نیز در حال صرفه جویی است . واقعیت این است که در پایان کار سازمان شما از صرفه جویی در فضا، صرفه جویی در هزینه و صرفه جویی در زمان بهره مند می شود. برای اطلاعات در رابطه با هزینه های نگهداری فیزیکی مستندات این صفحه و برای تماس با ما به این صفحه مراجعه نمائید.

آرشیو-الکترونیکی-پرونده-ها

چگونه آرشیو الکترونیکی مدیریت پرونده ها را آسان تر می نماید؟

آیا تابحال به ایجاد آرشیو الکترونیکی از پرونده هایتان و آنچه که کامپیوتر می تواند برای شما و یا شغلتان انجام دهد فکر کرده اید؟ علاوه بر نظم دادن به یک بخش پر هرج و مرج از زندگی شغلی یا شخصی شما، ایجاد آرشیو الکترونیکی از اسناد شغلی یا شخصی می تواند نگرانی شما را از  نگهداری و حفاظت از اسنادی که بعدها حتما به آن ها نیاز خواهید داشت را به طور کامل از بین ببرد.

در اینجا گوشه ای کوچک از خدمات خود را بیان می نماییم که چگونه تکنولوژی در ضمینه مدیریت اسناد می توانند زندگی و فعالیت شغلی را برای شما ساده تر می سازد:

اسکن پرونده ها : یکی از تکنولوژی های تقریبا نو ظهور است که فرآیند تبدیل اسناد کاغذی به فایل های دیجیتالی را شامل می شود. پس از اسکن تمامی قابلیت هایی که یک فایل دیجیتالی را می توان به آن نسبت داد، اینگونه اسناد پذیرای آن می باشند.

امحا اسناد : امحای اسناد قدیمی و غیر ضروری باعث حذف درهم و برهمی و کاهش حجم اسناد کاغذی می شود تا پیدا کردن مدارک مورد نیاز بسیار ساده تر شود.

امنیت اسناد : پس از اسکن و ایجاد آرشیو الکترونیکی مطمئن خواهید بود زمانی که شما به این اسناد نیاز دارید آنها در دسترس خواهند بود. آگاهی آسودگی خیال از این که مدارک و سوابق از آتش سوزی یا سرقت اطلاعات در امان هستند، باعث می شود تا آرامش بیشتری در مورد اسناد خود داشته باشید .

استفاده از آخرین فن آوری موجود ، ذخیره سازی اسناد مهم را بسیار آسان تر می سازد . مدیریت مدارک الکترونیکی، نه تنها زمان شما را برای یافتن اسناد کاهش می دهد بلکه فرآیند ساماندهی و دسترسی به این اسناد را نیز به راحتی برای شما فراهم می نماید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید از منوی خدمات در بالای سایت گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمائید، همچنین می توانید برای اطلاعات بیشتر در خصوص نحوه کار با ما تماس بگیرید.

چرا کتاب ها باید دیجیتالی شوند؟

در طول چند سال اخیر حجم بسیاری از کتاب ها در حال دیجیتالی شدن هستند . اما چرا؟ چرا کتاب ها باید دیجیتالی شوند ؟ ما می خواهیم بگوییم ، از آنجا که اکثر دانشی که ما امروزه به آن رسیدیم توسط حروف نقل شده است و در جمعی از کلمات درون کتاب ها به تصویر کشیده شده اند، در نتیجه یکی از بهترین راه های دسترسی به علوم مختلف استفاده از کتاب است.

از زمان اختراع خط ، انسان ها سعی بر این داشته اند رویدادهای تاریخی زمان خود را با نوشتن آن ، ثبت کنند . در نتیجه، انسان ساعت های بی شماری را برای پدید آوردن نقش های غارها، کتیبه ها و نسخه های خطی صرف نمود و برای ضبط اتفاقاتی که در جهان خود رخ می داد، به امید یادگیری کسانی در دوردست ، تلاش های فراوانی را انجام دادند.

فن آوری هایی که در نیمه دوم قرن بیستم اختراع شدند ، نه تنها به ما فرصت منحصر به فردی از طریق دسترسی به دانش گسترده انباشته شده در کتابخانه های موجود در جهان را می داد، بلکه با دیجیتالی سازی اطلاعات موجود در جهان و ایجاد کتاب های دیجیتالی ، امکان دسترسی به هر منبع و اثری را برای ما فراهم کرد.

احتمالا اگر مجلات و تحقیقات پزشکی تمام جهان را  بتوان دیجیتالی و در یک مجموعه در دسترس تمامی پژوهشگران قرار داد ، آنها با استفاده از روش های مدرن پزشکی به همراه کیمیاگری باستانی با جمع آوری و مخلوط کردن گیاهان و عناصر مختلف ، یک درمان خاص برای هر فرد و بیماری کشف می نمایند. البته این فقط یک فرضیه است !

یکی از برنامه های دنیای امروز ، اسکن کتاب، روزنامه، پرونده و مانند آن است.  بسیاری از این برنامه های تحت پوشش، برای  به اشتراک گذاری دانش انسان برای پیشبرد منافع خود است .

با اسکن و دیجیتالی کردن کتاب ها ، هر شخصی در هر مکانی می تواند با پرداخت اندکی هزینه بابت خرید نسخه ی دیجیتالی کتاب ، از فواید کتاب بهرمند شود. البته باید خاطر نشان شد که صد البته این فروش کتاب تحت نظر و اجازه صاحب اثر باید انجام شود.

کتاب های با ارزش بسیاری در سراسر جهان وجود دارند که در اثر بی توجهی در حال از بین رفتن هستند . ما نیز در مقابل فرزندان و نسل های آینده در راستای حفظ و ذخیره سازی کتاب های مرجع موجود ، وظیفه داریم، که این امر با اسکن و ایجاد آرشیو الکترونیکی از کتاب ها تحقق پیدا می کند.

برای اسکن و دیجیتالی سازی کتب با ارزش خود با ما تماس بگیرید. همچنین برای اطلاع از روند کار اسکن و ایجاد آرشیو کتب این صفحه را مطالعه نمائید.

آرشیو-الکترونیکی

برون سپاری آرشیو الکترونیکی اسناد / کتاب

در یک سازمان، اسناد و پرونده ها ی اطلاعاتی به سرعت رشد می کنند این امر می تواند یک چالش در سازماندهی و مدیریت به حساب آید . تمرکز بر ایجاد یک بایگانی الکترونیکی مرجع و تشکیل پرونده ها مجازی/الکترونیکی یک راه عالی برای مدیریت سوابق است.

اما باید از کجا شروع کرد ؟ چرا که انجام پروژه های اسکن همیشه آسان نیستند ، اگر قصد دیجیتالی کردن اسناد خود را دارید ، ابتدا نیاز به تعیین این دارید که آیا خود می توانید این کار را در اداره یا محل کارتان به انجام برسانید یا نیاز به برون سپاری پروژه اسکن خود به شخص ثالث قابل اعتماد دارید .

انجام اسکن در محل کار خود اگر مقدار اسناد همواره ثابت و محدود و به صورت مداوم باشد راه حل مناسبی به شمار می رود. این نوع از اسکن را می توان به آسانی در وظایف کارکنان جا داد. با این حال، برای سازمان هایی که به طور مستمر حجم زیادی از اسناد را تولید می کنند ، برای این دسته از پروژ ها پیدا کردن یک شرکت قابل اعتماد برای برون سپاری اسکن اسناد/ کتاب، می تواند موثر و کارآمدتر از پیشنهاد اول باشد . ما در اینجا بر این باوریم که می توانیم در این راه شریک قابل اعتمادی برای شما باشیم.

راه حل خدمات دفاتری – تمام امور اسکن از جمله جابجایی، اسکن، فهرست و ذخیره سازی توسط تیم ما انجام می شود. پس از پایان عملیات، در صورت درخواست تصاویر می توانند به صورت آنلاین بازیابی و یا از طریق ایمیل، CD و یا DVD به صورت رمزگذاری شده و کاملا ایمن در دسترس شما قرار گیرند .

راه حل های سازمانی – تیم اسکن دیجیتال داک با ارائه نرم افزار و سخت افزارهای مورد نیاز برای رفع نیازهای شرکت و فعالیت شغلی در امر تصویر برداری، توزیع و مدیریت اسناد داخلی می تواند در کنار شما باشد.

راه حل اسکن براساس تقاضا – هر میزان اسنادی که شما خواهان اسکن و دیجیتال سازی آن باشید را اسکن خواهیم کرد و پس از اسکن آنها را از طریق نرم افزار بایگانی تحت وب، نرم افزار بایگانی تحت ویندوز، ایمیل، هارد درایوهای اکسترنال، CD و یا DVD در دسترس شما قرار می دهد .

هنگامی که اسناد به تصویر کشیده شوند ، شما می توانید با یک کلیک بر روی ماوس کامپیوتر، به سرتاسر اتاق بایگانی خود دسترسی داشته باشید. برای اطلاعات بیشتر می توانید از طریق این فرم یا شماره تماس های ما با ما تماس بگیرید.

فهرست-کردن-اسناد

نمایه سازی اسناد اسکن شده روشی برای جستجوی سریع اسناد

اسکن اسناد نیازمند برنامه های گوناگونی خواهد بود و راه حل های مختلفی نیز برای این کار وجود دارد . تصمیم گیری در مورد اینکه چگونه می خواهید مدارک دیجیتال خود را به عنوان مثال در سرور ، هارد درایو های خارجی، سی دی، و غیره نگهداری کنید؛ یا اینکه می خواهید اسکن شما رنگی یا سیاه وسفید باشد ، همه گزینه ها به شما و به کارتان بستگی دارد .

یک تکه بسیار مهم از پازل تصویربرداری دیجیتال این است که چگونه سیستم مدیریت اسناد شما را قادر به جستجوی اسنادی که یک بار ذخیره شده اند می کند ؟ این فرایند عنوان گذاری (متا دیتا)  اسناد اسکن شده، به عنوان نمایه سازی یا فهرست نویسی شناخته می شود. این امر به این صورت است که یک نام یا یک کلمه را که مربوط به محتوای آن سند است ، برای جستجوی وارد سیستم می کنند.

اما نمایه سازی چگونه کار می کند ؟ هنگامی که اسکن پرونده های شما انجام شد، به طور معمول در قالب نرم افزاری (دیتابیس) قرار می گیرد . بنابراین اگر شما ۱۵۰۰۰ پرونده اسکن شده داشته باشید ، همه آنها به طور جداگانه نیاز به نمایه سازی و ذخیره شدن دارند. البته در صورتی که شما قبلا این متادیتا ها را در نرم افزاری دیگری وارد کرده اید برای مثال نرم افزار HIS بیمارستان، امکان لینک HIS به نرم افزار یعنی انتفال و تبادل اطلاعات بین دو نرم افزار وجود خواهد داشت.

در اینجا چند نمونه ازاسناد اسکن شده و این که چگونه نمایه سازی آنها انجام می شود را بیان می کنیم:

مدارک پزشکی: اسکن مدارک پزشکی یک تعهد بزرگ است. وقتی که پرونده به صورت کاغذ است ، شما از درون قفسه ها و احتمالا به ترتیب حروف الفبا به دنبال پرونده ی مورد نظر می گردیدپرونده های پزشکی. در واقع این کار به طور معمول در بیمارستان ها انجام می پذیرد . اما هنگامی که شما پرونده ها را اسکن می کنید ، چگونه باید در میان انبوهی از فایل های اسکن شده ، پرونده ی یک نفر را بیابید . شاید نام خانوادگی و نام ، یک پیشنهاد خوب برای یافتن پرونده ی یک شخص باشد . اما اگر دو نفر با یک نام وجود داشته باشند ،آن وقت چه ؟ این وقتی است که شما ممکن است بخواهید یک قسمت جستجوی تاریخ تولد نیز اضافه نمایید . ممکن است دو نفر در یک روز و با یک نام باشند که البته این احتمالی بسیار ضعیف خواهد بود . در این صورت مجددا به یک ملاک دیگر برای یافتن پرونده ی افراد نیاز خواهید داشت. پس هرچه قدر تعداد متادیتاها بیشتر باشد عمل جستجو به صورت دقیق تری انجام می شود. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه مدارک پزشکی

اسناد حقوقی: اگر شما به دنبال آرشیو یک دسته از پرونده های بسته بندی شده که ممکن است نیاز به دسترسی به آنها داشته باشید چه می کنید ؟اسکن پرونده های حقوقی چگونه این اسناد اسکن شده را ذخیره می نمایید ؟ توسط نام متهم یا نام شاکی؟ راه های گوناگونی برای نمایه سازی و ذخیره کردن اینگونه اسناد وجود دارد که با توجه به درخواست سازمان انجام می شود. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی اسناد حقوقی

صورت حساب و فاکتور های قدیمی: شما از نظر قانونی ملزم به نگه داشتن صورت حساب های خود هستید . مستند سازی آنچه که بدهکار یا بستانکار هستید،Document-Management-Systems نگهداری آن ها کار دشواری خواهد بود؛ به احتمال زیاد آنها را چاپ و در چندین قفسه ذخیره می نمایید که این بسیار خطرناک است! یک راه نگهداری صورت حساب ها، دیجیتالی کردن آنها است .  پس از اسکن ، این صورت حساب ها بر اساس شمار ه ی فاکتور و یا نام مشتری یا هر مولفه ای که شما خواهان آن باشید نمایه سازی خواهند شد . اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی اسناد مالی

کتاب: آیا می دانستید که شما می توانید کتاب های خود را بدون اینکه به آنها آسیبی وارد شود اسکن  نمایید؟ شرکت اسکن کتاب به طور خلاصه در اینجا بیان می نماییم که اسکن کتاب با اسکنر های  مخصوص کتاب انجام می پذیرد و به همین دلیل کتاب از آسیب های احتمالی مصون می ماند . در صورت درخواست کتابها  پس از اسکن ، بر اساس عنوان، جلد ، نویسنده و غیره نمایه سازی می شوند. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی کتاب

سوابق کاغذی دیگری نیز هستند که قابل اسکن اند . لوایح، رسیدها، دستور العمل ها ، اسناد و مدارک ساخت و ساز و پرونده ها و سایر کاغذهایی که در زیر زمین منزل یا کمدهای دفترتان در جعبه های بزرگ قرار گرفته اند ، از این جمله اند . حفظ الکترونیکی این اسناد ساده ترین راه برای بایگانی و دسترسی به آنها است . برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس حاصل نمایید .

مدیریت مدارک

سوالات کلیدی در مدیریت اسناد و مدارک

مدیریت مدارک برای همه شغل ها اهمیت به سزایی دارد اما نه آنقدر که همه ی زمان و منابع خود را به مدیریت و سازماندهی اسناد اختصاص دهیم . با بیانی واضح ، این منابع برای کمک و در طول رشد و بهبود فعالیت شغلی شما بوجود آمده اند. بنابراین این پرسش در ذهن به وجود می آید که هنگامی که به یک شرکت ارائه دهنده خدمات مدیریت مدارک احتیاج پیدا شد، باید از کجا شروع کرد ؟

سوالات کلیدی در انتخاب شرکت خدمات مدیریت اسناد و مدارک 

ما در اینجا چند سوال کلیدی که را برای شما بیان می نماییم :

تجربه شما در زمینه مدیریت پرونده چیست؟ یکی از دلایل مهم اعتماد به یک شرکت سابقه کار آن است چرا که در طول پروژه های متعدد است که تجربه های عملی برای یک تیم بدست می آید و از آن ها می توانند در پروژه های بعدی خود بهره گیرند.

آیا اطلاعات من ایمن است؟ هنگامی که با یک حرفه ای مدیریت مدارک آشنا می شوید ، یکی از دغدغه های اصلی شما این است که مطمئن شوید شرکت انتخابی شما در راستای امنیت اسناد شما تلاش کرده است و اقدامات امنیتی واقعی را برای اطلاعات حیاتی ، در تمام مراحل چرخه سند ایجاد نموده است .

آیا شما قادر به مدیریت یک سند در چرخه کامل آن خواهید بود؟ یافتن یک تیم مدیریت مدارک حرفه ای که  بتواند داده ها را از دیجیتال سازی تا نابودی مدیریت کند نیز یک مسئله ی مهم به شمار می رود . این خدمات شامل ذخیره سازی پرونده، تبدیل سند، خدمات میزبانی داده ها، بازیابی فاجعه، حفاظت از داده ها و تخریب ایمن اطلاعات است.

آیا من می توانم پرونده های جدید را در سیستم مدیریت اسناد داشته باشم ؟ گنجاندن قسمتی برای ورود پرونده های جدید به سیستم مدیریت اسناد نیز یکی از موارد مهم است . همچنین اگه نوع فعالیت شغلی شما طوری است که نیاز به دسترسی به سوابق مهم خود در مکان های دیگری علاوه بر دفتر خود هستید آن را نیز با شرکت مورد نظر در میان بگذارید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید با استفاده از این صفحه سئوالات و درخواست های خود را با ما درمیان بگذارید.

مدیریت سابقه

مدیریت سوابق کلید موفقیت در تجارت

شرکت ها و سازمان های تولید داده ، هر روزه در هنگام  تصمیم گیری ، انجام معاملات ، ارسال ایمیل و سفارشات خرید ، پول پرداخت می نمایند. برای افزایش بهره وری و پیشرفت شرکت ، تمام این امور نیاز به مدیریت و ساماندهی دارند. اما وظایف مدیریت اسناد معمولا ذهن را درگیر نمی کند و به همین دلیل تمرکز اصلی ، اصولا متوجه مدیریت سوابق نخواهد بود .

با یک برنامه ریزی برای مدیریت سوابق و اطلاعات صحیح،  شرکت یا سازمان به طور خلاصه قادر به:

  • افزایش بهره وری با یافتن سریع سوابق
  • افزایش امنیت از طریق ذخیره سازی و امحای سوابق قدیمی
  • تطابق با مقررات مربوط به سوابق
  • محافظت قانونی در طول حسابرسی و یا اقدام قانونی محافظت شده
  • حفاظت از اطلاعات کارکنان
  • دسترسی به اطلاعات در طول زمان فاجعه و یا بحران
  • دسترسی به اطلاعات در هرزمان و هر مکان
  • صرفه جویی در هزینه و فضای اداری
  • افزایش خدمات به مشتریان

خواهد بود . در پایان خاطر نشان می شویم به طور کلی داشتن یک برنامه صحیح برای مدیریت مدارک مزایای زیادی برای سازماندهی حجم رو به رشد انواع پرونده ها دارد.

برای دریافت اطلاعات بشتر از طریق شماره های درج شده در بالا و سمت راست وب سایت و یا از طریق فرم تماس با ما تماس بگیرید .

محافظت-از-اطلاعات

توصیه هایی برای حفاظت از اسناد دیجیتالی

اینترنت فرصت های زیادی برای جستجوی اطلاعات، معاملات و مشارکت از طریق ایمیل یا شبکه های اجتماعی را فراهم کرده است ، اقدامات احتیاطی برای محافظت از اطلاعات شخصی آنلاین و شغل شما یک دغدغه ی مهم به شمار می رود. تیم دیجیتال داک همیشه سعی کرده است که در زمینه حفاظت از اطلاعات آموزش های ویژه ای ارائه نماید.

برخی از اساسی ترین اقدامات احتیاطی عبارتند از: حفاظت از کامپیوتر خود با استفاده از فایروال ها و نرم افزارهای آنتی ویروس، استفاده از کلمات عبور قوی و مستحکم، نصب نرم افزارهایی باهوش مصنوعی برای تشخیص کاربران در حال استفاده و … . اعتقاد دیجیتال داک این است که  شیوه های خوب امنیتی یک گام مهم در حفظ اطلاعات است

برداشتن گام های زیر برای حفاظت از اطلاعات امری ضروری است :

حفاظت از کامپیوتر – دسترسی کارکنان به برنامه ها یا پایگاه های داده حاوی اطلاعات حساس باید به طور منظم بررسی شود.

انتخاب رمزهای عبور منحصر به فرد – برای حصول اطمینان از کیفیت کلمه عبور ، حداقل از هشت کارکتر ترکیبی از اعداد و حروف بهره بگیرید. هرگز از کلمات عبور یکسان برای همه حساب های خود استفاده ننمایید .

محتاط نسبت به اطلاعات مشکوک – به غرایز خود اعتماد کنید؛ اگر یک ایمیل یا فایل مشکوک به نظر می رسد، آن را باز نکنید. در صورتی که ایمیل حاوی سوالاتی در مورد اطلاعات شخصی شما بود، حتما از معتبر بودن آن مطمئن شوید.

به روز رسانی مداوم – از آنجا که اطلاعات شما ممکن است به خطر بیفتد و یا بطور کامل از بین رود، تهیه کپی پشتیبان از اطلاعات به صورت منظم یکی از امور ضروری در مدیریت اسناد است. پشتیبان گیری به شما در شناسایی آنچه تغییر کرده و یا حذف شده است کمک خواهد کرد. توجه داشته باشید پشتیبان گیری همیشه در یک منطقه کاملا ایمن ذخیره شود.

همچنین افزایش سطح علمی کارکنان در زمینه های سیاست های امنیتی شغلی ، بحث در مورد سیاست های ایمیل و اینترنت ، دسترسی به شبکه های کامپیوتری و چگونگی افزایش تنظیمات امنیتی مرورگر نیز توصیه می شود.