نوشته‌ها

scanning-company

شرکت اسکن | شرکت خدمات اسکن

شرکت اسکن چیست

از خود واژه پر واضح است که شرکت اسکن به شرکت یا شرکت هایی گفته می شود که خدمات اسکن در هر ضمینه ای را ارائه می دهند، حال این خدمات میتواند در یک بخش یا چند بخش کاملا متفاوت باشد. تیم اسکن دیجیتال داک یکی از معدود شرکت های اسکن می باشد

انواع شرکت های خدمات اسکن

در یک تقسیم بندی نسبتا کلی شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن و آرشیو مستندات به دو دسته تقسیم می شوند:

  • دسته اول شرکت هایی هستند که در کنار سایر خدماتی که ارائه می دهند اسکن و آرشیو الکترونیکی را در بین خدمات خود قرار داده اند،
  • دسته دوم شرکت هایی هستند که تنها هدف و تنها خدمات آن ها اسکن و آرشیو الکترونیکی است به عنوان مثال تیم اسکن دیجیتال داک به صورت تخصصی در مبحث اسکن و آرشیو الکترونیکی فعالیت میکند.

تفاوت شرکت اسکن با یک شخص یا یک مغازه، چیست؟

این تفاوت را می توان به چند طریق بررسی کرد، اولا اینکه معمولا کیفیت، سطح خدمات، قیمت و از همه مهمتر امنیت و پشتیبانی یک شرکت به مراتب بهتر از یک مغازه ارائه دهنده همین خدمات است، به نوعی دیگر میتوان گفت که شرکت اسکن میتواند متشکل از چند نفر تا چندصفر نفر باشد که تمام این افراد برای هدفی مشخص که آن اسکن و بایگانی دیجیتال است ایفای نقش می کنند، اما در یک شخص یا یک مغازه این موضوع به طور کاملا متفاوت است.

محدوده خدمات اسکن

بسته به نوع شرکت محدوده خدمات اسکن میتواند به شهر، استان، کشور، و … ختم شود. به عنوان مثال شرکت اسکن دیجیتال داک، خدمات خود را محدود به شهر یا کشور خاصی نکرده است ولی تمرکز اصلی ما در ایران است، در حال حاضر خدمات اسکن به صورت تخصصی در استان های تهران، کرج، مشهد به صورت مستقیم، و در استان و شهرهای دیگر مانند اصفهان ، یزد ، سیستان و بلوچستان ، بندرعباس ، کهکلویه و بویر احمد ، گیلان ، رشت ، انزلی ، اردبیل ، ارومیه ، گلستان ، ارومیه ، تبریز ، بندرعباس ، اراک ، شیراز ، قزوین ، سمنان ، کیش ، قشم ، چهارمحال بختیاری ، چالوس ، و سایر شهر و استان های ایران که در بالا نیز به آن ها اشاره ای نشده است به صورت مستقیم و نیمه مستقیم ارائه می شود. برای اطلاعات بیشتر می توانید با شماره تماس ها ما تماس حاصل نمائید.

images

اسکن اسناد تاریخی کلید گذشته,حال,آینده

با توجه به اهمیتی که اسناد تاریخی در هر تحقیق و پژوهشی دارند و استناد به آنها اعتبار بیشتری به پژوهشهای تاریخی می‌بخشد سعی داریم موقعیت و جایگاه اسناد، در تاریخ‌نگاری را ذکر کنیم. به این منظور تأثیر مثبت اسکن اسناد در پژوهشهای تاریخی به عنوان مهمترین منابع مکتوب شده مورد بررسی قرار گرفته و پس از آن به بحث درباره مفهوم آرشیو و مدارک آرشیوی خواهیم پرداخت.
اهمیت و اعتبار سند، اصالت اسناد به ویژه اسناد آرشیوی را برای استفاده مورخ بیان می‌کند و اینکه نسبت به ‌آثار باستانی و آثار مکتوب دیگر کمتر مورد سوء استفاده و جعل قرار گرفته‌ اند.
از دوران اختراع خط و سهولت در نگارش و ثبت و ضبط حوادث و وقایع تا دوران اختراع صنعت چاپ و پدیدار شدن اسناد در متون تحقیقی و بایگانی آنها، اسناد مهمترین منبع تاریخی محسوب شده که مورخان با استناد به آنها به صحت و سقم مطالب خود پی برده‌، با مدارک مستدل و براهین مستحکم‌تر به بررسی حوادث و رویداد‌های تاریخی پرداخته‌اند. اگر چه در ابتدا بی‌‌توجهی به جمع‌آوری اسناد و استناد به آنها موجب از بین رفتن بسیاری از اسناد مربوط به تاریخ ایران شده و مسامحه در این امر مهم باعث شده فقط راجع به بعضی از دورانهای تاریخی سند موجود باشد.
اسناد برای پژوهشهای تاریخی، همچون مصالحی هستند که مورخ با استفاده از آنها به بازسازی تاریخ می‌پردازد و در نتیجه «روابط اجتماعی» انسانها به وجود می‌آید. اسناد با توجه به استفاده‌‌ای که در هر زمان از آنها می‌شود دارای دو ارزش اداری و تحقیقی هستند. تا زمانی که مطالب آنها مربوط به مسائل روزمره جاری است، اداری یا شخصی محسوب می‌شوند. پس از آن که ارزش جاری و روزمره خود را از دست دادند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند. بنابراین پژوهشها و تحلیلهای مورخ بدون مراجعه به اسناد کامل نخواهد شد.
اسناد تاریخی از مهمترین منابع مکتوب در پژوهشهای تاریخی به شمار می‌آیند که شامل:
مکاتبات حکومتی، فرمانها، معاملات سیاسی، گزارشهای اقتصادی، فرهنگی، نظامی، اسناد قضایی، مالی، حقوقی و برخی مکاتبات خصوصی و خانوادگی می‌باشند.
بی‌توجهی به حفظ و نگهداری اسناد، موجب از میان رفتن بسیاری از آنها در طول تاریخ شده است. مورخ بیش از هر چیز باید از اصالت سندی که به ‌آن استناد می‌کند و جعلی نبودن آن مطمئن باشد.
برای تعیین اصالت سند می‌توان شواهدی را در آنها در نظر گرفت. سندی که بتوان به آن اطمینان کرد، نباید مخدوش، خط خورده، تراشیده، شکسته، ترمیم شده و نونویس باشد.
اگر سند رونوشت یا به اصطلاح قدیم «سواد» است باید از روی اصل استنساخ شده و خلاصه نشده باشد. برای شناسایی سند، توجه مهر و حاشیه نوشته‌های آن ضروری است از طریق کاغذ، مرکب و تزیینات یک سند نیز می‌توان اصالت آن را تعیین کرد.

مدارک آرشیوی

آرشیو (Archives) مجموعه نوشته‌ها و اوراقی هستند که خود حاصل فعالیتهای روزمره و مستمر دیوانهای سابق و ادارات کنونی می‌باشند و مندرجات آنها از نظر نحوه بهره‌برداری دارای دو گونه ارزش اداری و ارزش تحقیقی است، به این معنی که مادامی که مطالب آنها مربوط به امور جاری و روزمره اداری است دارای ارزش اداری هستند پس از آنکه از گردش فعالیتهای روزمره اداری خارج شدند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند.
در این حالت به آنها «اسناد تاریخی» اطلاق می‌شود. بدین ترتیب اسناد تاریخی شامل کلیه فرمانهای سلطنتی، مکاتبات و اسناد سیاسی، معاهدات، نوشته‌های اداری، اسناد قضایی، مالی و حقوقی، گزارشهای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و نظامی و برخی مکاتبات خصوصی دوستانه و خانوادگی می‌باشند که در قدیم به آنها: سلطانیات، دیوانیات و اخوانیات می‌گفتند.

حساسیت کشورهای مختلف به حفظ اسنادشان که بعضا عمر آن‌ها به صد سال هم نمی‌رسد بیانگر اهمیت آرشیو اسناد است .خوشبختانه کشور ما مشکلی در وجود اسناد با ارزش و قدیمی و در معنای کلی محتوا ندارد، از طرفی نیز مردم حاضرند تا اسناد و کتاب‌های قدیمی خود را در اختیار مرکز اسناد ملی قرار دهند ولی ما به دلیل کمبود فضا و بودجه قادر به حفظ پیشینه خود نیستیم.IMG09365032

اهمیت و اعتبار سند

از میان گروههای پنجگانه منابع و مآخذ تحقیقی :

  1. منابع ذهنی یا نقلی
  2. منابع باستانشناسی
  3. منابع تصویری و ترسیمی
  4. منابع کتبی
  5. مدارک آرشیوی

مدارک آرشیوی دارای اصالت و اعتبار بیشتری است زیرا هر سند اداری و دیوانی و هر فرمان و نامه رسمی که امروز به دست می‌آید به زمان و رویدادی خاص و حقیقی بستگی داشته و در نتیجه رابطه مستقیم و طبیعی بین اثر و مؤثر موجود است. به علاوه قضاوتها و داوریهایی که درباره آنها می‌شود و آنچه از محتوای آنها استباط می‌گردد برخلاف متون قدیمی که دستخوش تغییر و تبدیل و شک و اصلاح بوده‌‌اند و یا مدارک باستانشناسی که مبنای قضاوت و استنباط در مورد آنها غالباً مبتنی به حدس و گمان و تقریب است، بر پایه اعتبار و یقین و اصالت آنها استوار است.
ضمناً چون برای حفظ روابط جامعه با دستگاههای اداری و حاکمه تهیه و تنظیم شده و می‌شوند خالی از شایعه، دروغ، تظاهر، اغراض خصوصی و ملاحظه‌کاریهاست. همین نقش اساسی و قابل اعتماد که این منبع، در اصالت ضبط وقایع ایفا می‌نماید از قدیم‌ترین ایام در جوامع باستانی شناخته و اهمیت آن آشکار بوده است. بنابراین با استفاده از این نوع مدارک به اشتباهات، پرده‌پوشی، مجهولات، گزافه‌گویی‌‌ها و بالاخره ملاحظه‌کاریهای برخی از تاریخ‌نویسان گذشته می‌‌توان پی‌برد و حقایق امور را درک و کشف کرد.

با موارد بیان شده فوق به نیاز شدید دنیای امروز به حفظ و ثبت اسناد خود در تمام ضمینه ها پی می بریم. اسناد و مدارکی که امروز در دست ما و یا سایر مردم در هر جای دنیا قرار دارد شاید در آیده برگی از تاریخ گردد برگی که ممکن است یک فرد یا ملت را به اوج ببرد. بیایید در حفظ تاریخ دستی داشته باشیم، برای اطلاع از خدمات اسکن اسناد تاریخی می توانید از طریق فرم تماس یا سایر روش های دیگر با ما تماس حاصل نمائید.

اسکنر-دوست-خاموش

اسکن سند یک یاور خاموش

باور کنید یا نه، اولین تصویر اسکن شده مربوط به سال ۱۹۵۷ بود! این تصویر یک عکس از پسر سه ماهه ی خالق دستگاه اسکن بود، مسلما این اتفاق برای مدت ها پیش بوده است و از آن تاریخ تا امروز سال های زیادی می گذرد؛ اما با این حال، اکثر دستگاه های اسکنر، به ویژه در خانه، هنوز هم اغلب برای این منظور بسیار استفاده می شود.

فناوری اسکن و تصویربرداری دیجیتال در طی این سال ها هر روز بیشتر و بیشتر از قبل رشد کرده است از اولین کامپیوتر تجاری که در دسترس قرار گرفت تا امروز این پیشرفت ها روزافزون بوده است. بدون اسکنر ما قادر به نگهداری و حفظ تصاویر و فایل های دیجیتالی نخواهیم بود، تا زمانی که ممکن است اقلام گرانبها و ارثیه را می توان دوباره و دوباره نگاه کرد. باید توجه داشت که اسکن اسناد فقط به صورت انحصاری از روی احساسات نیست، وجود دارد و همواره وجود خواهد داشت، اسکنر و اسکن اسناد یک نیاز بزرگ در کسب و کار و فعالیت های شغلی است.

اسکن سند در تجارت

باتوجه بر مزایای اخیر اسکن اسناد و دیجیتالی سازی آن ها که تا به امروز به آن اشاره شده است می توان گفت اسکن سند یاور خاموشی است که تغییرات زیادی را در شرکت های سراسر جهان ایجاد کرده است این امر نه تنها بهره وری را در بخش مدیریت  افزایش می دهد، بلکه ذخیره فضای حیاتی کاری را بهبود بخشیده است.

با ظهور دستگاه های پیشرفته اسکن اسناد و شرکت های اسکن اسناد ، هر نوع فایل یا سند را می توان براحتی دیجیتال سازی کرد، در نتیجه این عمل باعث آسان تر شدن جستجو و پیدا کردن فایل های مورد نیاز از طریق کامپیوتر می شود.

اما تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال تنها قابلیت شرکت های اسکن نیست، ما از دستگاه های اسکنر فوق قوی برای اسکن هزاران سند در هر روز استفاده می کنیم که این امر به طور قابل توجهی به صرفه تز ار خرید یک دستگاه اسکنر معمولی است که قابلیت اسکن تنها چند صفحه در روز را داشته باشد.

همچنین ما در نقطه ای از تکنولوژی هستیم که کار با اسکن اسناد پایان نمی پذیرد؛  توسعه نرم افزارها ما را قادر می سازد که اسناد دیجیتال را به طور کامل از طریق متن جستجو کنیم این یک فرایند شناخته شده و در اصلاح  OCR یا تشخیص کاراکتر نوری است که البته می توان گفت فرآیند نسبتا پیچیده ای است.

بسته به عمر،کیفیت و شرایط اسناد فیزیکی، نرم افزارهای OCR معمولا قادر هستند تمام اسناد را بخواند، اسنادی از صد سال پیش یا بیشتر به استثنای دست نویس که البته نرم افزارهای جدید نیز برای آن ها نیز راه کارهایی ایجاد کرده اند!

اسکن سند و ذخیره سازی اسناد

سند اسکن یک جایگزین عالی بجای ذخیره سازی فیزیکی اسناد است. بدون هیچ زحمتی می توان فایل های اسکن شده و دیجیتال شده را مدیریت کرد چرا که شما می توانید همه ی اسنادتان را در سیستم خود ذخیره کنید و بدون هیچ هزینه ای اسناد شما همیشه در دسترس هستند؛ دقت کنید بدون هزینه و بدون انتظار!

شرکت های حقوقی معمولا مجبور هستند سندهای قانونی را حداقل تا ۷ سال حفظ  کنند آنها چاره ای به جز نگهداری این فایل ها ندارند، اما اسکن و ایجاد اسناد دیجیتال با یک فرمت معتبر برای این هدف می تواند بهترین گزینه برای این شرکت ها باشد.

سند دیجیتال-یک دوست دیجیتالی در زندگی

همانگونه که قبلا ذکر شد، اسکن و اسکنر، در گذشته ای نه چندان دور و تفاوت های بسیاری را در زندگی ما ایجاد کرده اند و این امر همین امروز نیز در حال انجام است.
برای اطلاعات بیشتر درمورد اسکن اسناد و سایر مسائلی که فکر می کنید ما می توانیم در آن ها به شما کمک کنیم با ما فرم تماس با ما با ما تماس حاصل نمائید.
بایگانی-اسناد

صنعت بایگانی اسناد به استقبال فناوری میرود

علم و فناوری تغییرات قابل توجهی در صنعت مدیریت پرونده (اسناد) و بایگانی آنها نموده است . دانستن اینکه چه چیزی جدید است و چگونه می تواند در راستای کارامدی بیشتر، به شما کمک نماید ، در تصمیم گیری ها یک امر حیاتی است . در شیوه زندگی کنونی ، نگهداری اسناد و مدارک با تغییرات شدیدی مواجه شده که گاهی نیز این تغییرات برای سازمان ها ایجاد مشکل می کند، و گاهی سرعت انجام امور را افزایش می بخشد.  در اینجا اشاره ای گذرا به آخرین روند فناوری که در صنعت بایگانی اسناد روی داده است، می اندازیم.

مدیریت پرونده ها تحت پلتفرم های موبایل – پرونده های کاغذی در بسیاری از صنایع از جمله بهداشت و درمان ، نهادهای قانونی و دولتی به  سوابق دیجیتالی و پروتکل های مدیریتی تبدیل شده اند. فراهم آوردن امکان دسترسی آسان سند برای کاربران با تلفن همراه یکی از ایده های موفق در این زمینه به شمار می رود .

فرکانس رادیویی (RFID) – استفاده از تراشه های کامپیوتری به صورت برچسب بر روی اسناد  این اجازه می دهد تا کاربر عملیات پیگیری سند خود را در هر زمانی بدون احتیاج به مراجعه ی حضوری انجام دهد. این امر موجب حذف کامل زمان های اضافی برای جستجو و دسترسی به سوابق می شود.

بارکد و فهرست سازی  – با استفاده از تکنولوژی استاندارد بارکد، شما به راحتی قادر به پیدا کردن اسناد خود با یک اسکن ساده از این بارکد هستید . این کار را می توان برای کانتینرهای ذخیره سازی ، پوشه های فایل و یا حتی سیستم عامل رسانه های دیجیتال استفاده نمود .

دیجیتالی و اسکن اسناد – چه دوست داشته باشیم چه نه ، اسناد کاغذی هنوز هم بخشی از روز ما را در زندگی و معاملات شخصی و کسب و کار اشغال کرده اند . با اسکن تمام اسناد خود ، نه تنها پروسه بازیابی سوابق خود را آسان می کنید ، بلکه با این کار آنها را بیمه کرده اید . در واقع اسکن اسناد عامل مهمی در هنگام بروز یک فاجعه به شمار می رود .

حفظ و عدم سرقت اطلاعات – ظهور فن آوری های دیجیتال نه تنها سرعت بی واسطه و مستقیم را به ارمغان می آورد بلکه به روند حفظ و نگهداری سوابق ، کمک شایانی می نماید . با این امر مجرمان دیگر قادر به دسترسی آسان به پرونده ها نیستند . همچنین با استفاده از روش های جدید نابود سازی اطلاعات (کاغذ خردکن ها، خردکن های CD و …) می توانیم مطمئن شویم که تمامی اطلاعاتی که می خواهیم از بین ببریم به طور کامل نابود شده و دزدیده شدن آنها توسط مجرمان به امری محال تبدیل می شود.

بازدهی با اسکن

تعیین بازدهی سرمایه با اسکن

قفسه های بایگانی اسناد بسیاری از مشتریان ما درحال انفجار است به طوری که مجبور به اجاره فضای اضافی برای ذخیره این اسناد شده اند . ذخیره سازی می توان گران باشد، به ویژه هنگامی که دفتر شما در مناطق شهری وکلان شهرها گران مانند تهران ، اصفهان و… باشد . در این موارد بازگشت سرمایه گذاری با اسکن ، راهی مقرون به صرفه است.

در حال نقل مکان هستید؟! لازم نیست که پرونده ها با شما همراه شوند

در حالی که کار کردن با پروندها به دلیل ازهام آنها ، برای کارمندان بسیار به امری دشوار مبدل شده است، کم کم این مسئله مطرح می شود که چگونه آنها می توانند کار خود را بدون پرونده ها و قفسه های بایگانی بی شمار دنبال کنند؟ ما می توانیم به شما فایل دیجیتالی این اسناد را به جای استفاده از خود آنها پیشنهاد کنیم.

چند راهنمایی ساده برای ارزیابی بازدهی سرمایه:

۱) تکمیل فهرستی از عملیات اسناد در تمام ها گروه ها. ملاقات با مدیران اداره با کارمندان برای اینکه یاد بگیرند که اسناد کاغذی چه سیری را طی می کنند بسیار حایر اهمیت است. از آنجا که کارمندان کسانی هستند که در تمام طول روز با اسناد سر و کار دارند، این کار یک گام مثبت است که با آنها ملاقات کنیم تا ببینیم آیا آنها ایده ای در مورد ایجاد یک فرایند کارآمدتر دارند یا خیر.

۲) مشخص کردن اسنادی که می تواند بلافاصله بعد از اسکن امحا شود. این اسناد معمولا پرونده هایی هستند که تا مدت زمانی خاصی باید نگهداری شوند و بیش از حد زمان قانونی که مقررات دولت آن را تعیین می کند  نیاز به نگه داری آن ها نیست؛ به عنوان مثال: پرونده های مدارک پزشکی به مدت ۱۵ سال نگه داشته می شوند. این پرونده ها بهتر است بعد از گذشت این زمان است که بعد اسکن امحا شوند.

۳) شناسایی اسناد مهمی که مقدار زیادی از فضا را اشغال کرده اند. به طور معمول، این اسناد شامل پرونده های پرسنل فعال و بازنشسته، و مدارک حسابداری (فایل های فروش، چک، دفاتر و گزارشات هزینه) و … است.

۴) شناسایی پرونده های دیگر که می توانند اسکن شوند. این موارد شامل پرونده های حقوقی، قراردادها، اسناد پروژه، فایل های بازاریابی و سوابق اجرایی و … است.

۵) میزان کل اسناد کاغذی بایگانی شده در یک متر مربع را تعیین کنید. اندازه گیری قفسه های بایگانی و فضای مورد نیاز در اطراف قفسه ها برای رفت و آمد پرسنل و اندازه ی کل اتاق بایگانی باعث می شود که به طور دقیق مقدار اجاره ای که قرار است برای نگه داری پرونده های فیزیکی پرداخت کنید را بدست آورید. به طور کلی، در طی یک تا سه سال تمام سرمایه ای که بابت اسکن اختصاص داده شده را از طریق صرفه جویی در فضای بایگانی بدست خواهید آورد. گاهی اوقات بازگشت این سرمایه حتی می تواند در کمتر از ۱ سال به دست آید.

صرفه جویی در هزینه نرم افزاری نیز می تواند قابل توجه باشد، لیست زیر برای کسانی که به دنبال پس انداز هستند تعدادی ایده موثر ارائه می دهد :

۱) با اسکن دیگر لازم نیست هر لحظه از جای خود برخیزید و به دنبال پرونده ای در قفسه های بایگانی بگردید و یا برای جاسازی و جستجوی سندی مجبور باشید که بارها در روز به سراغ مکان نگه داری پرونده ها بروید .

۲) اسناد گم شده یا از دست رفته نیز مسئله ی دیگری است که اسکن به آن می پردازد؛ در حرفه پزشکی، گمشدن یک پرونده پزشکی می تواند بسیار حیاتی باشد و ممکن است برای یک پرونده ، یک بخش از کارمندان بایگانی، چند روز وقت خود را صرف پیدا کردن پرونده ی گمشده نمایند.

۳) اسکن باعث می شود که کارکنان بخش بایگانی بیشتر روز خود را صرف جابه جایی بیهوده ی اسناد ننمایند.  علاوه بر این، می توان اسنادی که قبلا اسکن شده اند را جهت تسریع در بهره وری به نرم افزار آرشیو الکترونیکی خود اضافه کنید.

اگر شما برای تجزیه و تحلیل نیاز به کمک دارید باما تماس بگیرید یا با تکمیل فرم تماس، ما می توانیم شما را در درک آنچه که به بازگشت سرمایه تان کمک می کند، یاری رسانیم. اطلاعات بیشتر در خصوص انواع اسکن

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

صرفه جویی با اسکن

صرفه جویی در هزینه ها با اسکن اسناد

براحتی می توانید هزینه های شرکت خود را با ذخیره سازی تمام اسناد مهم شرکت،به صورت  دیجیتالی، از طریق یک فرآیند شناخته شده به عنوان تصویربرداری (اسکن) سند، کاهش دهید. تصویربرداری سند – که اصطلاحا به آن اسکن می گویند – شامل ساخت نسخه دیجیتال از اسناد خود و ذخیره سازی آنها بر روی هارد دیسک و یا سرور است.

چه شرکت شما بزرگ باشد یا کوچک ، می توانید از مزایای تصویربرداری سند بهره مند شوید. در دنیای بیزینس که هزینه های چاپ در حال افزایش است، دیجیتالی شدن اسناد نه تنها موجب صرفه جویی در سرعت بایگانی و دسترسی به آنها و کاهش هزینه ها می شود بلکه کمک می کند فایل های کلیدی خود را از دسترسی دیگران محفوظ نگاه دارید .

بررسی دقیق تری از مزایای اسکن سند برای شرکت های تجاری:

فضای کمتر. اگر تمام پرونده های بایگانی از فضای کار شما حذف شوند،شرکت شما مکان بسیار بهتری برای کار کردن خواهد شد. با کمک خدمات حرفه ای تصویربرداری سند ، شما به راحتی می توانید نسخه پشتیبانی از تمامی اسناد بایگانی خودتهیه کرده و پس از آن با از بین بردن پرونده های بایگانی و اسنادی که از اهمیت کمتری برخوردارند، فضای کار خود را آزاد کنید.

دسترسی آسان. یکی دیگر از مزایای اسکن سند توانایی جمع آوری همه اسناد شما در یک مکان است. به این ترتیب، شما به راحتی می توانید جستجو، بایگانی و بازیابی اسناد خود را از یک کامپیوتر انجام دهید. در واقع اسکن سند یک روش ساده برای یافتن سند است .

امنیت بیشتر و قابلیت بازیابی. تصویربرداری سند همچنین اجازه می دهد تا شما اسناد خود را از سرقت محافظت کنید. به جای نگه داشتن پرونده های حساس فیزیکی، شما می توانید آنها را دیجیتالی کرده و با استفاده از فایروال ها، رمز نگاری و دیگر اقدامات امنیتی کامپیوتر از پرونده های خود محافظت کنید. حتی مهم تر، توسط پشتیبان گیری (بک آپ) از اسناد دیجیتالی خود ، شما می توانید آنها را از آتش، سیل و دیگر بلایای طبیعی محافظت  کنید. در حالی که اسناد فیزیکی ممکن است تخریب و در نتیجه نیاز به روند بهبودی گسترده برای بازیابی داشته باشند، فایل های دیجیتالی را می توان به راحتی بازیابی کرد.

یکی از اهداف مهم ، حفظ یکپارچگی سند است. اسکن سند باید یک فرآیند کامل و دقیق باشد. در واقع این تصاویر جایگزین پرونده های شما خواهد بود. بنابراین، شما باید اطمینان حاصل کنید که کپی کامل از اصل تمام پرونده ها ، بدون از دست رفتن حتی یک صفحه دارید. حفظ نسخه دیجیتالی اسناد در دراز مدت راحت تر از نسخه های فیزیکی است، بنابراین شما باید برای بهترین اسکن ممکن تلاش کنید. از آنجا که این سطح از اسکن سند نیاز به مهارت و صنعت و دانش دارد، توصیه می شود که از یک شرکت خدمات اسکن حرفه ای برای این کار کمک بگیرید.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

پنج دلیل برتری اسکن

۱+۵ دلیل برتری اسکن

مانند هر لیست برتر، ما ۵ دلیل برای این ادعا می آوریم. این ۵ دلیل را براساس نگاه تیز، هوشمندانه و ناباورانه ی شما سازماندهی کرده ایم. ببینید که چه چیزی را نمی پسندید؟

پس بدون فوت وقت بیشتر سراغاین لیست می رویم…

۵- رهایی از شر شلوغی و ایجاد فضای بزرگتر!

بیایید با واقعیات مواجه شویم،احتمالا به نظر می رسد که میزکار شما به تازگی از یک گردباد جان سالم به در برده است ، اسکن به مانند جارو و سازماندهی همه چیز است، این کار شما را شادتر از یک بوقلمون پس از روز شکرگزاری می کند!

۴- صرفه جویی در وقت!

 آیا در این مورد فکر می کنید که چه مقدار زمانی را صرف جستجو برای اسناد مورد نیاز می کنید؟؟ چه میزان زمانی برای پر کردن اسناد صرف فکرمی کنید؟ چه مقدار زمان  برای سازماندهی و ذخیره و بازیابی اسناد صرف می کنید؟ اسکن سند و تصویربرداری تا حد زیادی می تواند به شما برای کاهش مقدار زمان لازم برای کارهای اضافی و بیهوده کمک کند- امروز ، عصر کار بر روی مسائل مهم است.تاپ 5 مزایا اسکن

۳- آمادگی برای فاجعه!

اگر آتش همه جا را فرا گرفت، حتی دفتر شرکت شما را؟ یا سیل؟ اسناد و پرونده ها چه می شود!! وقتی اسناد و فایل های مهم شما اسکن شده باشد ، نیاز نیست که در مورد هر کدام بلایای طبیعی که در کمین هستند نگران باشید. این در حالی است که برای تهیه یک نسخه پشتیبان کامپیوتری تنها چند کلیک لازم است.

۲- به اشتراک گذاری اسناد!

 دسترسی به تمام پرونده های فیزیکی بایگانی مورد نیاز بدون اتلاف وقت امکان پذیر نیست . در صورت اشتراک گذاری و نیاز به سند، شما باید پرونده ای را بیابید و آن را کپی و سپس جایگزاری نمائید. در این جاست که اسکن سند و تصویر برداری می تواند به شما کمک شایانی نماید؛ با انقلاب بدون کاغذ!

۱- ذخیره پول!

مدیریت و اسکن اسناد پول زیادی را برای شرکت شما ذخیره می کند؛ این کار برای کارکنان شما سازنده تر خواهد بود. دفتر شما کارآمد تر می شود و در موارد اضطراری یا فاجعه بهتر آماده خواهید بود، فقط اگر شما اسکن سند را انتخاب کنید که این نیز انتخاب ذهن های مدرن است!

و در نهایت، آیا محیط زیست را فراموش کرده اید؟ مقدار زیادی از مقاله های جدید امروز از کاغذ بازیافت شده ساخته شده اند .با اسکن کردن فایل های قدیمی و خرد کردن آنها ، تمام آن مقالات راهی برای بازگشت به جریان بازیافت را دارند . و این نیز ششمین دلیل برای برتری اسکن است !

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

مدارک دیجیتالی بیمار

با اسکن اسناد بیمار چکارا می شه کرد؟!

در حال حاضردر اکثر کشورها سازمان بهداشت ودرمان به اجرای سیستم EMR و  EHRتلاش دارد و به همین علت اهمیت اسکن مدارک پزشکی در حال رشد نمایی است. بسیاری از بیمارستان ها و درمانگاه ها اغلب با یک چالش بزرگتر مواجه هستند و آن این واقعیت است که چگونه تمام اطلاعات پرونده های گذشته را اسکن کنند.

با داشتن اسکن اسناد و مدارک بیمار به صورت دیجیتالی وبا فرمت الکترونیکی شما قادر خواهید بود به:

  • دسترسی به تمام سوابق بیمار در میز کار خود بدون نیاز به جستجو در پرونده ها فیزیکی
  • بازیابی سابقه هر بیمار و یا کارمند، بلافاصله بعد از جستجو بر اساس نام، تاریخ تولد و دیگر اطلاعات مرتبط
  • داشتن بک آپ (فایل پشتیبان) ازهمه اسناد اسکن شده
  • آزاد سازی فضای اداری اشغال شده، در بخش های پزشکی با حذف نسخه چاپی اسناد و مدارک
  • کاهش زمان لازم برای دسترسی به پرونده های فیزیکی و وظایف مرتبط با آن ها
  • توزیع(اشتراک گذاری) اسناد مربوطه بین ادارت و وزارتخانه ها در صورت درخواست
  • به روز نگه داری سیستم های نرم افزاری
  • در بسیاری از بیمارستان ها، مراکز جراحی و سایر بخش های بهداشت و درمان، بسیاری از اسناد ناخواسته جا به جا و یا مفقود می شوند، اما پس از اسکن و دیجیتال سازی با ورود امکانات بسیار به روز و کارآمد، این اشتباهات به طور کامل از بین می رود.

روش هشت مرحله ای ما، بیمارستان ها و سایر مراکز بهداشتی و درمانی را قادر به برون سپاری اسکن پرونده های بیماران می سازد.تجربه یک دهه ای ما، ما را قادر به انجام اقدامات لازم برای جلوگیری و اجتناب از بسیاری از مشکلات که می تواند در طول اسکن رخ می دهد می کند.  برای اطلاع از نحوه اسکن مدارک پزشکی و استفاده از این مزایا می توانید به بخش اسکن مدارک پزشکی مراجعه کنید.

خدمات اسکن سند

خدمات اسکن سند چگونه به شما کمک می کند؟

زمانی که به یک راه حل ساده برای کاهش هزینه ها فکر می کنیم،اسکن راه حلی بسیار درست به نظر می رسد، دلایل زیادی برای این پیشنهاد وجود دارد، مثلا یکی از مواری که برای اولین بار در مورد آن فکر می کنیم، کاهش کارهای زمان بر کارکنان و یا سازماندهی روشی است که کارکنان بدون مشکل و به راحتی هر روز کار خود را بدون موانع انجام دهند. به نظر می رسد که بدون اسکن نیز به آن صورت مشکلی وجود نخواهد داشت اما، ما دوست داریم به یک راه بهتر فکر کنیم که نه تنها به بهبود راه و کار تیم کمک کند بلکه در زمینه های دیگر نیز همه چیز را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.

تکیه بر سرویس های اسکن روشی جالب و مقرون به صرفه برای انجام امور است

حدودا ۵ سال پیش، خدمات اسکن سند به عنوان یک کار لوکس، راهی برای مدرن سازی یک کسب و کار به منظور نشان دادن این که چگونه یک
تفکر مدرنیته بدون ضرورت واقعی شکل می گیرد در نظر گرفته می شد.اما این روزها با کاهش فضای کاری، و توجه به این نکته که شرکت های تجاری به امید افزایش سود در هر ریال صرفه جویی می کنند، خیلی بیشتر از گذشته اسکن سند به یک نقطه نورانی به عنوان روشی که می تواند واقعا به کسب و کار شما مطابق با معیارهای روز کمک کند تبدیل شده است. در واقع اسکن بازده شرکت ها را بهبود می بخشد ، آن را به یک شرکت پیشرو و تفکر رو به جلو و در نهایت تبدیل کرده و در نهایت باعث کاهش هزینه ها می شود.Scan - اسکن

در حال حاضرشرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن، به دلیل کیفیت تجهیزات اسکن سند قادر به انجام برخی از خدمات هستند که باعث صرفه جویی های جدی در امور می شوند. این روزها بسیاری از اسکنرهای صنعتی می توانند اسناد را بیش از ۱۶۰ صفحه در دقیقه اسکن کنند که با استفاده از نرم افزار این اسناد به طور کامل به یک سیستم کامپیوتری متصل می شوند وخواندن و در نتیجه جستجو را برای کابران بسیار راحت تر از گذشته می کند.

داشتن سند اسکن شده و تبدیل آن به فایل های دیجیتال، دارای مزایای بسیاری است و این درست جایی است که خدمات اسکن در آن واقعا می درخشد.

جستجو و پیدا کردن یک سند خاص با نرم افزارفوق پیشرفته  OCRبه طورقابل توجهی باعث افزایش بهره وری شده است. این به این معنی است که به جای اینکه از طریق پر کردن قفسه ها برای اسناد که ممکن است جابه جایا گم شود، می توانید به سادگی نام مرجع، نام مشتری و دیگر آیتم های ثبت شده را جستجوکرده تا همه اسناد مربوطه در کسری از ثانیه مقابل شما حاضر شوند.س این امر موجب صرفه جویی بیش شماری در ساعت کاری می شود.

در رأس تمام این مسائل، اگر شما تصمیم به اسکن و دیجیتال سازی اسناد خود بگیرید، حجم وسیع ای از اسناد فیزیکی عملا حذف می شود و درنتیجه فضای نگاه داری این اسناد خالی می شود. این فضای تولید شده را می توان به موارد مختلف از جمله نصب تجهیزات دفتری و اداری جدید و یا به تیم خود اختصاص دهید که این کار باعث تحول عظیمی در روحیه ی پرسنل می شود.

علاوه بر موارد گفته شده، بسیاری از مزایای دیگر ازجمله صرفه جویی در هزینه ها با استفاده از ذخیره سازی الکترونیکی اسناد، و … بسته به نوع شرکت شما می تواند بسیار کارآمدتر باشد.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

اسکن پرونده ها و دیجیتال سازی آن ها

اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

قفسه های نگه داری پرونده ها در فضای بایگانی بسیاری از ادارات با سرعت نسبتا زیادی در هر ماه در حال پر شدن و افزایش حجم هستند. حتی گاهی اوقات ممکن است که دفترتان تحت سلطه قفسه ها و کشوهای بایگانی پرونده ها و آرشیو اسنادی از مشتریان باشد.

اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

اسکن و دیجیتالی شدن پرونده های بایگانی شده یک گام مثبت در نجات شرکت های مذبور و پس انداز میلیون ها تومان در هزینه ی فضای بایگانی پرونده های فیزیکی است؛ همچنین باعث حذف زمان هدر رفته برای دسترسی به پرونده های فیزیکی، سازماندهی، ارسال، فکس آن ها می باشد.

مزایای اسکن پرونده های بایگانی:

با اسکن و دیجیتالی سازی پرونده ها به صورت آرشیو الکترونیکی، کل فضای ذخیره سازی را می توان به یک CD تبدیل نمود، پس از آن می توانید از این فضای فیزیکی برای اهداف مهم دیگری استفاده نمائید.

این تنها مزیت اسکن نیست، ببینید که چگونه اسکن پرونده ها می تواند به شما کمک کند:

– اطمینان از اینکه در صورت بروز فاجعه و یا جابجایی، از تمامی پرونده ها در خارج از فضای دفتر یک بک آپ (فایل پشتیبان) موجود است.

– پرسنل مربوطه در بخش بایگانی و همچنین مشتریان می توانند به راحتی می توانند خارج از محیط بایگانی با استفاده از یک صفحه وب خصوصی امن از روند کار خود آگاه شوند.

– دسترسی فوری به هر پرونده از هر کامپیوتری با استفاده از جستجوی بسیار سریع

– اسناد می توانند از هر کامپیوتری توسط ایمیل؛ کپی، ارسال، جستجو و چاپ شوند.

– حذف زمان صرف شده توسط کارکنان برای جستجوی پرونده ها از طریق سازماندهی وایجاد سیستم مدیریت اسناد بهینه شده

– کمک به محیط زیست از طریق کاهش استفاده از کاغذ و مواد مصرفی

در حال حاضر نگه داری اسناد صرفا در قالب پرونده فیزیکی یک فرآیند تجاری مخاطره آمیز عنوان می شود. زیرا خطراتی مانند آتش سوزی و سیل و یا ازبین رفتن اتفاقی و یا صدمه به اسناد می تواند باعث نابودی و یا صدمات جبران ناپذیر به سازمان مربوطه شود.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir